Что такое стандартизация и унификация: цели, задачи

Понятия «унификация» и «стандартизация». Цели и задачи унификации документов. Развитие унификации и стандартизации документов.

Под унификацией в широком теоретическом смысле обыч­но по­ни­­мают оптимальное сокращение числа элементов в объектах, состав­ля­­­­ю­­щих какой-либо комплекс или систему.

Основная цель унификации и стандартизации управленческой докумен-ии – создание системы документов, которая может дать экономический эффект.

Следовательно, унификация док-ов будет представлять собой решение задач по совершенствованию их содержания и форм. Содержание документа, применяемого в управлении, определяется составом и значением реквизитов, которые в него входят. Реквизиты могут быть разными, однако это не исключает возможности предъявления к ним общих требований. Кроме того, многие реквизиты, входящие в широкий круг документов, бывают одинаковыми. Таким образом, объектами унификации и стандартизации документа должны быть как его форма, так и состав включаемых в нее реквизитов.

Основными задачами совершенствования содержания документа должны быть:

при унификации – отбор реквизитов, соответствующих назначению документа и методам его обработки;

при стандартизации – установление единых требований к реквизитам, включаемым в документы.

Унификация и стандартизация документов тесно связаны. Унификацию рассматривают часто как один из методов стандартизации. Правовая сила стандартов, включение в стандарты требования обязательной унификации документов, закрепление в стандартах лишь наилучших решений и комбинаций делают стандартизацию эффективным методом рационализации работы с документами.

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач.

Стандартизация документов – форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ); отраслевые стандарты (ОСТ); республиканские стандарты (РСТ).

Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

Работа по унификации включает:

. разработку УСД, которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;

. внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в республиканских и отраслевых УСД:

. внедрение разработанных ОК ТЭСИ;

. ведение УСД и ОК ТЭСИ с целью поддержания достоверности информации и их дальнейшее развитие;

. разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;

. разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.

Унификацию и стандартизацию управленческих документов следует рассматривать как один из факторов повышения производительности управленческого труда. Унификация документов – это выбор рациональных структур их построения, приведение документов к единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизация их построения.

Унификация – свойство документа, которая исторически существует в 2 формах: 1) натуральная эволюционная тенденция, 2) осознанная деятельность, которая перерастает в стандартизацию.

Унификация и стандартизация документов имеет достаточно длительную историю. Уже в период ВКЛ отбираются типовые образцы документов. В статутах ВКЛ существовали нормы, закреплявшие правила оформления документов, прежде всего, удостоверения документов.

В Российской империи регламентация делопроизводства достигла высочайшего уровня. Были установлены формы всевозможных журналов, сформулированы требования к составлению, написанию и оформлению целого ряда документов. Однако на серьезном научном уровне работа по унификации и стандартизации управленческих доку­ментов была начата в СССР. Уже в первой половине 1920-х гг. начинается практическая деятельность по унификации и стандартизации управленческих документов.

В 20-е гг. проводится упорядочение форматов бумаг. Разрабатываются формы и бланки документов. Основное внимание уделяется письмам, как самому массовому виду документов. В середине 20-х гг. в ряде ведомств разрабатываются единые бланки писем в пределах всей системы определенного ведомства. Предпринимаются попытки создать устойчивые формуляры и других наиболее распространенных в управленческой практике видов документов (протокола, извещения, командировочного удостоверения).

В 1929-1930 гг. были утверждены первые общесоюзные стандарты на ряд форм документов: ОСТ 2479 – письма деловые, ОСТ 1780 – телефонограмма, ОСТ 1781 – протокол заседания, ОСТ 1782 – извещение о заседании, ОСТ 1783 – явочный лист, ОСТ 3000 – командировочное удостоверение и др. Часть из них действовала до 1941 г. и была отменена в силу изменившихся условий.

Еще оно направление унификации, получившее свое развитие в эти годы – выработка трафаретов текстов документов и попытка установить структуру отдельных разновидностей документов. В ведомствах рационализаторские органы типизировали письма, разрабатывали структуру планов, отдельных разновидностей протоколов.

