Как развить свои навыки делового письма? Психология деловых писем

Подготовка делового письма

С какими бы целями не составлялись деловые письма, пишутся они для достижения желаемой цели в бизнесе. Не любой сотрудник организации обладает должной компетентностью в области деловой переписки, при неумелом подходе есть риск и вовсе испортить репутацию фирмы одним письмом. Зато если воспользоваться услугой составления письма в нашем агентстве, адресат наверняка заинтересуется сотрудничеством с вами.

Назначение деловых писем

Деловые письма не теряют актуальности в решении рабочих вопросов и маркетинговых задач. Информация, оформленная письменно, удобна тем, что к ней всегда можно вернуться или апеллировать при решении спорных вопросов. Письменный текст позволяет более емко и четко формулировать мысли, нежели устное общение. К тому же с некоторыми адресатами есть возможность связаться только посредством отправки делового письма. И чем выше статус этого адресата, тем профессиональнее должен быть составлен текст. Виды деловых писем так же разнообразны, как и сфера деловых отношений. Деловая переписка может быть коммерческой (желание заключить сделку, претензия к стороне сделки) и некоммерческой (благодарственное, информационное, гарантийное письмо, письма-просьбы, -приглашения, -напоминания и т. д.) По функционалу различают инициативные письма и письма-ответы, а также сообщения, не требующие ответной реакции.

Как правильно писать деловые письма.

Особенности структуры и текста делового письма

Деловые письма имеют четкую композицию:

•во введении указываются цель и причина письма, дается ссылка на документ, послуживший отправной точкой для данного послания;

•в основной части описывается положение дел, дается анализ ситуации, аргументация. Характер доказательств зависит от направленности письма: например, убедить прийти на конференцию, вложить инвестиции в проект, приобрести товар;

•в заключении делается вывод на основании вышесказанного: предложение, просьба, отказ, пожелание и т. д.

Перед текстом письма всегда размещают вежливое обращение к адресату (Например, «Уважаемый Сергей Михайлович!») А также в начале или в конце текста присутствует формула вежливости, составляемая по канонам деловой переписки. Формулы вежливости обычно начинаются так: «Выражаю признательность за оказанное содействие… / благодарность за приглашение… / надежду на плодотворное сотрудничество…». При написании такого рода писем соблюдается деловой стиль. Его особенности: лаконичность, ясность, однозначность, использование терминов, нейтральный тон, стандартизированность.

Трудности в составлении деловых писем

От автора делового письма требуется многое:

•быть хорошо осведомленным об адресате и той информации, которой он уже владеет по вашему вопросу;

•знание правил русского языка и особенностей делового стиля: языковых формул, правил составления предложений и проч.;

•правильное и уместное использование терминологии;

•корректность в обращении к адресату.

Как грамотно писать деловые письма.

Словари, образцы составления деловых писем могут помочь вам справиться с этой задачей своими силами. Но если нет достаточно компетентного сотрудника или времени на подготовку к составлению деловых писем, эту услугу может оказать профессиональное агентство. Специалисты коммуникационного агентства Comagency помогут вам разработать фирменный бланк, собрать необходимые документы для убедительной аргументации, составить грамотное и презентабельное деловое письмо, улучшая тем самым имидж вашей организации.

Как научиться писать деловые письма

Посмотрите видео ниже, где легко и просто рассказывается, как научиться писать деловые письма, даются четкие и понятные рекомендации и практики для тренировки:

Как улучшить навыки деловой переписки

Harvard Business Reviewо том, как стать успешным в деловой переписке и не только.

Скорее всего вы ежедневно ведете бизнес-переписку: общаетесь с клиентами, руководителями и отправляете бесчисленные email-письма коллегам. Но как убедиться, что ваши старания не проходят даром? Как сделать ваши сообщения эффективными и понятными?

Что советуют эксперты?

Перегруженные менеджеры считают, что тренировка своих писательских навыков занятие утомительное и легкомысленное. Но умение грамотно выражать свои мысли – важная основа эффективного общения, которая поможет добиться успеха в бизнесе. “Как заметила Marvin Swift, способность ясно выражать мысли в письме, означает ясный ум.” – Kara Blackburn, проффесор кафедры коммуникаций MIT Sloan School of Management. “У вас могут быть самые грандиозные идеи в мире, но если вы не умеете общаться, о них никто не узнает.” К счастью, у каждого из нас есть потенциал и возможность улучшить свои навыки, говорит Bryan Garner, авторThe HBR Guide to Better Business Writing. Навык эффективного письма – это “не божий дар, с которым рождаются”, это навык, который можно развить.” Вот как писать просто, ясно и точно.

МегаФонТаргет – новый сервис для маркетологов!

Таргетированные SMS-рассылки с множеством фильтров для определения ЦА. Стоимость от 1,7 руб. за сообщение, CTR доходит до 45%!

Думайте, прежде чем писать.

До того, как приступит к написанию чего-либо, решите что вы хотите сказать. “Ошибка большинства людей в том, что они начинают писать преждевременно” – говорит Garner. “Они дорабатывают мысли во время написания, что приводит к не структурированному, извилистому письму с повторами.” Спросите себя: что должна понять или подумать моя аудитория после прочтения этого email письма, предложения или отчета? Если ответ не очевиден, то вы двигаетесь слишком быстро. “Сделайте шаг назад и потратьте больше времени на обдумывание своих мыслей”, – советует Blackburn.

Будьте прямолинейны.

Поясняйте сразу, что вы имеете ввиду. Многие люди осознают, что стиль написание и структура, которую они изучали еще в школе, не работает в мире бизнеса. “Одной из главных ошибок в бизнес-переписке является привычка откладывать суть сообщения в середину текста,” – говорит Garner. Если лаконично изложить основную идею вначале, вы благородно сохраните драгоценное время своих читателей. При написании длинных заметок и предложений, Garner предлагает начать с постановки проблемы и предложения решений “не более 150 слов”. Научитесь ловко подводить итоги, если начало письма не информативно, то от него не будет никакого толка.

Избавьтесь от лишних слов.

Если 3 слова можно заменить одним, лучше этим воспользоваться. Перечитайте написанное вами еще раз и убедитесь, что нет лишних слов. Избавьтесь от ненужных предложений. Не нужно писать например “общий консенсус мнений”, когда можно просто обойтись словом “консенсус”. Когда читатель чувствует, что текст перегружен, он перестает воспринимать написанное.

Избегайте жаргон и 10 долларовые слова.

Деловая переписка полна специальных слов и сокращений. И хотя термины часто не неизбежны и сокращения часто помогают сэкономить время, читателями это воспринимается плохо. Если жаргонных слов слишком много, то будет казаться, что вы не понимаете о чем речь. “Жаргон не прибавляет ценности вашей речи,” – говорит Blackburn, но “простота и конкретика никогда не выходят из моды”. Стоит также избегать “умных” слов, писатели часто ими злоупотребляют, но их лучше заменять простыми.

Перечитайте написанное.

Поставьте себя на место читателя. Ваша мысль понятна и структурирована? Ваши предложения достаточно краткие? Прочтите написанное вслух и вы услышите все недостатки: пробелы в аргументах, неуклюжие предложения, слишком долгие абзацы. Попросите коллег или друзей отредактировать написанное. Прислушайтесь к их замечаниям.

