Как правильно написать и ответить на уведомление: правила, образец

Документ: уведомление

По состоянию на: 28.04.2010
Журнал: Справочник кадровика
Год: 2010
Автор: Андреева Валентина Ивановна
Тема: По инициативе работодателя, По иным основаниям, Временный перевод на другую работу, Постоянный перевод на другую работу, Изменение условий трудового договора, Оплата труда
Рубрика: Кадровое делопроизводство

Нередко у сотрудников отдела кадров возникает необходимость предоставить информацию как работникам компании, так и третьим лицам. Причем в большинстве случаев желательно иметь возможность подтвердить, что обязанность по предоставлению информации выполнена. Помочь в этом может документ – уведомление. Несмотря на то, что его создание трудовым законодательством не предусмотрено, кадровикам этот документ хорошо знаком. Давайте рассмотрим, в каких ситуациях целесообразно создавать уведомление и каковы основные правила его оформления.

Что такое уведомление, закон прямо не объясняет. Между тем в отдельных случаях представителю работодателя предписывается направить уведомление о чем-либо определенным лицам или получить такое уведомление.

КОГДА СОЗДАЕМ УВЕДОМЛЕНИЕ?

Основной вопрос, который возникает у работников кадровой службы: в каких ситуациях необходимо письменно уведомлять работников или других лиц, а когда достаточно их информировать устно?

Словарь кадровика

Уведомить – то же, что известить. Известить – сообщить кому-нибудь, довести что-нибудь до чьего-нибудь сведения. Уведомление – документ, которым уведомляют о чем-нибудь.

Словарь русского языка С. И. Ожегова

Уведомление – документ, письмо, содержащее извещение о чем-нибудь.

Толковый словарь русского языка под ред. Д. Н. Ушакова

Уведомление – письменное или устное сообщение, извещение о чем-либо; документ, которым уведомляют о чем-либо.

Большой бухгалтерский словарь

Уведомление – официальная информация, извещение, направленное одним физическим или юридическим лицом другому лицу.

Определим основные случаи, когда работники кадровой службы оформляют уведомления.

Случай первый. Уведомление создается, когда в Трудовом кодексе РФ закреплена обязанность работодателя предоставить определенную информацию работнику, выборному органу первичной профсоюзной организации или другому лицу. При этом в ТК РФ использовано несколько обозначений для случаев, в которых требуется оформить уведомление. Так, работодатель в определенных ситуациях должен «уведомить», «сообщить», «известить», «предупредить» о чем-либо работника или другое лицо, причем ссылка на письменный вид оформления таких действий сделана в законе не всегда. Обязанности работодателя, предусмотренные ТК РФ, а также содержание уведомлений приведены в таблице 1.

Обратите внимание: отдельные нормы Кодекса прямо предписывают уведомлять работника о чем-либо «под роспись». Очевидно, что в этих случаях, а также когда ТК РФ предусматривает «письменное уведомление», «письменное сообщение», «письменное извещение» и «письменное предупреждение», оформление соответствующего документа обязательно. В остальных случаях ссылки на письменную форму уведомлений нет, но на практике работники кадровой службы предпочитают информировать работников или других лиц письменно, чтобы у работодателя имелось документальное подтверждение выполнения его обязанностей.

Случай второй. Обязанности работодателя направлять определенную информацию в органы государственной власти или в органы местного самоуправления предусмотрены федеральными законами. Основные случаи, в которых от работодателя требуется письменно уведомить о чем-либо соответствующие организации, приведены в таблице 2.

Случай третий. Уведомления могут направляться работникам и в тех случаях, когда в течение трудовых отношений возникают ситуации, разрешаемые «с согласия работника» или «по соглашению сторон» трудового договора.

В статье «Документ: заявление» мы отмечали, что в подобных случаях работнику не требуется оформлять заявление, поскольку речь не идет о просьбе работника на совершение работодателем каких-либо действий. Сторонами трудовых отношений должно быть зафиксировано согласие работника на что-либо или соглашение сторон, и это может быть сделано следующим образом.

В большинстве случаев Трудовой кодекс РФ требует, чтобы согласие работника было выражено в письменной форме

1. Необходимо уведомить работника о возможности или о необходимости совершения определенных действий, как правило, направленных на изменение условий, определенных сторонами трудового договора;

2. Получить согласие работника на такое изменение (или зафиксировать отказ работника).