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Стандартизация. Цели стандартизации

В соответствии со статьёй 11 федерального закона «О техническом регулировании» (с изменениями на 23 июля 2008 года) целями стандартизации являются:

1. повышение уровня безопасности жизни и здоровья граждан, имущества физических и юридических лиц, государственного и муниципального имущества, объектов с учетом риска возникновения чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера, повышение уровня экологической безопасности, безопасности жизни и здоровья животных и растений;

2. обеспечение конкурентоспособности и качества продукции (работ, услуг), единства измерений, рационального использования ресурсов, взаимозаменяемости технических средств (машин и оборудования, их составных частей, комплектующих изделий и материалов), технической и информационной совместимости, сопоставимости результатов исследований (испытаний) и измерений, технических и экономико-статистических данных, проведения анализа характеристик продукции (работ, услуг), исполнения государственных заказов, добровольного подтверждения соответствия продукции (работ, услуг);

3. содействие соблюдению требований технических регламентов;

4. создание систем классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации, систем каталогизации продукции (работ, услуг), систем обеспечения качества продукции (работ, услуг), систем поиска и передачи данных, содействие проведению работ по унификации.

На современном этапе развития экономики стандартизация является одним из важнейших элементов технического регулирования, а стоящие перед ней цели не только в нашей стране, но и в других странах, перекликаются с целями технического регулирования. Несомненно, повышение уровня безопасности жизни и здоровья граждан, животных и растений, экологической безопасности, являются приоритетными целями стандартизации и технического регулирования в общем, однако было бы неверным полностью концентрироваться на них, особенно сейчас, в период становления системы технического регулирования в России. Не менее важной целью технического регулирования и стандартизации является создание механизмов, стимулирующих конкурентоспособность продукции отечественных производителей. С точки зрения экономики – это одна из первостепенных задач, а стандартизация и техническое регулирование являются эффективнейшим механизмом ее реализации, показавшим себя во всем мире именно как механизм повышения конкурентоспособности продукции. В отношении Российской Федерации подтверждением этому могут служить положения Концепции развития национальной системы стандартизации, которая рекомендована федеральным органам исполнительной власти для применения при проведении работ в области технического регулирования.

В Концепции, в частности, указано, что сформированная на протяжении многих десятилетий система государственной стандартизации в ходе реформы технического регулирования должна быть заменена на национальную систему стандартизации. Новая система в условиях глобализации экономических отношений призвана обеспечить баланс интересов государства, хозяйствующих субъектов, общественных организаций и потребителей. Кроме того – повысить конкурентоспособность российской экономики, создать условия для развития предпринимательства на основе повышения качества товаров, работ и услуг.

В качестве стратегических целей развития национальной системы стандартизации в Концепции указаны:

  1. повышение качества и конкурентоспособности российской продукции, работ и услуг, реализуемых на внутреннем и внешнем рынках;
  2. обеспечение научно-технического прогресса;
  3. обеспечение обороноспособности, экономической, экологической, научно-технической и технологической безопасности Российской Федерации;
  4. обеспечение единства измерений;
  5. обеспечение рационального использования ресурсов;
  6. обеспечение технической, информационной совместимости и взаимозаменяемости продукции;
  7. содействие взаимопроникновению технологий, знаний и опыта, накопленных в различных отраслях экономики;
  8. содействие сохранению Российской Федерацией позиции одной из ведущих в экономическом отношении стран.

Международная организация по стандартизации и Международная электротехническая комиссия, определяя цели и задачи стандартизации, признают, что важнейшими результатами деятельности по стандартизации являются повышение степени соответствия продукции, работ (процессов) и услуг их функциональному назначению, устранение барьеров в торговле и содействие научно-техническому сотрудничеству. В Руководстве ИСО/МЭК 2 подчеркивается, что перед стандартизацией могут стоять одна или несколько конкретных целей, обеспечивающих соответствие продукции, работы (процесса) или услуги своему назначению. Такими целями могут быть:

  1. унификация – выбор оптимального числа размеров или видов продукции, работ (процессов) или услуг, необходимых для удовлетворения основных потребностей;
  2. практичность (удобство использования);
  3. совместимость – пригодность продукции, работ (процессов) или услуг к совместному, не вызывающему нежелательных взаимодействий, использованию при заданных условиях для выполнения установленных требований;
  4. взаимозаменяемость – пригодность одного изделия, работы (процесса) или услуги для использования вместо другого изделия, работы (процесса) или услуги в целях выполнения одних и тех же требований;
  5. охрана здоровья;
  6. обеспечение безопасности;
  7. охрана окружающей среды;
  8. защита продукции – предохранение продукции от воздействия климатических или других неблагоприятных условий при ее использовании, транспортировании или хранении;
  9. достижение взаимопонимания;
  10. улучшение экономических показателей, торговля.
Читайте также:  Почему стал часто снится бывший муж и что это означает: мнение психолога, сонник

Реализация одних целей может осуществляться одновременно с реализацией других.