Ежедневно практикуйте ваши навыки.

Писательский навык можно улучшить. Читайте ежедневно хорошо написанный материал (напримерThe Wall Street Journal), обратите внимание на структуру и выбор слов. Перелистывайте справочники по грамматике. “Написание текста и его доработка – это то, как происходит ваш писательский level-up, и это займет время. Но это время будет потрачено не зря.” – Blackburn.

Запомните –

Так стоит делать:

1. Необходимо создать план, чтобы сделать текст структурированным и эффективным.

2. Экономьте слова и старайтесь делать предложения информативными и короткими.

3. Избегайте жаргона и навороченных слов. Стремитесь к простоте.

ТакНЕстоит делать:

1. Злиться на то, что у вас ничего не выходит. Каждый может научится писать, просто нужно потренироваться.

2. Притворяться, что ваш первый письменный “набросок” идеален. Каждый документ всегда можно улучшить.

3. Прятать ваши аргументы. Презентуйте главную идею написанного как можно раньше.

Кейс#1

Не бойся делиться с окружающими

Когда David McCombie начал работать консультантом в McKinsey & Company, он понял, что стиль написания, так усердно оттачиваемый им в Гарвардской Школе Права, не вполне подходит для данной должности. “Я попросил о фидбэке, чтобы быстро исправить ситуацию”, – поделился David.

“В правовой и научной литературе, вы как правило начинаете с описания кейса, а главную идею оставляете на самый конец. Но в бизнес-коммуникациях, лучше в первую очередь начать с заключения”, – говорит David.

Для того, чтобы улучшить свои письменные навыки, David попросил коллег показать презентации и доклады за прошлое время, чтобы он сымитировать основные элементы их стиля и доклада.

David перенес полученный опыт в свою новую компанию McCombie Group, которую он открыл в Майами. Улучшение навыков делового письма помогло стать ему влиятельным человеком в своей области и в настоящее время он пишет книгуThe Family Office Practitioner’s Guide to Direct Investments.

“Чем больше времени вы уделяете для улучшения своих писательских навыком, тем легче это вам удается. А это путь к настоящему успеху,” – считает David.

Навыки делового письма. Или что мы творим?!

Письмо — это письменная речь, беседа, посылаемая от одного лица другому

Владимир Иванович Даль

Этой весной тренинговое агентство «Про-Актив» организовало и провело три крупных обучающих мероприятия, так или иначе посвященных теме написания разного рода текстов. Продающих, информационных, содержащих негативный посыл или контекстных… Общее число хабаровчан, посетивших эти мероприятия, составило порядка 60 человек. И это не считая слушателей, проходивших обучение on-line… Неплохо, если учитывать, что средняя по численности тренинговая группа — 15 человек.

Почему эта тема так популярна?

Откровенно говоря, я, как тренер, разработавший и проводящий эти обучающие программы, не задаюсь таким вопросом. Люди пишут письма, потому же, почему умеют танцевать или рисовать. Они просто делают это. Ну, или делали хотя бы раз в жизни, подобно тому, как однажды танцевали или рисовали.

Плохо ли, хорошо — но сам вид деятельности подразумевает вовлеченность в процесс переписки абсолютного большинства людей. Но это же абсолютное большинство не задумывается над тем насколько хорошо или плохо у них получается этот процесс.

Дело в том, что сама переписка — это действие и число людей, которые, рассматривая это действие, нацелены на конечный результат, — ограничено. А между тем, и в этом деле можно достичь конкретного результата.

Поэтому и собирается трениговая группа, пожелавшая, как говорят, «прокачать мышцу», развить навык написания деловых писем или коммерческих предложений.

Эти люди, судя по озвученным в ходе обучающих мероприятий запросам, хотят научиться писать просто, правильно и достигая какой-то определенной цели. И здесь три категории запросов — всего лишь группы, в которые можно объединить схожие мысли или пожелания.

Давайте я, «разведу» эти понятия, чтобы мы сразу договорились об их содержании и определились с «начинкой».

Например, что означает «писать просто»? Вкладывать в это понятие можно бесконечное множество смыслов, проводить различные аналогии. Но с точки зрения людей, посетивших серию весенних обучающих мероприятий организованных агентством «Про-Актив» по деловой переписке, писать просто — это значит не путать клиента.

  • Доносить информацию посредством письма таким образом, чтобы адресат с первого прочтения понимал его суть;
  • Чтобы весь текст был изложен доступным языком;
  • Чтобы текстовые блоки, как коржи в слоеном торте, укладывались в какой-то определенной последовательности.

Кстати, последнее объяснение выдавали в основном те люди, которые так или иначе уже проходили профессиональное обучение деловой переписке. Т.е. они уже знали, что какая-то последовательность должна быть, но требовали конкретики: «Как именно укладывать?!».

Вторая категория, которую я условно называю, «писать правильно», тесно связана с логикой изложения информации, ее понятностью, но подразумевает еще ряд уточняющих вопросов: «А как грамотно попрощаться?», «А что делать, если….?», «А как быть, если возникнет такая ситуация?». Специалисты, приходившие на тренинги по деловой переписке, хотели узнать рецепты избавления от каких-то небольших, но, по их мнению, важных недочетов.

Из предыдущей категории, опять же, «вырастает» еще одна серия запросов: «писать так, чтобы была достигнута какая-то определенная цель». Здесь слушатели четко понимали, что деловая переписка — это не просто способ доведения информация до незримого, но вполне конкретного собеседника. Эти люди согласно кивали головами, когда слышали цитату, принадлежащую Редьярду Киплингу: «Слово — самый сильный наркотик, который использует человечество». И продолжали — если есть возможность «использовать», значит, есть возможность и манипулировать. А значит — можно поставить цель и с помощью слова достичь ее.

Конечно, Киплинг в эту фразу вкладывал свой собственный смысл, но мне очень нравится, как в соседстве с этой мыслью звучат рассуждения о метафизике употребляемых слов. К примеру, глаголов. Согласитесь, имеет значение как именно обозначить свое действие «я хочу создать» и «я создаю» или «я собираюсь взять» — «я взял».

В деловой переписке смысловое значение слова работает очень четко. Также как целый ряд факторов, с помощью которых адресант — человек или организация, которая составляет деловое письмо, достигает своих целей. С точки зрения целеполагания можно выделить несколько типов деловых писем. Но прежде чем рассмотреть их и понять, какая все-таки цель лежит в их основании, обратимся к классикам.

Отражение души?

Русский журналист, филолог, педагог и современник Пушкина Николай Иванович Греч, в «Учебной книге Российской словесности» так определял понятие письма: «Письма в точном значении слова, — суть разговора или беседы с отсутствующими. Они заступают место из устного разговора, но заключают в себе речи одного только лица При сочинении писем должно следовать правилу: пиши так, как стал бы говорить в сем случае, но говори правильно, связно и приятно».