Ситуации, в которых требуется получить согласие работника, а также содержание уведомлений перечислены в таблицах 3 и 4.

Желательно, чтобы случаи создания и правила оформления уведомлений, направляемых работникам и другим лицам, были зафиксированы работодателем на локальном уровне, например в Инструкции по кадровому делопроизводству (приложение 1).

ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ УВЕДОМЛЕНИЙ

Уведомления, оформляемые работниками кадровой службы, можно разделить на две группы.

Уведомления, направляемые юридическим лицам и гражданам, не работающим в организации

Такие уведомления оформляются на бланке письма. Правила оформления служебных писем мы рассмотрели в предыдущем номере «Справочника кадровика» , поэтому не будем на них останавливаться.

Содержательная часть письма чаще всего представлена связным текстом, а при необходимости имеет форму таблицы. Для служебных писем возможно сочетание текстовых и табличных форм изложения содержания (приложение 2).

Уведомления могут оформляться также на стандартном листе бумаги и направляться адресату с сопроводительным письмом (приложение 3). Такой способ оформления чаще всего применяется тогда, когда существует обязательная или рекомендуемая форма направления сведений.

Уведомления, направляемые работникам организации

Для оформления таких уведомлений работодателем может быть разработан бланк уведомления, который содержит реквизиты: наименование организации и наименование вида документа.

Наименование организации указывается в бланке письма в строгом соответствии с наименованием, закрепленным в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке. При наличии сокращенного наименования организации сначала указывается полное наименование, а затем, ниже или за ним, сокращенное (в скобках).

Наименование вида документа указывается на всех служебных документах, кроме писем. Наименование вида документа пишется после наименования организации прописными буквами, например: УВЕДОМЛЕНИЕ.

В бланке уведомления обозначаются места расположения переменных реквизитов: дата документа и его регистрационный номер.

Как правило, реквизиты бланка уведомления имеют угловое расположение.

Дата уведомления показывает время его подписания. Дата подписания, а также даты, содержащиеся в тексте уведомления, оформляются цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: число, месяц, год. Число и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точкой, а год обозначается четырьмя цифрами, например: 15.03.2010. После написания даты цифровым способом не ставится буква «г» с точкой или просто точка, за исключением случая, когда датой заканчивается предложение.

Допускается и словесно-цифровой способ оформления даты, при котором после цифр, обозначающих год, обязательно пишется буква «г» с точкой или слово «год», например: 15 марта 2010 г. или 15 марта 2010 года.

Регистрационный номер – это цифровое или буквенное обозначение, присваиваемое каждому исходящему (отправляемому), внутреннему и входящему (поступившему) документу при его регистрации. Регистрация документов ведется в соответствии с принятой в организации системой индексации, основу которой составляет порядковый номер документа. В зависимости от вида документа к порядковому номеру могут добавляться и другие составные части. Например, при регистрации уведомлений может применяться буквенно-цифровая индексация: 111-у.

Уведомление содержит следующие реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.

Адресат. Уведомление – внутренний документ, который адресуется работнику, работающему в организации. При угловом расположении реквизитов бланка уведомления в верхнем правом углу указываются: наименование структурного подразделения, где числится работник, наименование должности (профессии, специальности), его фамилия и инициалы (в дательном падеже).

Напомним, что в уведомлениях, оформляемых на бланке письма, сведения об адресате заполняются по другим правилам.

Для быстрого и точного восприятия сведений, включенных в документ, принято кратко формулировать его содержание в виде заголовка к тексту. Заголовок должен быть кратким и точно передающим содержание текста документа. Заголовок грамматически согласовывается с наименованием вида документа и в уведомлениях обычно начинается с предлога «о» или «об».

Текст уведомления содержит информацию о трудовых отношениях, которую необходимо предоставить работнику в определенных законом случаях. Особенности содержания некоторых уведомлений, оформляемых работниками кадровой службы, представлены в таблице 4.

Уведомление должно быть подписано руководителем организации или иным уполномоченным на это лицом. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего уведомление, личная подпись и ее расшифровка.

ДВИЖЕНИЕ ДОКУМЕНТА

Для всех документов, требующих учета, исполнения и использования в справочных целях, обязательна регистрация. Так называется запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 № 28).