По сравнению с предыдущей редакцией Закона «О техническом регулировании» сформулированные в комментируемой статье цели стандартизации не только приведены в соответствие с международными документами, но и дополнены важными для всей стандартизации направлениями.

Во-первых, Закон повысил статус цели, связанной с обеспечением конкурентоспособности продукции, работ и услуг, переместив ее с четвертой позиции на вторую, и, что наиболее важно, закрепил целевую направленность стандартизации на обеспечение качества продукции (услуг, работ).

Во-вторых, что также не менее важно, включены цели, гарантирующие обеспечение: единства измерений; проведения анализа характеристик продукции (работ, услуг); исполнения государственных заказов, добровольного подтверждения соответствия продукции (работ, услуг).

В третьих, вместо взаимозаменяемости продукции включена цель взаимозаменяемости технических средств (машин и оборудования, их составных частей, комплектующих изделий и материалов), что представляется наиболее адекватной формулировкой.

Тема 15: Понятия «унификация» и «стандартизация». Цели и задачи унификации

документов. Развитие унификации и стандартизации документов. Вопросы:

1. Унификация документов как одно из направлений их совершенствования.

2. Внутривидовая унификация документов.

3. Развитие унификации и стандартизации документов.

Под унификациейв широком теоретическом смысле понимается оптимальное сокра­щение числа элементов объектов, составляющих какой-либо комплекс или систему. Основ­ная цель унификации и стандартизации управленческой документации– создание сис­темы документов, которая может дать экономический эффект. Использование унифициро­ванных документов должно способствовать росту творческих элементов в управленческом труде, повышению его культуры. Экономическая эффективность унификации и стандартиза­ции документов достигается в результате снижения затрат на составление, изготовление и оформление документов, их передачу, обработку, хранение, уничтожение. Кроме того, мо­жет быть получен косвенный эффект за счет совершенствования системы управления, выра­жающийся в повышении оперативности управления путем сокращения времени на все виды работы с документами и приближении принимаемых решений к оптимальным вариантам в результате повышения качества документов. Следовательно, унификация документовбу­дет представлять собой решение задач по совершенствованию их содержания и формы.

Содержание документа, применяемого в управлении, определяется составом и значени­ем реквизитов, которые в него входят. Реквизиты могут быть разными, что не исключает возможности предъявления к ним общих требований. Многие реквизиты, входящие в широ­кий круг документов, бывают одинаковы.

Объектом унификации и стандартизации документа должны быть как его форма, так и состав включаемых в него реквизитов.

Основные задачи совершенствования содержания документа:

1) при унификации:

отбор реквизитов, соответствующих назначению документа и методам его обработки;

2) при стандартизации:

установление единых требований к реквизитам, включаемым в документ. В результате совершенствования содержания документов создаются унифицирован­ные формы документов.

Основными задачами совершенствования форм документовследует считать: при унификации:

• целесообразное уменьшение разнообразия документов по форме и правилам оформления.

• формирование и внедрение в качестве обязательной нормы ограничений, по­зволяющих отобразить наиболее эффективные формы и правила оформления документов и обеспечить их длительное хранение.

Стандарты на документ должны способствовать унификации управленческой докумен­тации в организациях, организация централизованного выполнения бланков – созданию воз­можности обработки служебных документов и облегчению труда управленческого персона­ла, уменьшению затрат на канцелярские расходы.

Внедрение стандартизации в управленческую документацию обусловлено необоснованным многообразием видов и форм документов, фиксирующих выполнение идентичных управленческих действий.

Особое значение в настоящее время имеет качество документа как носителя управленческой информации. На первый план выходит требование повышения информативности документов, их унификации по форме и содержанию. Эта задача решается методом стандартизации.

Существо термина «стандартизация» характеризуется тремя основными моментами:

1) стандартизация – это устанавливаемые на длительный промежуток времени общегосударственные общеобязательные нормы создания документов. При этом она не только вводит нормы, но и гарантирует их соблюдение;

2) стандартизация – это унификация свойств и качеств документа, введение единых размеров форм, правил, требований для всех документов;

3) стандартизация – это закрепление и распространение лишь тех свойств, качеств документа, которые имеют наибольшую функциональную оправданность, обеспечивают наибольший управленческий эффект.

Унификация и стандартизация документов тесно связаны. Часто унификация рассматривается как один из методов стандартизации. Унификация может проводиться самостоятельно (без стандартизации).