В те времена, когда общение на расстоянии с людьми было возможно только посредством почтовых сообщений, письма воспринимались, как возможность поговорить с человеком, которого сейчас рядом нет. В то время письма, восполняли отсутствие телефонов и других мобильных средств связи. Поэтому и писались они так, как будто адресант беседует со своим читателем… Прочтите письма великих людей и вы найдете в них отражение их души. Обстоятельные, корректные, последовательные, подробные, в них устная речь как будто оживает. Читаешь и будто видишь перед собой образ автора… И сам Александр Сергеевич в «Евгений Онегин» пишет:

Читайте также:  Можно ли рефинансировать кредит в одном и том же банке? Как перекредитоваться в своем же банке?

Письмо, где сердце говорит,

Где все наруже, все на воле.

Сегодня переписка и особенно деловая, утратила былую живость и образность. Люди экономят время, как свое, так и время собеседника и стараются писать кратко, ставя перед собой порой единственную цель — донести до адресата четкую информацию. Такие письма мы называем информационными. Здесь важно таким образом подать информацию, чтобы ее восприятие адресатом протекало максимально быстро и просто. Информационные письма — это короткий провод, по которому информация течет подобно электрическому току.

Но есть и другие письма, в них сама информация должна подаваться таким образом, чтобы реакция адресата не просто была предугадана, но и достигала своей цели. Хороший пример тому — письма как ответ на негативное сообщение. Особенно в деловой переписке мы частенько пишем отказы, претензии.

С отказом, казалось бы, все просто — отказали просителю, например, в предоставлении кредита или в спонсорской помощи какого-либо проекта и неважно как адресат воспримет эту информацию. Но так ли неважно? Не получится ли, что мы своим отказом так обидели человека, что о дальнейшем сотрудничестве можно забыть навсегда? Как написать так, чтобы беседа в письменном виде, как при личном общении, воспринималась с учетом позиции двух сторон и была неким компромиссом?

Подобная ситуация складывается и в отношении писем-претензий. Адресату мы указываем в них на неисполнение каких-либо обязательств, допущенные просчеты или просто говорим, что вы не выполнили свою работу. Часто ли мы задумываемся о последствиях таких писем? Думаем ли о возникающих у читателя эмоциях? Да, если мы нацелены на дальнейшее развитие сотрудничества. Но как выразить претензию так, чтобы у вполне конкретного человека или целой организации возникло желание исправиться?

Сложнее обстоит дело с письмами, в которых мы как адресант пишем о своих просчетах… Нам приходится просто оправдываться. И способность конструктивно мыслить тает под натиском целого букета эмоций, в котором может быть и раздражение, и недовольство, и чувство вины, а порой и желание обвинить других людей… Какие из этих эмоций стоит продемонстрировать нашему читателю? И стоит ли вообще? Как составить письмо с оправданием таким образом, чтобы вера того человека, перед которым вольно или невольно мы оказались виноваты, не исчезла? Чтобы, несмотря на наш просчет, отношения и в дальнейшем выстраивались конструктивно и плодотворно?

А как быть в ситуации, когда мы уже точно знаем, что допустили ошибку, а наш клиент, иначе говоря, адресат, еще не догадывается какая вина на нас лежит? Конечно, очень хочется промолчать и как-то «замять» этот факт, но шило в мешке не утаишь — рано или поздно все равно покажется… И приходится идти с повинной головой или писать письмо с признанием нашей вины. Неприятная ситуация, ничего не скажешь! И возникает вопрос — возможно ли так признаться, чтобы повинную голову не снесли с плеч напрочь, а поверили в наше искреннее сожаление и желание все уладить?

Есть, конечно, и другие типы писем — извинения, прошения, письма, в которых преследуется цель убедить читателя в чем-либо. И подобно письмам, содержащим негативный контекст — отказы, претензии, признания, оправдания, все они «подогреты» живой человеческой позицией, а значит и определенными эмоциями. Как правило, эти эмоции негативны, но здесь мастерство деловой переписки подразумевает некую проработку этих эмоций, учит какие эмоции и в каком порядке стоит распределить по тексту письма. Объясняет, почему те или иные эмоции лучше не демонстрировать.

Есть еще одна категория писем не столь завязанная на эмоциях, бушующих между адресатом и адресантом. Это письма, при грамотном подходе, дающие ощущение выгоды, — так называемые коммерческие предложения или «продающие» письма. Вот уж где все просто и понятно! Есть только одна цель — выгодно подать свой товар.

— А я хочу научиться писать такие коммерческие предложения, чтобы дальнейших переговоров и вовсе не было, — уверенно и с улыбкой говорит мне один из участников семинара по написанию «продающих» текстов.

Прекрасный запрос! Вот только цель коммерческого предложения — привлечь к дальнейшей беседе, а не осуществить продажу. Как красивая и яркая презентация хорошее коммерческое предложение или «продающее» письмо должно привлечь к себе внимание, показать реальные выгоды и заставить сделать шаг навстречу адресанту. Как это сделать? И возможно ли?

Чтобы получить ответы на эти и другие вопросы, люди и приходят на обучающие мероприятия по деловой переписке. Но если оценивать ситуацию целиком, рассматривать полную картину, обучение мастерству деловой переписки начинается с проработки совсем других вещей.

Страхи деловой переписки

В Интернете сегодня есть масса публикаций, выдаваемых в режиме рекомендаций по написанию различного рода писем. Пока ты читаешь эти рекомендации, все понятно… Но, как только садишься за компьютер и пытаешь воплотить эти советы в жизнь, неминуемо сталкиваешься с одной проблемой. Перед тобой чистый лист и его надо как-то заполнить. А в голове — только рой различных мыслей, рвущихся наружу. Как начать писать письмо? Как упорядочить мысли в голове? Как заполнить пустоту чистого листа?

Эти страхи осознанно или нет, возникают всегда, когда в голове у автора письма нет понятия четкой структуры изложения. В результате мы пишем что-то и тут же стираем написанный текст. Выматываем себя и уж точно не получаем никакого удовольствия от процесса. Слишком уж прочно в нашем сознании укрепилась мысль, что писать — значит творить, значит должен здесь быть какой-то талант.

Но сегодня мастерство деловой переписки рассматривается, как умение собрать некий конструктор, механизм, в котором есть четкое количество деталек, винтиков, болтиков, гаечек. И если инструкция по сборке конструктора находится в руках, сам процесс написания письма перестает быть творчеством, уступая место логике и следованию четкой структуре. Страх перед девственно чистым листом бумаги и его пустотой — отступает. Вся задача заключается в написании отдельных текстовых блоков. И согласитесь, собрать что-то цельное из отдельных блоков куда легче, чем плести паутинку из отдельных слов и выражений.

Но если подумать, получается, что деловая переписка — какой-то совсем уж бездушный процесс — холодный как само железо, с которым и ассоциируется у нас слово механизм. А как же беседа с отсутствующим? Разговор по душам?

Если мы посмотрим, что общего у деловой переписки с особенностями личного общения, вспоминаются цели, которые мы ставим перед собой, когда имеем дело с написанием отказов, признаний, убеждений, извинений. Мы стремимся в переписке показать свои чувства и вызвать у нашего адресата — реального человека какие-то ответные эмоции. Именно в этих эмоциях и заключается суть письма. И если мы только и умеем, что складывать в определенной последовательности текстовые блоки, непонятно тогда, как и с помощью каких инструментов, нам выразить свои эмоции и какие именно блоки работают на формирование ответной реакции нашего адресата.