Уведомления регистрируются в день подписания. Регистрационные формы разрабатываются работодателем. Для регистрации уведомлений обычно используют:
1. Журнал, предназначенный для регистрации исходящих документов (для уведомлений, оформленных на бланке письма и направляемых в другие организации и физическим лицам).

2. Журнал, предназначенный для регистрации внутренних документов (для уведомлений, направляемых работникам организации). Это может быть журнал регистрации нескольких видов внутренних документов или форма, предназначенная только для регистрации уведомлений, адресованных работникам.

После регистрации уведомление, направляемое в организации или физическому лицу, отправляется адресату. Это можно сделать различными способами: по почте, по факсу, по электронной почте. Почтовые отправления сортируют, упаковывают, оформляют и сдают в отделение связи.

Работник должен быть ознакомлен с содержанием уведомления. Письменным подтверждением факта доведения уведомления до сведения работника служит виза ознакомления. Она начинается словами «С уведомлением ознакомлен» и включает наименование должности работника, его личную подпись, ее расшифровку и дату.

Уведомления, адресованные работникам, составляются, как правило, в двух экземплярах. Это позволяет вручить один экземпляр работнику, о чем в визе ознакомления делается соответствующая отметка: «Экземпляр уведомления получил».

В визе ознакомления работник может также отразить свое решение по существу информации, изложенной в уведомлении. Такое оформление письменного согласия работника (приложение 4) или его отказа (приложение 6) значительно упрощает различные кадровые процедуры, поскольку не требует оформления дополнительных документов.

Исполненные документы, в т. ч. уведомления, оформляются для последующего хранения. Заверенная копия уведомления, отправленного по почте, подшивается в дело (приложение 10) . Если уведомление было составлено в двух экземплярах, в дело подшивается экземпляр работодателя (с отметкой работника о получении им своего экземпляра).

Как правильно написать уведомление образец

Документ: уведомление


Между тем в отдельных случаях представителю работодателя предписывается направить уведомление о чем-либо определенным лицам или получить такое уведомление. КОГДА СОЗДАЕМ УВЕДОМЛЕНИЕ? Основной вопрос, который возникает у работников кадровой службы: в каких ситуациях необходимо письменно уведомлять работников или других лиц, а когда достаточно их информировать устно? Словарь кадровика Уведомить – то же, что известить.

Известить – сообщить кому-нибудь, довести что-нибудь до чьего-нибудь сведения. Уведомление – документ, которым уведомляют о чем-нибудь. Словарь русского языка С. И. Ожегова Уведомление – документ, письмо, содержащее извещение о чем-нибудь.

Толковый словарь русского языка под ред. Д. Н. Ушакова Уведомление — письменное или устное сообщение, извещение о чем-либо; документ, которым уведомляют о чем-либо. Большой бухгалтерский словарь Уведомление — официальная информация, извещение, направленное одним физическим или юридическим лицом другому лицу.

Советы эксперта по составлению правильного образца уведомления

В связи с этим очень важно понимать их правильное оформление.

Независимо от типа необходимо уметь составлять уведомление, придерживаясь следующих общепринятых правил:

  • Наличие адреса и других основных данных того, кто отправляет письмо.
  • При необходимости использования приложений, о них необходимо указать в самом уведомлении.
  • Используется бланк компании.
  • Собственно информационный текст.
  • Заголовок, который расшифровывает содержание. Например, уведомление об отключении электроэнергии, уведомление о взыскании задолженности и т.д.
  • Дата, номер документа. Это служит основанием к при направлении уведомления в другую организацию.
  • Подпись руководителя, иногда нужна печать.
  • Название и справочные данные. Среди них: юридический адрес, .

Указанные выше общие нюансы работают для любого типа делового письма, но в отношении уведомления есть свои особенности — необходимо название.

Уведомления

В службу занятости нужно отправлять уведомление о ликвидации компании, в налоговый орган – о приеме на работу нерезиденту. Уведомление в письменном виде обязательно составляется в этих обстоятельствах:

  1. Требуется зафиксировать отказ сотрудника.
  2. Требуется уведомить сотрудника об изменении трудовых условий.
  3. Нужно получить согласие работника об изменении трудовых условий.

Уведомление составляется в свободной форме. Однако рекомендуется разработать собственные правила оформления и зафиксировать их в локальных актах.