Правовая сила стандартов:

Стандарт – это технический нормативный правовой акт (по Закону «О нормативных правовых актах Республики Беларусь»). Закон «О техническом нормировании и стандартизации» гласит, что государственный стандарт «является добровольным к применению». Эта норма была включена в Закон для того, чтобы соответствовать международным стандартам в данной сфере. Однако фактически стандарты являются обязательными к применению, в частности, в области делопроизводства невыпол­нение требований государственного стандарта влечет за собой административную ответст­венность (КоАП Республики Беларусь 2003 г.).

Правовая сила стандартов, включение в стандарты требований обязательной унифика­ции документов, закрепление в стандартах лишь наилучших решений и комбинаций делают стандартизацию эффективным методом рационализации работы с документами.

Унификация и стандартизация документов имеют достаточно долгую историю. Уже в период ВКЛ отбираются типовые образцы документов. В Главном архиве древних актов в Варшаве находится книга Польской коронной канцелярии, содержащая образцы разных формуляров (Formularium).

В Российской империи регламентация делопроизводства достигла высочайшего уровня. Были установлены формы различных журналов, сформулированы требования к написанию целого ряда документов.

Однако на серьезной научной основе работы по стандартизации и унификации доку­ментов начались только в СССР. В первой половине 1920-х годов началась практическая деятельность по унификации и стандартизации документов:

1) упорядочение форматов бумаг;

2) разработка форм и бланков документов (основное внимание уделялось письмам как
наиболее массовому виду документов. В середине 1920-х годов в ряде ведомств разрабатывались единые бланки писем. Попытки создать устойчивые формуляры дру­гих наиболее распространенных в управленческой деятельности видов документов
(протокола, извещения, командировочного удостоверения). Большую работу в этом
направлении проделали НК РКИ и Институт техники управления (в начале 1930-х
годов закрыт, а работники репрессированы). Проектируя формы документов, они
учитывали способ и последовательность их заполнения и применения при обработке
документов средствами механизации, несмотря на незначительность их распростра­нения в те годы. В 1929-1930 гг. утверждены первые общесоюзные стандарты на ряд

форм документов: ОСТы «Письма деловые», «Телефонограммы», «Протокол засе­дания», «Извещение о заседании» и др. Часть из ОСТов действовала до 1941 г. и была отменена в силу изменившихся условий);

3) выработка трафаретов текстов документов и попытка установления отдельных разно­видностей документов (в ведомствах типизировали письма, разрабатывали структу­ру планов, отдельных разновидностей протоколов и т.д.).

Качественно новый этап в оптимизации управленческой деятельности начался в сере­дине 1960-х годов. Основное направление совершенствования документации с конца 1960-х годов – унификация и стандартизация, которые рассматривались как общегосударственная проблема. Начинаются работы по стандартизации внешнеторговой, первично-учетной и ор­ганизационно-распорядительной документации. Они проводятся рядом крупных мини­стерств, ведомств, НИИ. Методика унификации и стандартизации складывается на базе на­копленного отечественного и зарубежного опыта.

Под влиянием практики международной стандартизации получает распространение ме­тод стандартизации и унификации документов на основе построения графической модели -формуляра-образца. Единый формуляр-образец облегчал не только обработку документов, но и визуальный поиск реквизитов на одном листе. Однако теоретическая неразработанность документоведческих проблем приводит к выбору объектов стандартизации, исходя из массо­вости распространения того или иного документа в практике управления. Разработан ком­плекс проектов ГОСТов на отдельные виды ОРД. Но уже в начале 1970-х гг. происходит раз­работка основных принципиальных положений системного подхода к стандартизации и унификации управленческих документов. Внедрение системных исследований приводит к выработке понятия «система документации», которая начинает рассматриваться как объект унификации.

Последнее изменение этой страницы: 2017-02-07; Нарушение авторского права страницы

Цели и задачи стандартизации

Стандартизация – сфера деятельности, которая выполняет разработку и установку требований и характеристик, норм и правил. Все это рекомендовано или обязательно к исполнению, и в последствии обеспечивают право потребителей получать товар и услуги надлежащего качества, в т.ч. право на безопасность и комфортность труда.

Цели стандартизации

Главная цель ГСС (Государственная система стандартизации) – при помощи стандартов установить нормы, правила и требования, которые соответствовали бы существующему уровню научно-технического развития. Также основной целью стандартизации является решение существующих и потенциальных задач, а также достижение должного уровня контроля в разных сферах посредством использования уже установленных норм, правил, требований и характеристик.