Так мы начинаем осознавать, что знаний о правилах сборки механизма или конструктора — недостаточно для достижения цели. Подключается еще один страх — неумения точно выразить свои чувства. Страх этот подкрепляется сомнением — нужно ли вообще это делать?

Стоит сказать, что и страх и сомнения развеются, как только придет понимание, что мы живые люди, как и в прошлые времена с помощью письма беседуем с живым человеком. А значит и эмоции, и наше отношение к рассматриваемому вопросу показать необходимо. Это сделает обращение «живее» и у адресата не возникнет ощущение отчужденности автора письма от обсуждаемого вопроса.

Вот только сделать это не просто. Если мы прочитаем большинство наших писем, обнаружим, что написаны они каким-то канцелярским языком, и очень мало напоминают беседу, устную речь. Мы как будто с помощью официальных фраз пытаемся стать солиднее, официальнее, строже. Вот и выражения выбираем, подобные этому: «В целях недопущения ненадлежащего отношения, нами были предприняты…». Читатель наш, словно через чертополох пробираясь сквозь такие словоформы, еще больше злится. Почему? Потому что не чувствует участия, искренности, а значит — не верит.

Вспомните, как рекомендовал Николай Греч — «пишите так, как следовало бы говорить в сем случае». Конечно, сегодня разговорная речь далека от словесности Пушкина и ни один мастер деловой переписки не посоветует своим ученикам писать так, как они говорят. Здесь важно осознать свою индивидуальную «золотую середину», не злоупотреблять просторечивыми выражениями, но и не превращать письмо в набор сухофруктов из официальных фраз.

Деловое письмо сегодня — это некий синтез официального и личностного стиля изложения информации. Дозировка того или иного стиля зависит от конкретной ситуации. Так, например, если мы выражаем адресату похвалу — черствые официальные фразы не передадут нужных эмоций. А вот если мы критикуем человека за его поступки, официальная подача при правильной постановке будет звучать «мягче», потому что будет менее личностной, демонстрирующей отношение человека к поступку, а не человека — к человеку. Проще говоря, научитесь «играть» стилями, научитесь дозировать нужные эмоции и вызывать у адресата нужную реакцию.

Но и это еще не все. Многие люди, когда приходят на тренинги по деловой переписке, думают, что здесь их научат писать в широком смысле, научат писать понятные предложения, строить фразы эффективно с точки зрения восприятия или обучат «легкости» письма.

Как начать писать так, чтобы расписаться? — спрашивают меня. Ответ на этот вопрос таинственен, как и сам вопрос. Чтобы расписаться, надо обладать всеми перечисленными навыками — умением собрать конструктор письма и выстроить логику изложения, умением оперировать различными стилями переписки, умением правильно оформить письмо… С точки зрения запроса участника тренинга — это широкое поле для деятельности, а вовсе не какой-то конкретный навык, который можно выработать в течение восьми часов тренинга. Здесь и понимание теории, и постоянная практика, и обязательно наличие обратной связи от мастера, чтобы «пробы пера» оставались пробами, и черновики не начали превращаться в готовый продукт. Для такого запроса отлично подходит интернет-обучение — результативное по своей сути, позволяющее освоить теорию и наработать практику.

Так что же делать?

Ответом на этот вопрос станет четкое понимание того, в каком положении вы сейчас находитесь и что в собственных навыках надо улучшить.

Если рассуждать логически, получается, что писать мы умеем все. В разной мере умело. В разной степени легко. И прежде чем поставить на себе крест как на специалисте деловой переписки или поставить точку в развитии собственного мастерства, надо осознать свои сильные и слабые стороны.

Можно знать теорию написания писем, но плохо формулировать свои мысли.

Можно знать теорию и уметь емко передать информацию, но злоупотреблять только официальным или только личностным стилем.

Комбинация этих трех позиций может быть различной, но примерно в одинаковой степени письма таких авторов будут недостаточно эффективны.

Попробуйте посмотреть на свои деловые письма как на цветную картину, которую вы только что нарисовали. И представьте, что синий, чернильный цвет — это официальный стиль изложения информации. Насыщенный красный — личностный, эмоциональный стиль. Логика изложения — аккуратного черного цвета. Позитивный посыл информации — солнечный желтый. Поучается ли у вас гармоничный рисунок? Какие цвета в вашем письме еще присутствуют и что, по вашему мнению, они означают?

И если вы всерьез думаете над тем, как улучшить свои навыки в деловой переписке, отважьтесь всего на один шаг — поменяйте угол зрения с процесса написания — на результат, на ту картинку, которая, в конечном счете, опускается в почтовый ящик вашего адресата.

Хотите обсудить какие картины у вас получились, пишите мне по адресу: info@trening27.ru

Ольга Швайченко, бизнес-тренер тренингового Агентства «Про-Актив»

Как писать эффективные деловые письма за 10 минут

Электронная почта — один из злостных поглотителей рабочего времени. Мы уже писали о том как организовать эффективную работу со входящими письмами.

Но в обязанности некоторых Ваших сотрудников входит не только просмотр содержимого почтового ящика, но и написание деловых писем: потенциальным сотрудникам, коллегам по работе, партнёрам по бизнесу, представителям различным компаний и государственных учреждений…

Проблема многих сотрудников в том, что у них нет навыков написания деловых писем. Такая задача вводит их в ступор, заставляя подолгу редактировать текст.

Как писать деловые письма быстро и так, чтоб Вас поняли

С этой же проблемой столкнулась и наша коллега. Но, к счастью, в нашей корпоративной библиотеке есть книга Саши Карепиной “Искусство делового письма”. Она помогла не одному сотруднику, будем рады если она будет полезна и в Вашей компании.

Своей проблемой и её решением поделилась сотрудница компании Yaware:

“Думаю, что каждый из нас хоть раз в жизни писал письма. (Переписка с ребятами из детского лагеря и друзьями с деревни, куда каждое лето отправляли родители, чтобы погостить у бабушки, не в счёт).

В этой статье я хочу рассказать Вам о том, насколько тяжело мне давалось написание писем клиентам и как помогла мне побороть свои страхи книга “Искусство делового письма” Саши Карепиной.

Началось всё с того, что я пришла на новую работу, где, собственно говоря, и столкнулась с проблемой написания делового письма. Письмо, которое содержало от силы 10 строчек, я писала ни много, ни мало — 30 минут.

Только вдумайтесь, 30 минут я писала письмо (перечитывая которое сейчас, мне становится стыдно), дрожащей рукой нажимала “Отправить” и с замиранием сердца ждала ответ. А всё потому, я что не знала с какого боку подступится к письму: с чего начать, и как написать письмо, чтобы клиент на него ответил.

Проблема заключалась еще и в том, что, написанные мною письма не нравились и мне самой. Но лучше чем есть, писать я не могла — то был мой высший пилотаж.

Видя, как я каждый раз переживаю, коллега посоветовала мне книгу “Искусство делового письма”.