К примеру, их можно отразить в инструкции по делопроизводству. Правила составления уведомления зависят от того, кто является его получателем:

  1. Внешние пользователи. К примеру, это могут быть контрагенты, ЮЛ, госорганы и лица, которые не работают в компании. Для составления уведомления используется общий бланк для письма. В документе могут присутствовать таблицы.

Как правильно написать уведомление (образец): виды и правила составления

Перед этим следует изучить всю актуальную информацию по созданию оного.Среди основных видов уведомлений выделяют:

    о расторжении договора/соглашения;налоговые;об изменении договора;о задолженностях;об оказании услуг;информационные.

Это далеко не все типы изучаемого документа.

Но именно они встречаются на практике чаще всего.

Есть еще один момент, на который рекомендуется обратить внимание.Как правильно написать уведомление? Образец данной бумаги будет представлен несколько позже.

Для начала граждане должны знать о том, что существует несколько типов писем. Они различаются по целям. И среди них можно отыскать уведомления. Чем они отличаются от иных бумаг, которые присылаются населению?Среди современной документации выделяют:Извещения.

Их цель — сообщить о проведении/происхождении чего-либо.

Образец уведомительного письма

Письмо обязательно должно содержать следующую информацию:

  1. текст письма;
  2. дата отправки (для юридических лиц обязательно указание регистрационного номера исходящей корреспонденции);
  3. получатель и его реквизиты;
  4. отправитель и его реквизиты;
  5. в конце письма (от юридического лица) указывают фамилию и телефон исполнителя.

Письма от имени предприятий подписывает обычно руководитель или лица, которые отвечают за соответствующее направление деятельности (финансовый директор, главный инженер и так далее).Заголовок письма «уведомление» не является обязательным, но в тексте должны присутствовать формулировки, указывающие на его характер.

Читайте также:  Кто такой донор, и как им стать? Как сдать кровь за деньги: особенности, правила, подготовка

При необходимости к письму прилагаются необходимые документы

Образец уведомительного письма различных типов

Так письма для уведомления включают в себя информацию только относительно того, что будет ценно для адресата.

Письма-уведомления имеют следующие особенности:названием такого документа может быть только «Уведомление»

основная часть письма разделяется на две части: причина составления и выводы или предложенияприкладываются документы, которые необходимы для обоснования текста уведомления, указание

Образец уведомления о сокращении должности

Если таких вакансий нет или же работник в письменном виде отказался от предложенных ему вариантов, тогда происходит процедура увольнения. Предварительно о ней должен быть извещен профсоюзный комитет (если таковой имеется на предприятии) и центр занятости населения.

По закону уведомление об увольнении в связи с сокращением должности должно быть передано работнику как минимум за два месяца до даты сокращения.

При этом сотрудник обязан расписаться о том, что уведомление получено.

Если сроки отправки уведомления будут нарушены, то в будущем работник может оспорить свое увольнение, и суд наверняка примет его сторону. Следует отметить, что если увольняется сразу большое количество персонала, что определяется в зависимости от сферы или местности, в которой осуществляет деятельность компания, работодатель обязан известить сотрудников за три месяца до даты увольнения (равнозначной вступлению в силу нового штатного расписания).

Как правильно написать уведомление образец

Уведомление в Роспотребнадзор «забыли» отправить – штраф.

В статьях, посвященных отдельным видам уведомлений, можно узнать не только, какими нормативными правовыми актами предусмотрена форма того или иного уведомления, но и ответственность за несоблюдение такой формы или сроках подачи. Актуальная информация о порядке составления уведомлений пригодится не только юридическим лицам, индивидуальным предпринимателям и их работникам, работодателям – физическим лицам. Но и гражданам, которые столкнулись с необходимостью обращения в суд за защитой нарушенных прав.

Например, по трудовым искам.

Если обязательность направления уведомлений законом не предусмотрена, необходимость документа определяется составителем и зависит от жизненных обстоятельств.

Как правильно написать уведомление: правила оформления

Она закреплена в статье 19.7.5-1 КоАП РФ.

Если гражданин не согласен, то вопрос решается в судебном порядке.Существует несколько основных видов уведомлений. К ним отнесены:

  • налоговые;
  • о наличии долга;
  • информационные.
  • прекращение действия соглашения;
  • внесение изменений в договор;

Перечисленные виды – это те, которые встречаются на практике чаще остальных.