Таким образом, цели разделяют на общие, которые отвечают за содержание понятия, и частные пункты, которые непосредственно обеспечивают соответствие закону РК «О стандартизации». В нем указана общая цель – защита интересов потребителей и государства по вопросам качества продукции и услуг. Таким образом, обязательными общими целями для российской стандартизации является исполнение трех основных требований стандартов: разработка норм, правил и требований. Они в свою очередь обеспечивают:

Читайте также:  Что делать, если застукала мужа с подругой? Почему муж изменяет мне с подругой?

Попробуй обратиться за помощью к преподавателям

  • безопасность продукции и услуг для окружающей среды и здоровья людей, в том числе хозяйственных объектов с учетом возникновения катастроф и чрезвычайных ситуаций;
  • техническую совместимость и взаимозаменяемость изделий;
  • надлежащее качество выпускаемой продукции и исполняемых услуг на уровне развития научно-технического прогресса;
  • производство с экономией всех видов ресурсов и единством измерений;
  • развитие взаимоотношений международного сотрудничества на техническом и экономическом уровнях;
  • обеспечение увязки требований продукции с потребностями обороноспособности страны.

Задачи стандартизации

Для достижения вышеуказанных целей необходимо решить следующие задачи:

  • обеспечение научно-технического прогресса и установление единых терминов и понятий в научно-технической области, а также в иных отраслях;
  • создание государственных эталонов единиц физических величин, методов и средств измерений наивысшей точности, а также обеспечение их единства и достоверности при измерении, в том числе при анализе характеристик продукции и результатов исследований технических и экономических показателей;
  • совершенствование унификации продукции и содействие в проведении работ по унификации;
  • создание единых систем документации, в том числе: форм и систем организации производства, систем классификации и кодирования информации, систем обеспечения качества и каталогизации продукции; систем поиска и передачи данных;
  • установление норм, требований и правил в области производства продукции, с целью экономичности производства и обеспечения ее надлежащим качеством и исключения нерационального многообразия видов, марок и размера продукции;
  • совершенствование единой системы показателей качества продукции, в том числе методов и средств контроля, а также уровня надежности;
  • совершенствование системы стандартов на основе целевых программ, которые в свою очередь определяют требования к конструкции изделий и технологии их производства, качеству используемого сырья и материалов.

Задай вопрос специалистам и получи
ответ уже через 15 минут!

Результаты стандартизации обуславливаются: повышением степени продукции и услуг; устранением технических проблем в сфере товарообмена; содействием научно-техническому прогрессу; сотрудничеством в разных сферах деятельности.

Принципы стандартизации

Стандартизация, как и любой другой вид деятельности, строит цели и задачи на принципах, которые отражают основные положения процесса разработки стандартов и описывают ее необходимость в управлении, а также обуславливают условия эффективной реализации и тенденции развития, а именно:

  1. Учет интересов сторон. С одной стороны – потребитель, с другой – изготовитель.
  2. Системность и совместимость стандартизации. А именно рассмотрение объекта как часть системы. Системность подразумевает собой совместимость элементов системы.
  3. Развитие стандарта и динамичность. Научно-технический процесс не стоит на месте и постоянно вносит изменения во все отрасли исследуемого, именно поэтому стандарты должны адаптироваться в соответствии с изменениями. Динамичность, в свою очередь, обуславливается проверкой стандартов, в том числе изменением и отменой нормативных документов.
  4. Эффективность стандартизации. Социальный и экономический эффект, обуславливается применением нормативных документов, а именно:
    • социальный эффект – стандарты, обеспечивающие безопасность окружающей среды, жизнь и здоровье человека.
      • экономический эффект – стандарты, обеспечивающие экономию используемых ресурсов, а также повышение надежности, информационную и техническую совместимость.
  5. Разработка гармонизированных стандартов. Создание идентичных документов, которые относятся к одному и тому же объекту, но приняты организациями по стандартизации в нашей стране, так и международными организациями.
  6. Формулировка стандарта. Двусмысленное понимание нормы – приравнивается к дефекту нормативных документов. Принцип обуславливается четкостью формулировок положений стандарта.
  7. Соответствие законодательству. При разработке стандартов и нормативных документов необходимо учитывать действующее законодательство, а также нормы и правила надзорных органов и органов выполняющие функции государственного контроля.
  8. Комплексность стандартизации взаимосвязанных объектов. Качеством используемого сырья и материала определяется качество готовой продукции.
  9. Проверка требований. Стандарты должны устанавливать требования к свойствам объекта стандартизации, по которым может быть проведена проверка согласно требованиям, в том числе обеспечивающие безопасность окружающей среды, жизни и здоровья человека, а также совместимость и взаимозаменяемость.