Читайте также:  Склонение имени Лилия и существительного лилия по падежам в единственном и множественном числе: окончания

Советую Всем прочитать на досуге. Книга легко читается и содержит массу полезной информации:)

Итак, с какими трудностями мы сталкиваемся при написании письма

1. Мыслей много, но с чего же всё таки начать письмо?
2. В голове крутятся всевозможные: глубокоуважаемый, совершите действие.. От этого письмо выходит длинным и скучным.
3. Так и хочется вписать, заученные еще со школьной скамьи, канцелярские выражения. Причём и по парочке в каждое предложение.
4. Как передать суть письма, чтобы адресат нас правильно понял?

5 правил, которые помогут писать эффективные деловые письма

1. Структурировать письмо

Деловое письмо должно содержать следующие обязательные элементы:

2. Основную часть.
3. Заключение.

Писать письмо нужно от общего к частному: самое главное и коротко вначале, а потом уже описывать детали.

Используйте в письме специальные слова-связки, такие как:

например, а именно, кроме того, более того, потому что, в результате, таким образом, однако и др .

Они помогут Вам соединить между собой предложения и целые абзацы, а значит — Ваши мысли не будут путаться и читатель без труда поймёт суть Вашего письма.

2. Определение выгоды для адресата

Главное в письме — это заинтересовать читателя ответить Вам или выполнить Вашу просьбу. А для этого необходимо постараться понять его потребности, постараться понять, что интересует или волнует адресата. Но не забывайте и о том, что все адресаты разные. Необходимо понять, что получит читатель, если поступит именно так, как мы его просим. И представить это в качестве выгод.

3. Стиль письма

Особое внимание стоит обратить на стиль, в котором Вы пишите письмо.

Нужно четко различать личный и формальный стили. Использование того или иного стиля зависит от ситуации и содержания сообщения.

Придерживаясь личного стиля, мы подчёркиваем свое личностное начало, показываем свое отношение; используя формальный стиль — излагаем факты.

Поэтому если мы хотим показать, что говорим с адресатом на равных, понимаем его, хотим договориться по-человечески или же похвалить за хорошую работу лучше использовать личный стиль.

Если же Вам необходимо написать жалобу, претензию, уместным будет формальный стиль. Так как именно формальному стилю присущи такие черты, как: давление со своей позиции, констатация фактов, преобладание над кем-то, критика. Если Вы пишете чиновнику государственного учреждения, также лучше писать в формальном стиле.

Написав письмо, прочтите его еще раз и убедитесь в том, что Вы выбрали правильный стиль. Тогда адресат Вас не только поймёт, но и поверит в искренность Вашего послания.

4. Заключение

Самая большая ошибка, которую чаще всего допускают при написании письма — это не написать окончания.

Запомните, как бы хорошо Вы не описали суть своего предложения, как бы не приукрасили всё фактами и яркими подробностями, в письме обязательно должно быть окончание. Оно должно быть простым, понятным и лаконичным.

В заключении нужно еще раз подчеркнуть суть письма и выгоду для читателя. Это, своего рода, закрепляющий эффект.

Прочитав окончание, Ваш адресат должен понять, какой должна быть его реакция на письмо. Чего Вы от него ждете. Это подтолкнет его к действию, которого Вы от него, собственно говоря, и ждали.

5. Оформление

Красиво, а главное правильно оформленный текст, не только заинтересует адресата, но и вызовет желание быть несомненно прочитанным. Поэтому важность оформления письма нельзя недооценивать.

Правила оформления:

1. Выбираем шрифт:

  • с засечками — подходит для чтения с бумаги;
  • без засечек — для чтения на бегу или с экрана;

2. Делаем абзацы в тексте
3. Выделяем заголовки;
4. Выделяем нужный нам текст:

  • жирным — выделяем главную мысль текста;
  • курсивом — можно выделять фрагменты текста писем VIP-клиентам или что-то менее важное;
  • подчеркнутым — если хотим что-то действительно подчеркнуть.

5. Делаем списки:

  • маркированные списки — если количество пунктов от 3 до 5;
  • нумерованные списки — больше 5.

Вот такие простые, но действенные правила я открыла для себя, прочитав книгу “Искусство делового письма”. Теперь на написание письма я трачу значительно меньше времени (а мои адресаты, надеюсь, лучше понимают, чего от них ждут).

Надеюсь, что моя статья будет полезной для Вас и поможет Вам и Вашим сотрудникам в написании деловых писем клиентам и партнёрам по бизнесу, а также для внутренней переписки с сотрудниками.

Ведь согласитесь, всё довольно просто. Так почему же не применять эти простые принципы на практике?

Советую Вам не откладывать книгу на завтра и приступить к чтению уже сегодня».

Купить книгу «Искусство делового письма» можно здесь ( или где она Вам попадётся на глаза))

Прокачиваем навык написания деловых писем. Законы, хитрости, инструменты

Статья для тех, кто хочет научиться писать эффективные письма.
Как превратить письмо в действенный инструмент убеждения? Как выстроить структуру письма? Какие существуют приёмы для влияния на адресата?
Ответы на эти вопросы можно найти в книге бизнес-тренера по деловым коммуникациям Саши Карепиной.
Приблизительный размер статьи? 6 страниц.

О письменном общении и о книге

Если вы давно читаете Betteri, то возможно помните, что моя работа тесно связана с общением по электронной почте (я автор статьи о том, как мы организовали командную работу в общем аккаунте Gmail).

Я ежедневно пишу и отвечаю на множество писем, с помощью которых пытаюсь добиться разнообразных целей: убедить, отказать, предупредить, пригрозить, попросить, извиниться или просто проинформировать.

Мое отношение к письменному слову очень похоже на отношение Джейсона Фрида:

«Я трачу много времени на каждое предложение: беру его и переделываю, пока оно не станет идеальным. Обожаю сам процесс редактирования.»

“… за то, что она никого не отвлекает от работы. Чем меньше отвлекающих факторов, тем лучше.”

Несмотря на все это, я никогда не учился ремеслу делового письма.
Во-первых, казалось, что неплохо получается и само по себе, по наитию.
Во-вторых, не знал, что такое ремесло и обучение ему cуществуют в принципе.
Но недавно я наткнулся на книгу Саши Карепиной “Искусство делового письма. Законы, хитрости, инструменты”. Немного погуглив отзывы, я сразу понял, что это как раз та книга, которая позволит мне серьезно прокачать этот важнейший навык.

«Искусство делового письма» подойдет не только тем, кто связан с электронной почтой служебными обязанностями. Мне кажется она будет полезна вообще любому современному человеку. Ведь всё чаще мы общаемся именно письменно: email, сообщения в фэйсбуке и вконтакте, посты в блоге, сообщения на форумах и т.д.

Книга оказалась очень крутой.

Во-первых, издательство — «Манн Иванов и Фербер», что само по себе всегда секси.

Во-вторых, автор — Саша Карепина, бизнес-тренер по деловому письму с большим практическим опытом, который подтвержден каждым словом этой книги.