На самом деле их больше.Когда закон не предусматривает обязательного направления уведомлений, стороны могут самостоятельно указать этот момент в соглашении.

Как правильно написать и ответить на уведомление: правила, образец

Кроме того, «тело» письма условно разделяется на два блока: вначале прописывается причина, которая подвигла автора на его написание, а затем излагаются выводы и предложения.

Очень часто уведомление сопровождается дополнениями, которые тщательно перечисляются с указанием прилагаемых экземпляров и количеством страниц в них в конце документа под термином «Приложения».

Примером таких приложений могут быть следующие документы: «Приложение: приказ № 2 от 03.07.2020 г. «Про предоставление очередного оплачиваемого отпуска водителю Петрову В.К.» на 1 л., 1 экз.».

  • Как и любое информационное письмо, уведомление подписывается руководителем, а ниже, в левом углу, прописывается составитель документа и его контакты.
    1. «Тело» уведомления, или другими словами – его основной текст, как вы, наверное, уже догадались, в каждом конкретном случае будет существенно отличаться.

    Как написать письмо уведомление

    • письма-подтверждения;
    • письма-просьбы;
    • письма-требования;
    • письма-уведомления.

    В группу писем-уведомлений также входят и письма-извещения.

    Целью их составления является оповещение адресата о наступлении какого-либо события, приближении срока исполнения обязательств, предупреждение о чем-либо. Таким письмом уведомляют о принимаемых отправителем решениях, которые так или иначе могут коснуться адресата. Письмо-уведомление является обязательной составляющей деловой переписки — хорошим тоном и данью вежливости.

    Совсем не обязательно что при этом отправитель сомневается в том, что адресат забыл или не хочет выполнять принятые на себя обязательства, но это предупредительная мера, которая позволит избежать форс-мажора или аврала, если выяснится, что по какой-либо причине адресат все-таки выпустил из виду наступление какого-либо события.

    Как написать письмо уведомление

    Например, это может быть разъяснение о применении нормативных актов, передаваемое из вышестоящего органа в подчиненные структуры, о расторжении договора, и т.д. Однако, несмотря на свой информационный характер, данные письма являются важными документами, а потому требуют грамотного составления.

    Виды и основные правила составления

    Информационные письма составляются в произвольной форме, но по общим для всех правилам:

    1. к самому письму в качестве пояснений прикладывают различные приложения;
    2. оформляются обязательно на бланке организации;
    3. как правило, письмо подписывает руководитель компании-отправителя.

    Кроме того, информационное письмо должно содержать ряд обязательных реквизитов:

    Правильный образец письма-извещения

    Бланк представляет собой лист бумаги, чаще всего формата А4, на котором в правом углу расположено обращение — кому адресовано письмо, в левом верхнем углу ставится штамп.

    Текст самого извещения принято располагать в середине бланка. А в самом низу обычно ставят подписи, оставляют контактные данные: ФИО, телефон и адрес организации. Если руководителей у фирмы несколько, то подписей будет несколько.

    Если мероприятие организовано группой компаний, то подписи каждого руководителя должны быть в письме. Такие письма рассылаются широкому кругу лиц, среди которых могут быть как физические лица, так и юридические компании. Текст извещений для компаний и организаций принято начинать с глагола действия в форме первого лица в единственном или множественном числе.

    Документ: уведомление

    По состоянию на: 28.04.2010
    Журнал: Справочник кадровика
    Год: 2010
    Автор: Андреева Валентина Ивановна
    Тема: По инициативе работодателя, По иным основаниям, Временный перевод на другую работу, Постоянный перевод на другую работу, Изменение условий трудового договора, Оплата труда
    Рубрика: Кадровое делопроизводство

    Нередко у сотрудников отдела кадров возникает необходимость предоставить информацию как работникам компании, так и третьим лицам. Причем в большинстве случаев желательно иметь возможность подтвердить, что обязанность по предоставлению информации выполнена. Помочь в этом может документ – уведомление. Несмотря на то, что его создание трудовым законодательством не предусмотрено, кадровикам этот документ хорошо знаком. Давайте рассмотрим, в каких ситуациях целесообразно создавать уведомление и каковы основные правила его оформления.