Так и не нашли ответ
на свой вопрос?

Просто напиши с чем тебе
нужна помощь

Стандартизация: понятие, цель, задачи и принципы.

Стандартизация – это деятельность, направленная на разработку и установление требований, норм, правил, характеристик как обязательных для выполнения, так и рекомендуемых, обеспечивающая право потребителя на приобретение товаров надлежащего качества за приемлемую цену, а также право на безопасность и комфортность труда.

Цели стандартизации можно подразделить на общие и более узкие, касающиеся обеспечения соответствия. Общие цели вытекают, прежде всего, из содержания понятия. Конкретизация общих целей для российской стандартизации связана с выполнением тех требований стандартов, которые являются обязательными. К ним относятся разработка норм, требований, правил обеспечивающих:

· безопасность продукции, работ, услуг для жизни и здоровья людей, окружающей среды и имущества;

· совместимость и взаимозаменяемость изделий;

· качество продукции, работ и услуг в соответствии с уровнем развития научно-технического прогресса;

· экономию всех видов ресурсов;

· безопасность хозяйственных объектов, связанную с возможностью возникновения различных катастроф (природного и техногенного характера) и чрезвычайных ситуаций;

· обороноспособность и мобилизационную готовность страны.

Основными задачами стандартизации являются:

· установление требований к техническому уровню и качеству продукции, сырья, материалов, полуфабрикатов и комплектующих изделий, а также норм, требований и методов в области проектирования и производства продукции, позволяющих ускорять внедрение прогрессивных методов производства продукции высокого качества и ликвидировать нерациональное многообразие видов, марок и размеров;

· развитие унификации и агрегатирования промышленной продукции как важнейшего условия специализации производства; комплексной механизации и автоматизации производственных процессов, повышение уровня взаимозаменяемости, эффективности эксплуатации и ремонта изделий;

· обеспечение единства и достоверности измерений в стране, создание и совершенствование государственных эталонов единиц физических величин, также методов и средств измерений высшей точности;

· разработка унифицированных систем документации, систем классификации и кодирования технико-экономической информации;

· принятие единых терминов и обозначений в важнейших областях науки, техники, отраслях народного хозяйства;

· формирование системы стандартов безопасности труда, систем стандартов в области охраны природы и улучшения использования природных ресурсов;

· создание благоприятных условий для внешнеторговых, культурных и научно-технических связей.

Стандартизация осуществляется в соответствии с принципами:

добровольного применения стандартов;

максимального учета при разработке стандартов законных интересов заинтересованных лиц;

применения международного стандарта как основы разработки национального стандарта, за исключением случаев, если такое применение признано невозможным вследствие несоответствия требований международных стандартов климатическим и географическим особенностям Российской Федерации, техническим и (или) технологическим особенностям или по иным основаниям либо Российская Федерация в соответствии с установленными процедурами выступала против принятия международного стандарта или отдельного его положения;

недопустимости создания препятствий производству и обращению продукции, выполнению работ и оказанию услуг в большей степени, чем это минимально необходимо для выполнения целей;

недопустимости установления таких стандартов, которые противоречат техническим регламентам;

обеспечения условий для единообразного применения стандартов.

Стандартизация представляет собой нормативный способ управления. Ее воздействие на объект осуществляется путем установления норм и правил, оформленных в виде нормативных документов, имеющих юридическую силу.

Стандарты определяют порядок и методы планированияповышения качества продукции на всех этапах жизненного цикла, устанавливают требования к средствам и методам контроля и оценки качества. Управление качествомпродукции осуществляется на основе государственных, международных, отраслевых стандартов и стандартов предприятий.

Общей целью стандартизации является защита интересов потребителей и государства по вопросам качества продукции,

процессов и услуг.

Стандартизация как деятельность обеспечивает решение следующих задач.

1. Повышение уровня безопасности:

— жизни и здоровья граждан;

— имущества физических и юридических лиц;

— государственного и муниципального имущества;

— в области экологии;

— жизни и здоровья животных и растений;

— объектов с учетом риска возникновения чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера.

конкурентоспособности продукции, работ, услуг;

— рационального использования ресурсов;

— совместимости и взаимозаменяемости технических средств (машин и оборудования, их составных частей, комплектующих изделий и материалов);

— сопоставимости результатов исследований (испытаний) и измерений технических и экономико-статистических данных;

— сравнительного анализа характеристик продукции;

— государственных заказов, внедрения инноваций;

— подтверждения соответствия продукции (работ, услуг);

— решений арбитражных споров;

— систем классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации;

— систем каталогизации продукции;

— систем обеспечения качества продукции;

— систем поиска и передачи данных;

— доказательной базы и условий выполнения требований технических регламентов.