И в-третьих, стиль и содержание — именно такой должна быть идеальная деловая книга: нескучной и максимально практичной. Все изложено очень логично, системно, ничего лишнего.
По ходу книги Саша берет обычные письма и переделывает их в соответствии с принципами, которым обучает. Добавляет свои хитрые приёмчики и письма преображаются. У меня каждое такое преображение вызывало просто щенячий восторг.

Я проглотил 224 страницы книги за 2 дня. Кстати это первая книга, над которой я попробовал работать, составляя подробный майнд-мэп по ходу чтения. Для того, чтобы подытожить полученные знания, я написал краткое саммари книги, которое представляю вашему вниманию. Если вы найдете его полезным, то обязательно покупайте книгу — в ней пользы в сто раз больше.

Конспект книги «Искусство делового письма. Законы, хитрости, инструменты»


Реакция адресата на наше письмо зависит от того, как мы изложили факты письма, в каком образе предстали в его глазах и насколько грамотно оформили свой текст. Книга разделена на три части именно по этому принципу.

Структурируем факты

Чтобы грамотно структурировать факты, их следует организовывать по принципу дерева (больше известному как «принцип пирамиды Минто»).

Этому посвящена первая глава книги, которая кстати доступна для бесплатного просмотра на сайте Боффо.

С чего начинать выстраивать структуру письма? Зависит от того, собрали ли вы уже все факты, которые собираетесь изложить.
Если нет, то стоит идти от общего к частному — сначала понять, что является самым главным, и от этого переходить к деталям.
Если же факты уже систематизированы, то наоборот — от частного к общему. Берем первый факт из набора и задаем себе вопрос: «О чем говорит этот факт? Есть ли в списке еще факты, говорящие о том же? Как все их можно обобщить?»

Убеждаем, определив потребности адресата

Перед написанием убеждающего письма крайне важно определить потребности адресата. Для этого нужно понять, как изменится его положение, если он поступит по-нашему (потенциальная возможность) или если не поступит (потенциальная проблема).

«Боюсь, вашу зарплату придется понизить» —

«Я знаю способ как избежать снижения зарплаты» —

Найденный козырь следует поместить прямо в заглавную фразу письма.

Проблема воздействует на адресата сильнее возможности (при прочих равных обстоятельствах). Так уж мы устроены, что потерять всегда страшнее, чем НЕ приобрести.

Если с определением потребностей возникли проблемы, можно использовать классическую манипуляцию с использованием лести:

«Поскольку вы такой хороший, вы обязательно мне поможете».

В таком случае адресат оказывается перед выбором. Он может помочь — и показать себе и другим, что действительно хорош. Или не помочь — и показать, что никакой он не хороший.
Конечно, если у адресата будут веские основания нам отказать, он все равно откажет, но при прочих равных ему будет комфортнее согласиться.

Строим грамотные предложения

Предложения в письме должны начинаться с самого главного — конкретных и информативных подлежащего и сказуемого, а не с деталей.

Нужно стараться избегать составных сказуемых. Например, в составном сказуемом «осуществляют перевозку» к глаголу «осуществляют» добавляется довесок «перевозку», который забирает весь смысл, оставляя глагол пустым.

Используем лид-абзац

Для того, чтобы задать нужный тон письму и определить, какими глазами получатель посмотрит на весь остальной текст нужно использовать лид-абзац. Это короткое предложение между приветствием и заглавной фразой.

«Уважаемый Иван Иванович, высоко ценя Ваш вклад в развитие такой-то области, наша компания предлагает Вам. »

Лид-абзац будет работать, только если адресат поймет, что он написан именно для него и именно по данному конкретному случаю.

Кому труднее всего отказать в просьбе? Существует пять групп таких людей:

  1. влиятельные люди,
  2. близкие и знакомые,
  3. те, кто нам нравится,
  4. те, кто без нас пропадет и
  5. те, кто нас заинтриговал.

Лид-абзац дает возможность сразу записаться в одну из пяти «безотказных» категорий и к заглавной фразе подойти уже «в образе». Конкретные примеры в деталях разбираются на страницах книги.

Выбираем нужный стиль

На образ автора сильнее всего влияет стиль письма. Стиль письма измеряется по шкале от личного до формального. Подробнее о стилях письма можно узнать из пятой главы книги, также доступной для ознакомления на сайте Боффо.

Личный стиль подразумевает выражение человеческого отношения, разговор на равных а также идеально подходит для похвалы.

Формальный — для давления с позиции силы и закона, сообщения сухих фактов (без нашего к ним отношения) и критики.

«Вы съедаете за смену до 15 плиток шоколада» —

«Количество плиток шоколада, съеденных за Вашу смену, достигает 15 штук».

Библиотека примеров из книги

Далее автор разбирает типовые ситуации, в которых нам всем приходилось оказываться: написание отказа, претензии, признания и оправдания. Для того, чтобы лучше понять о чем будет идти речь рекомендую скачать библиотеку примеров из книги с официального сайта Саши Карепиной (внимание — нужна регистрация!).

Пишем письмо-отказ

Саша предлагает 7 хитростей для того, чтобы смягчить гнев читателя в письмах-отказах.

Главное в отказе — показать, что письмо адресата внимательно прочли, что он был понят и что мы сочувствуем его проблеме. Далее неплохо бы отметить достоинства адресата, в духе «и в этом вы хороши, и в том — всего одного маленького шажка не хватило. ».

После этого рекомендуется сослаться на обстоятельства, желательно независящие от нас. Затем нужно помочь получателю сохранить лицо после отказа («да не очень вам это и нужно, поверьте. »), предложить альтернативу и показать, что мы все же оставляем дверь открытой. В книге каждый прием разбирается на примерах из реальных писем.

Предъявляем претензию

Письмо-претензия — послание, в котором мы указываем адресату на его недостатки или ошибки. Задача претензии в том, чтобы убедить адресата исправиться, — а желание исправляться напрямую зависит от образа, в котором предстает автор.

Для писем-претензий тоже существует свой набор приемов, позволяющих критиковать, не обижая.

Во-первых, самое важное — критиковать действия, а не адресата (как вариант — саму компанию, а не адресата). Сравните:

«Вы не отгрузили конструкции в срок»

«Строительные конструкции не были отгружены в срок».

В первом случае получается, что для нас главное, что адресат не прав. Но ведь главное в том, что его действия создали нам определенные проблемы, которые необходимо решить.

Дальше важно помочь адресату сохранить лицо

«вы лентяй» vs. «вы большой талант, но вашему развитию мешает лень»,

показать, что мы понимаем и сочувствуем, после чего обосновать свои требования (показать, что они — реальная необходимость, а не просто наша прихоть).

И в конце неплохо бы заняться совместным поиском выхода из сложившейся ситуации, предложить обоюдовыгодное решение и выразить надежду на лучшее.

Признаем вину

Далее в книге рассмотрены секреты составления писем-признаний и писем-оправданий. Разница между этими ними в том, что признание мы пишем до того, как прокол в нашей работе обнаружен, а оправдание — после того, как нам на него указали.

При признании своей вины важно мыслить позитивно. Вместо того чтобы

«сообщать о невозможности своевременно выполнить. »,

«сообщить о сложностях с выполнением. ».