    Что такое уведомление, закон прямо не объясняет. Между тем в отдельных случаях представителю работодателя предписывается направить уведомление о чем-либо определенным лицам или получить такое уведомление.

    КОГДА СОЗДАЕМ УВЕДОМЛЕНИЕ?

    Основной вопрос, который возникает у работников кадровой службы: в каких ситуациях необходимо письменно уведомлять работников или других лиц, а когда достаточно их информировать устно?

    Словарь кадровика

    Уведомить – то же, что известить. Известить – сообщить кому-нибудь, довести что-нибудь до чьего-нибудь сведения. Уведомление – документ, которым уведомляют о чем-нибудь.

    Словарь русского языка С. И. Ожегова

    Уведомление – документ, письмо, содержащее извещение о чем-нибудь.

    Толковый словарь русского языка под ред. Д. Н. Ушакова

    Уведомление – письменное или устное сообщение, извещение о чем-либо; документ, которым уведомляют о чем-либо.

    Большой бухгалтерский словарь

    Уведомление – официальная информация, извещение, направленное одним физическим или юридическим лицом другому лицу.

    Определим основные случаи, когда работники кадровой службы оформляют уведомления.

    Случай первый. Уведомление создается, когда в Трудовом кодексе РФ закреплена обязанность работодателя предоставить определенную информацию работнику, выборному органу первичной профсоюзной организации или другому лицу. При этом в ТК РФ использовано несколько обозначений для случаев, в которых требуется оформить уведомление. Так, работодатель в определенных ситуациях должен «уведомить», «сообщить», «известить», «предупредить» о чем-либо работника или другое лицо, причем ссылка на письменный вид оформления таких действий сделана в законе не всегда. Обязанности работодателя, предусмотренные ТК РФ, а также содержание уведомлений приведены в таблице 1.

    Обратите внимание: отдельные нормы Кодекса прямо предписывают уведомлять работника о чем-либо «под роспись». Очевидно, что в этих случаях, а также когда ТК РФ предусматривает «письменное уведомление», «письменное сообщение», «письменное извещение» и «письменное предупреждение», оформление соответствующего документа обязательно. В остальных случаях ссылки на письменную форму уведомлений нет, но на практике работники кадровой службы предпочитают информировать работников или других лиц письменно, чтобы у работодателя имелось документальное подтверждение выполнения его обязанностей.

    Случай второй. Обязанности работодателя направлять определенную информацию в органы государственной власти или в органы местного самоуправления предусмотрены федеральными законами. Основные случаи, в которых от работодателя требуется письменно уведомить о чем-либо соответствующие организации, приведены в таблице 2.

    Случай третий. Уведомления могут направляться работникам и в тех случаях, когда в течение трудовых отношений возникают ситуации, разрешаемые «с согласия работника» или «по соглашению сторон» трудового договора.

    В статье «Документ: заявление» мы отмечали, что в подобных случаях работнику не требуется оформлять заявление, поскольку речь не идет о просьбе работника на совершение работодателем каких-либо действий. Сторонами трудовых отношений должно быть зафиксировано согласие работника на что-либо или соглашение сторон, и это может быть сделано следующим образом.

    В большинстве случаев Трудовой кодекс РФ требует, чтобы согласие работника было выражено в письменной форме

    1. Необходимо уведомить работника о возможности или о необходимости совершения определенных действий, как правило, направленных на изменение условий, определенных сторонами трудового договора;

    2. Получить согласие работника на такое изменение (или зафиксировать отказ работника).

    Ситуации, в которых требуется получить согласие работника, а также содержание уведомлений перечислены в таблицах 3 и 4.

    Желательно, чтобы случаи создания и правила оформления уведомлений, направляемых работникам и другим лицам, были зафиксированы работодателем на локальном уровне, например в Инструкции по кадровому делопроизводству (приложение 1).

    ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ УВЕДОМЛЕНИЙ

    Уведомления, оформляемые работниками кадровой службы, можно разделить на две группы.

    Уведомления, направляемые юридическим лицам и гражданам, не работающим в организации

    Такие уведомления оформляются на бланке письма. Правила оформления служебных писем мы рассмотрели в предыдущем номере «Справочника кадровика» , поэтому не будем на них останавливаться.

    Содержательная часть письма чаще всего представлена связным текстом, а при необходимости имеет форму таблицы. Для служебных писем возможно сочетание текстовых и табличных форм изложения содержания (приложение 2).