4. Содействия проведению работ по унификации.

Современная стандартизация базируется на следующих принципах: системность; повторяемость; вариантность; взаимозаменяемость.

Принцип системности определяет стандарт как элемент системы и обеспечивает создание систем стандартов, взаимосвязанных между собой сущностью конкретных объектов стандартизации. Системность – одно из требований к деятельности по стандартизации, предполагающим обеспечение взаимной согласованности, непротиворечивости, унификации и исключение дублирования требований стандартов.

Принцип повторяемости означает определение круга объектов, к которым применимы вещи, процессы, отношения, обладающие одним общим свойством – повторяемостью во времени или в пространстве.

Читайте также:  Муж – тиран: как распознать его личность? Как повлиять и освободиться от мужа тирана: советы психолога

Принцип вариантности в стандартизации означает создание рационального многообразия (обеспечение минимума рациональных разновидностей) стандартных элементов, входящих в стандартизируемый объект.

Принцип взаимозаменяемости предусматривает (применительно к технике) возможность сборки или замены одинаковых деталей, изготовленных в разное время и в различных местах.

3 Унификация и стандартизация

Большая часть управленческой информации закрепляется в виде документов. Сам процесс управления характерен значительным разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению. Отсюда большое, зачастую неоправданное разнообразие документов, элементов их составляющих и необходимость их стандартизации и унификации.

Экономическая эффективность унификации и стандартизации документов достигается в результате снижения затрат на составление, изготовление и оформление документов, их обработку. Кроме того, может быть получен косвенный эффект за счёт совершенствования системы управления, выражающийся в повышении оперативности управления за счёт сокращения времени на все виды работ с документами и приближении принимаемых решений к оптимальным вариантам в результате повышения качества документов. Следовательно, унификация документов будет представлять собой решение задач по совершенствованию их содержания и форм.

Содержание документа, применяемого в управлении, определяется составом и значением реквизитов, которые в него входят. Реквизиты могут быть разными, однако это не исключает возможности предъявления к ним общих требований.

Таким образом, объектами унификации и стандартизации документа должны быть как его форма, так и состав включаемых в неё реквизитов.

Основными задачами совершенствования содержания документа должны быть : при унификации- отбор реквизитов, соответствующих назначению документа и методам его обработки; при стандартизации- установление единых требований к реквизитам, включаемым в документы.

Основными задачами совершенствования форм документов следует считать: при унификации — целесообразное уменьшение разнообразия документов по форме и правилам оформления; при стандартизации- формирование и внедрение в качестве обязательной нормы ограничений, позволяющих отобрать наиболее эффективные формы и правила оформления документов и обеспечить их длительное хранение.

Стандартизация — это деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции и повышения конкурентоспособности продукции, работ или услуг.

Особое значение в настоящее время имеет качество документа как носителя управленческой информации. На первый план выдвигается требование повышения информативности и унификации документов как по форме, так и по содержанию. Эта задача и решается методом стандартизации.

Существо термина «стандартизация» характеризуется тремя основными моментами. Во-первых, стандартизация есть устанавливаемые на длительный промежуток времени общегосударственные общеобязательные нормы создания документов. Причём она не только вводит нормы, но и гарантирует их соблюдение. Во-вторых, это унификация свойств и качеств документа, введение единых размеров форм, правил, требований для всех документов и, в-третьих, стандартизация — это закрепление и распространение лишь тех качеств и свойств документов, которые имеют наибольшую функциональную оправданность, обеспечивают наибольший управленческий эффект.

В области делопроизводства суть стандартизации следует толковать как процесс установления и применения оптимальных правил, норм по оформлению Документации, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их использования.

Государственный стандарт России «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов». ГОСТ Р 6.30-2003 — основной стандарт в области делопроизводства, хоть и имеет много-аспектное применение. Основное его использование — в организациях всех форм собственности в качестве основы при разработке инструкций, правил или стандартов по документационному обеспечению управленческой деятельности.

Результатом работы по стандартизации могут быть как стандарты на отдельные виды документов (например, ГОСТ 7.32-91 «Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления») или их элементы (например, ГОСТ 9327 «Бумага потребительская. Форматы»), так и на унифицированные системы документации. Выше уже приводился ГОСТ Р 6.30-2003 на требования по оформлению ОРД, который входит в состав унифицированной системы организационно- распределительной документации (УСОРД).