Прежде чем перейти к разговору о том, что вам не удалось, нужно обязательно рассказать о своих текущих достижениях.
Если проблема, в которой вы признаетесь, незначительна, то нужно превратить все ваше сообщение в отчет об общем положении дел.
Если же вы прокололись серьезно, то рассказывать адресату о своих достижениях стоит уже после сообщения о возникших трудностях.

Читайте также:  Когда в глаголах пишется приставка ПРЕ, а когда ПРИ: правило

При признании своей вины важно дать понять, что мы понимаем весь масштаб бедствия и не сидим сложа руки, а делаем все возможное для решения проблемы.
Мы можем предложить свою помощь в расхлебывании сложившейся ситуации и показать, что стали на путь исправления (приняли конкретные меры для того, чтобы в будущем такое не повторилось).

В заключении нужно еще раз подчеркнуть нашу готовность быть с адресатом до победного конца.

Пишем письмо-оправдание

Если нам приходится оправдываться, то главное в этом случае — напрямую не соглашаться с обвинениями и не оправдываться, чтобы не выглядеть спорщиком и грубияном.
Наиболее грамотной стратегией будет показать, что мы не оспариваем право адресата на негодование и плавно перейти к рассказу о том, какие мы на самом деле хорошие.

Чтобы убедить адресата, что мы и вправду сожалеем, стоит конкретно описать предмет сожаления.
Далее, ни в коем случае не преуменьшая масштабов проблемы, переходим к доказательству нашей правоты с помощью фактов. Это значит показываем, что мы изо всех сил стараемся решить проблему и уже приняли меры, чтобы она впредь не повторилась.

Важно дать понять, что мы не просто тупо стремимся отмазаться и прикрыться по всем статьям, а думаем над решением проблемы и хотим помириться.

Повышаем эффективность заключения

Суть письма желательно разместить и в заключении, так как именно заключение запоминается сильнее всего. На запоминание влияют два параметра: краткость и яркость.
Для повышения яркости заключения Саша рекомендует три основных приема: использование метафор:

«наше предложение сокращает сроки проекта» vs. «наше предложение позволяет «выиграть время»»

победа, поражение, поддержка, борьба, беда, обман…

«Если предприятие будет протягивать руку помощи всем нуждающимся, оно само вскоре пойдет по миру с протянутой рукой.»

Выбираем шрифт

Выбор шрифта может влиять на восприятие всего текста. Шрифты делятся на шрифты «с засечками» и шрифты «без засечек».

Шрифт с засечками говорит о респектабельности, консерватизме и лучшее воспринимается на бумаге.

Шрифт без засечек — молодежный, современный, больше подходит для чтения с экрана. Допускается использование шрифта без засечек для заголовков, даже если для основного текста используется шрифт с засечками.

Купить книгу на OZON’e в бумажном и электронном виде

Еще полезно прочитать по теме:
«ЖЖ Саши Карепиной»

Как развить свои навыки делового письма? Психология деловых писем

Сколько прекрасных идей не дожидаются реализации, сколько писем удаляются после 3 секунд внимания, сколько недопониманий ежедневно возникает неумения четко излагать свои мысли письменно! Гениальная статья, которую стоит осилить, чтобы понять как наилучшим образом писать деловые письма. На МВА у нас этот навык прививался просто: при написании письменных работ давался лимит по количеству слов. Например, 3000. За превышение снимались баллы. И вот ты пишешь гениальную, великолепную работу, и у тебя получается 4000….и потом много времени тратишь на редактуру, осмысление того, что на самом деле важно, а без чего можно обойтись. Каждое слово должно бить в цель.

Вы, вероятно, постоянно пишете на работе: коммерческие предложения для клиентов, меморандумы для начальства, беспрерывный поток электронных писем коллегам. Как же убедиться, что ваши сообщения предельно ясны и хорошо структурированы? Как выделить их из общего потока информации?

Что говорят эксперты

Перегруженные работой менеджеры, будучи крайне ограниченными во времени, могут подумать, что развитие своих способностей в сфере делового письма — это утомительное и, более того, бесполезное занятие. Тем не менее именно умение структурировать интересное и грамотно составленное предложение позволяет общаться эффективно, развивать бизнес и правильно позиционировать себя. «Как однажды очень точно отметил Марвин Свифт, ясность письма означает и ясность мысли», — говорит Кара Блэкберн, старший преподаватель по коммуникации в Слоун при Массачусетском технологическом институте. «У тебя могут быть самые лучшие в мире идеи, но если ты не способен общаться, о них никто не узнает», — добавляет она. «К счастью, в деловом письме у каждого есть потенциал к развитию», — утверждает Брайан Гарнер, автор Руководства HBR по ведению деловой переписки. «Умение грамотно составить письмо — это не дар, с которым люди рождаются, — говорит он. — Это навык, который вы сами формируете». Вот как писать просто, ясно и точно.

Подумайте, прежде чем начать писать

Перед тем как взять в руки ручку или положить пальцы на кнопки клавиатуры, поразмыслите о том, что именно вы хотите сказать. «Сразу начинать писать — это типичная ошибка очень многих», -утверждает Гарнер. «Они вырабатывают идеи в процессе написания, оттого такое сообщение оказывается плохо структурированным, мысли перескакивают с предмета на предмет и повторяются. Спросите себя: какая идея заложена в моем письме, что запомнит мой адресат после того, как прочтет это электронное письмо, коммерческое предложение или отчет? Если вы сам не сможете быстро и просто ответить на свой вопрос, вы явно поторопились с написанием текста».

«Следует повременить и потратить время на то, чтобы привести свои мысли в порядок», — соглашается Блэкберн.

Пишите конкретно

Переходите сразу к делу. Многие люди обнаруживают, что структура и стиль письма, которым их учили в школе, не вполне применимы для коммуникации в деловом мире. «Самая ужасная ошибка, которая встречается в деловой переписке, — это перенесение основной идеи сообщения в середину письма», — утверждает Гарнер. Если изложить ключевую мысль просто и коротко в самом начале письма, это сэкономит время вашего реципиента, а ваша дальнейшая аргументация покажется убедительнее еще до того, как человек с головой уйдет в прочтение вашего сообщения. При подготовке длинных меморандумов или предложений Гарнер рекомендует формулировать основную идею или предлагаемый вариант решения «в 150 слов и не более» в самом начале первой страницы. «Совершенствуйтесь в своем умении делать обобщения и кратко излагать мысли, — говорит он. — Если вступительная часть письма не удалась, то же самое можно сказать уже и о всем письме в целом».

Не «лейте воду»

«Не используйте 3 слова там, где хватило бы одного», — рекомендует Блэкберн. После прочтения критически оцените собственное письмо и убедитесь, что каждое слово направлено на донесение сути письма. Убирайте каждое лишнее слово или предложение. Например, не стоит говорить «всеобщее единодушие во мнениях», ведь достаточно просто сказать «единодушие».

«В тот момент, когда читатель понимает, что сообщение становится чрезмерно многословным, внимание начинает выключаться», — говорит Гарнер. Он предлагает обходиться одним словом вместо словосочетания (словосочетание «точка зрения» лучше заменить на одно слово — «мнение»), заменять сложные конструкции конкретными глаголами (предоставлять защиту — защищать), использовать сокращения (англ. don’t вместо do not и we’re вместо we are), а также по возможности использовать активные глаголы вместо пассивных («сделать» вместо «быть сделанным»).