    Уведомления могут оформляться также на стандартном листе бумаги и направляться адресату с сопроводительным письмом (приложение 3). Такой способ оформления чаще всего применяется тогда, когда существует обязательная или рекомендуемая форма направления сведений.

    Уведомления, направляемые работникам организации

    Для оформления таких уведомлений работодателем может быть разработан бланк уведомления, который содержит реквизиты: наименование организации и наименование вида документа.

    Наименование организации указывается в бланке письма в строгом соответствии с наименованием, закрепленным в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке. При наличии сокращенного наименования организации сначала указывается полное наименование, а затем, ниже или за ним, сокращенное (в скобках).

    Наименование вида документа указывается на всех служебных документах, кроме писем. Наименование вида документа пишется после наименования организации прописными буквами, например: УВЕДОМЛЕНИЕ.

    В бланке уведомления обозначаются места расположения переменных реквизитов: дата документа и его регистрационный номер.

    Как правило, реквизиты бланка уведомления имеют угловое расположение.

    Дата уведомления показывает время его подписания. Дата подписания, а также даты, содержащиеся в тексте уведомления, оформляются цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: число, месяц, год. Число и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точкой, а год обозначается четырьмя цифрами, например: 15.03.2010. После написания даты цифровым способом не ставится буква «г» с точкой или просто точка, за исключением случая, когда датой заканчивается предложение.

    Допускается и словесно-цифровой способ оформления даты, при котором после цифр, обозначающих год, обязательно пишется буква «г» с точкой или слово «год», например: 15 марта 2010 г. или 15 марта 2010 года.

    Регистрационный номер – это цифровое или буквенное обозначение, присваиваемое каждому исходящему (отправляемому), внутреннему и входящему (поступившему) документу при его регистрации. Регистрация документов ведется в соответствии с принятой в организации системой индексации, основу которой составляет порядковый номер документа. В зависимости от вида документа к порядковому номеру могут добавляться и другие составные части. Например, при регистрации уведомлений может применяться буквенно-цифровая индексация: 111-у.

    Уведомление содержит следующие реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.

    Адресат. Уведомление – внутренний документ, который адресуется работнику, работающему в организации. При угловом расположении реквизитов бланка уведомления в верхнем правом углу указываются: наименование структурного подразделения, где числится работник, наименование должности (профессии, специальности), его фамилия и инициалы (в дательном падеже).

    Напомним, что в уведомлениях, оформляемых на бланке письма, сведения об адресате заполняются по другим правилам.

    Для быстрого и точного восприятия сведений, включенных в документ, принято кратко формулировать его содержание в виде заголовка к тексту. Заголовок должен быть кратким и точно передающим содержание текста документа. Заголовок грамматически согласовывается с наименованием вида документа и в уведомлениях обычно начинается с предлога «о» или «об».

    Текст уведомления содержит информацию о трудовых отношениях, которую необходимо предоставить работнику в определенных законом случаях. Особенности содержания некоторых уведомлений, оформляемых работниками кадровой службы, представлены в таблице 4.

    Уведомление должно быть подписано руководителем организации или иным уполномоченным на это лицом. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего уведомление, личная подпись и ее расшифровка.

    Читайте также:  Что такое матрица планирования Эйзенхауэра: суть, лучший метод расстановки приоритетов по критериям

    ДВИЖЕНИЕ ДОКУМЕНТА

    Для всех документов, требующих учета, исполнения и использования в справочных целях, обязательна регистрация. Так называется запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 № 28).

    Уведомления регистрируются в день подписания. Регистрационные формы разрабатываются работодателем. Для регистрации уведомлений обычно используют:
    1. Журнал, предназначенный для регистрации исходящих документов (для уведомлений, оформленных на бланке письма и направляемых в другие организации и физическим лицам).

    2. Журнал, предназначенный для регистрации внутренних документов (для уведомлений, направляемых работникам организации). Это может быть журнал регистрации нескольких видов внутренних документов или форма, предназначенная только для регистрации уведомлений, адресованных работникам.

    После регистрации уведомление, направляемое в организации или физическому лицу, отправляется адресату. Это можно сделать различными способами: по почте, по факсу, по электронной почте. Почтовые отправления сортируют, упаковывают, оформляют и сдают в отделение связи.