На государственном уровне проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД).

Унификация — это сокращение неоправданного многообразия разновидностей документов, приведение их к единообразию форм, структуры, языковых конструкций, операций по их составлению, обработке, учету, хранению.

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач. Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоёмкости их обработки, достижения информационной совместимости при автоматизированной обработке.

Работа унификации включает:

— разработку, внедрение и ведение унифицированных систем документации (УСД);

— разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, — отражающих специфику отрасли, и не вошедших в УСД;

— разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.

УСД — это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

УСД представляет собой комплекс взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определённых видах экономической деятельности; средств их ведения; нормативных и методических документов по их разработке; ведению и применению.

Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД. Ответственность за разработку и ведение УСД несут соответствующие министерства и ведомства.

Согласно общероссийскому классификатору управленческой документации ОК 011-93 в настоящее время в стране действуют следующие унифицированные системы управленческой документации:

— унифицированная система организационно-распорядительной документации (код 0200000);

— унифицированная система первичной учетной документации (код 0300000);

— унифицированная система банковской документации (код 0400000);

— унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской — документации бюджетных учреждений и организаций (код 0500000);

— унифицированная система отчетно-статистической документации (код 0600000);

— унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации (код 0700000);

— унифицированная система документации по труду (код 0800000);

— унифицированная система документации пенсионного фонда Российской Федерации (код 0900000);

— унифицированная система внешнеторговой документации (код 1000000).

Поскольку унифицированные формы документов, входящие в состав УСД, составляют лишь часть документации организации, для упорядочения документов, не вошедших в УСД, но применяемых в деятельности, организации должны сами проводить работу по унификации форм документов. Результаты этой работы фиксируются в Табеле и Альбоме форм документов, применяемых в деятельности организации.

Одной из УСД является унифицированная система организационно- распорядительной документации (УСОРД). Характерной её чертой является то, что с её помощью документируются действия организаций и предприятий при выполнении любой управленческой функции на любом уровне управления и в любых отраслях. Поэтому для достижения большего единообразия документов необходимо установить единые требования к их составлению и оформлению, не зависящие от иерархической субординации и ведомственной специфики.

Комплексность подхода к унификации документов, включённых в УСОРД, выражается в том, что в пределах отдельных форм реквизиты располагаются в порядке, соответствующем последовательности их оформления и обработки. При этом учитываются и способы оформления отдельных реквизитов. Одна часть из них оформляется вручную, другая- с помощью технических средств, третья- с помощью отдельных механических приспособлений (штемпелей, печатей). Поэтому реквизиты и показатели, оформляемые одним способом, располагают рядом, чтобы упростить процесс их заполнения. Это, в частности, позволяет оформлять реквизиты, входящие в штамп бланка, одновременно с помощью резинового штемпеля. В УСОРД обеспечивается большая достоверность информации и придание документам юридической силы. При разработке форм отдельных документов обращено внимание на то, чтобы информация, имеющая правовое значение, оформлялась в соответствии с теми требованиями, которые предъявляются к ней соответствующим законодательством, чтобы документы содержали все реквизиты, обеспечивающие им необходимую юридическую силу.

Целью разработки и усовершенствования УСОРД является обеспечение задач управления оптимальной информацией, повышение оперативности принятия управленческих решений. Основной принцип, заложенный в УСОРД, заключается в выделении ряда типовых задач управления, которые реализуются с применением определённой цепочки унифицированных форм документов, построенных на базе единого формуляра. Первый документ цепочки содержит, как правило, исходную информацию, последний- формулировку управленческого решения.

Унифицированная система организационно- распорядительной документации — комплекс стандартов, взаимоувязанных форм документов, правил и положений, устанавливающих требования к содержанию, построению документов, используемых для решения задач управления.

Таким образом, УСОРД устанавливает пути совершенствования ОРД, даёт возможность обрабатывать ОРД средствами вычислительной техники, регламентирует употребление форм документов в зависимости от задач управления.

Стандартизация и унификация документов тесно связаны. Унификацию рассматривают часто как один из методов стандартизации. Унификация документов также может проводиться и самостоятельно. В этом случае стандартизация как правовое закрепление требований унификации будет лишь одним из методов её практического выражения. Общим для этих двух терминов является требование введения единообразия, различие заключается в правовой силе и сфере распространения, причём общим является понятие «унификация».

Ссылка на основную публикацию