Избегайте жаргонизмов и не используйте научный стиль

Деловая переписка сопровождается использованием сленга и сокращений. Хотя часто бывает так, что их употребления не избежать в переписке, а порой они оказываются даже полезными, но это свидетельствуют о лени и путанице в мыслях. Если сленга слишком много, адресат начинает думать, что вы писали это сообщение на автопилоте, а потом он и вовсе перестанет понимать, о чем вы говорите. «Жаргон не добавляет смысла, — говорит Блэкберн, — тогда как ясность и лаконичность никогда не выходят из моды». Гарнер предлагает создать «черный список» сленговых слов и выражений, использования которых следует избегать, например чеклист, кэп, зачарджить Также стоит избегать слишком вычурной речи. Зачастую авторы ошибочно полагают, что использование сложных и красивых слов вместо простых — признак ума. Увы, это далеко не так.

Перечитывайте то, что вы пишете

Поставьте себя на место вашего читателя. Понятна ли ему ваша мысль, доступно ли она выражена? Состоит ли ваш текст из простых и понятных предложений? Блэкберн советует читать абзацы вслух. «Благодаря этому недостатки выявляются сами: громоздкое предложение, раздел с излишне длинными параграфами», — говорит она. Не бойтесь просить коллегу или друга отредактировать вашу работу, а еще лучше, нескольких коллег или друзей. Дайте им возможность выразить свое мнение и не обижайтесь на него. «Корректировка работы — это дружеская услуга, — утверждает Гарнер, — а отнюдь не акт агрессии».

Практикуйтесь каждый день

«Письмо — это навык, — утверждает Блэкберн. — А навыки улучшаются с практикой». Гарнер предлагает ежедневно читать качественно написанные материалы и быть внимательным в подборе слов, структурировании предложений и выражении мыслей. «Начните обращать внимание на стиль The Wall Street Journal», — говорит он. Приобретите руководство по стилю и грамматике: Гарнер рекомендует Fowler’s Modern English Usage. Самое главное, выделите в вашем расписании время на проверку и редактуру. «Написание работы и ее последующая корректура — вот что улучшает ваш стиль. Только не ждите быстрых перемен, — советует Блэкберн. — Это время потрачено на нужное дело, потому что те, кто пишут качественные тексты, также качественно выполняют свою работу, а это заметно»

Запомните следующее:

  • Заранее обдумывайте, что именно нужно сказать, чтобы сделать сообщение максимально конкретным и эффективным с точки зрения восприятия.
  • Не тратьте слова попусту, используйте короткие предложения и всегда пишите по существу.
  • Избегайте жаргона и «модных» слов. Вместо этого стоит стремиться к простоте и ясности изложения.

Что не следует делать:

  • Не утверждайте, что вы неспособны написать текст. Постоянно практикуйтесь, каждый может развить свои письменные навыки.
  • Не думайте, что самый первый вариант письма является самым лучшим или, по крайней мере, годным. Любой документ может быть доработан.
  • Не зарывайте ключевую идею сообщения. Суть сообщения следует излагать в самом начале.

Случай из практики № 1: Не бойтесь просить о помощи

Когда Дэвид МакКомби устроился на работу в качестве старшего консультанта в McKinsey & Company, он сразу же осознал, что стиль письма, которым он блестяще овладел в Гарвардской школе права, совершенно не годится для делового общения на уровне руководства компаний. «Проблема была в структуре моих рассуждений, — вспоминает Дэвид. — Получение мнения „со стороны“, в котором я нуждался, научило меня быстрее переходить к сути вопроса».

«Для юридического или академического стиля характерно построение материала с долгого и нудного описания всего процесса, при этом вывод откладывается в самый конец, — поясняет он. — Однако в деловой переписке лучше всего начинать с выводов, а не наоборот».

Чтобы четко и однозначно изложить идеи в тексте, Дэвид попросил нескольких старших коллег поделиться своими презентациями и отчетами, чтобы у Дэвида была возможность «скопировать форму и стиль их изложения». В копию написанных им нескольких важных писем он поставил сотрудников компании, которым всецело доверял и считал их коммуникативные навыки особо развитыми с тем, чтобы они дали свои рекомендации и замечания.

Такой подход к работе Дэвид перенес в созданную им частную инвестиционную компанию в Майами — The McCombie Group. «Письма, которые я считаю наиболее важными, я отправляю своему партнеру с тем, чтобы он перечитал их еще разок», — говорит Дэвид, что, по его мнению, эффективнее, чем редактировать их самому. Мы говорим сейчас о том, как лучше передать ту или иную идею, выразить ее точнее.

Работа над текстами имеет прямую связь с тем, что мнение Дэвида имеет важное значение в той области, где он является признанным профессионалом. В настоящее время он занят написанием книги под названием «The Family Office Practitioner’s Guide to Direct Investments», которая претендует на особое место в той среде, в которой утвердилась его компания.

«Даже если бы мне все было понятно в написании деловых писем, я предпочел бы и дальше совершенствоваться в этом деле, ведь работа над собой и своими навыками — это ключ к успеху», — констатирует Дэвид. Чем больше практики, тем лучше.

Случай из практики № 2: Изучайте, как правильно составлять письма

Тим Глова сумел выстроить успешную карьеру в сфере стратегического маркетинга, но решил пойти дальше. «Мне хотелось, чтобы меня воспринимали не просто как технократа, а как думающего лидера, — говорит Тим. — Для этого мне необходимо было выступать на публике и излагать ей свои идеи».

Он знал, что речь должна быть четкой, она должна легко восприниматься и быть правильно выстроенной, и тогда его репутация наберет еще больший вес. Его письма на ура воспринимались коллегами и специалистами одного с ним уровня, но его опыт лежал больше в научной плоскости. Поэтому Тим начал читать разного рода , вроде McKinsey Quarterly, чтобы уловить стилистику. «Я изучал то, как они общаются, — утверждает Тим, — и старался писать так, чтобы мой текст выглядел четко и звучал убедительно».

Тим смог улучшить не только свои тексты, но и электронные письма и голосовые сообщения. «Такое умение пронизывает весь стиль его общения», — считают его коллеги. И труды Тима нашли своего читателя. Некоторые его работы были скачены 100 000 раз, а организация Fortune 50 совсем недавно использовала одну из его работ в качестве внутренней программы для обучения и развития персонала.

Тим доволен своим прогрессом, но при этом он считает, что не стоит останавливаться на достигнутом. «Надо не переставать работать над собой, — резюмирует он. — Как только вы приобретаете навык, его надо закрепить».

О чем еще не сказано в статье, но я бы обязательно это добавила, так это о важности правильного, красивого, уместного оформления. Такие документы легко читать. Bullet points, выравнивание расстояний между строчками, размер шрифта — все это придумано для того, чтобы сделать Ваш документ понятным, а не нарядным. Внешний вид документа также важен как опрятный и элегантный внешний вид, когда Вы приходите на деловую встречу.

Ссылка на основную публикацию