    Работник должен быть ознакомлен с содержанием уведомления. Письменным подтверждением факта доведения уведомления до сведения работника служит виза ознакомления. Она начинается словами «С уведомлением ознакомлен» и включает наименование должности работника, его личную подпись, ее расшифровку и дату.

    Уведомления, адресованные работникам, составляются, как правило, в двух экземплярах. Это позволяет вручить один экземпляр работнику, о чем в визе ознакомления делается соответствующая отметка: «Экземпляр уведомления получил».

    В визе ознакомления работник может также отразить свое решение по существу информации, изложенной в уведомлении. Такое оформление письменного согласия работника (приложение 4) или его отказа (приложение 6) значительно упрощает различные кадровые процедуры, поскольку не требует оформления дополнительных документов.

    Исполненные документы, в т. ч. уведомления, оформляются для последующего хранения. Заверенная копия уведомления, отправленного по почте, подшивается в дело (приложение 10) . Если уведомление было составлено в двух экземплярах, в дело подшивается экземпляр работодателя (с отметкой работника о получении им своего экземпляра).

    Как правильно написать уведомление

    Так же пишите нам в онлайн-чат или форму на сайте

    При обращении в государственные органы, необходимо уметь составлять грамотно документы (обращения, уведомления, заявления), только в этом случае они будут приняты сотрудниками госучреждений, будут обладать юридической силой.

    Как составлять правильно уведомления? Что брать за основу? Какие виды бывают, чем отличаются? Вся информация предоставлена в статье.

    В каких случаях пишется уведомление?

    Уведомление составляют в соответствии с определенным законом. Не составлено, направлено во время уведомление о внесении изменений в трудовой договор – грозит штрафом от трудовой инспекции предприятию при проверке. Не уведомили иностранца об условиях работы – штраф гарантирован. Не отправили во время уведомление в соответствующую инстанцию о проверке – штраф.

    В законе об уведомлении прописана юридическая сила, каким правовым актом предусматривается его форма, какая ответственность грозит за несоблюдение требований, сроков подачи.

    Как правильно составить уведомление – информация, которая будет полезной не только работодателям, ИП, кадровым работникам предприятий, организаций, сотрудников на госслужбе, но и обычным гражданам/физическим лицам.

    Особенно, это важно при обращении граждан в судебные инстанции, например, при нарушении их прав. Правильно оформленный документ, может оказаться решающим пунктом для вынесения приговора в суде, его обжалования.

    Какие виды уведомлений бывают?

    Основные виды уведомлений:

    • об имеющейся задолженности;
    • оказание различных услуг;
    • на расторжение договоров/соглашений;
    • с налоговой службы;
    • о внесении изменения в договор, соглашение;
    • об изменении арендной платы;
    • отказы на предоставление услуг, возврат средств;
    • несущие полезную информацию.

    На практике можно встретить другие виды уведомлений, но перечисленные выше встречаются чаще всего в повседневной жизни.

    Юридическая сила

    В разных случаях уведомление оформляется по-разному, зависит от темы. Если юридическое значение в возникшей определенной ситуации не определяется законами, документ составляется в произвольной форме.

    Если документ должен иметь юридическую силу, будет представляться в суде, как письменное доказательство, то он должен содержать:

      1) адрес получателя (кого уведомляют);
      2) адрес отправителя (кто составляет, отправляет);
      3) причину, со ссылками на законы, правовые документы, договора, соглашения;
      4) дату составления, подпись составителя, при необходимости количество листов в приложении.

    Примечание! Вручаться такие письма могут лично, с подписью получившего в копии документа или заказными письмами по почте России. Письмо должно быть заказным, с описью, обратным уведомлением о вручении.

    Как составить правильно?

    Составление документа должно основываться на следующих правилах:

    • В правом верхнем углу пишется: кому, от кого;
    • Посередине обязательно прописать «Уведомление». Ниже указывается причина составления документа. Например: «Уведомление об изменении трудового соглашения»;
    • Далее идет основная часть текста, которая делится на 2 обязательные части. В 1части – описывают причину уведомления. Во 2 – доказательные документы, ссылки на законы, статьи;
    • Если есть приложение на нескольких листах, то оно оформляется отдельным списком, под общим текстом, с перечислением всех листов, по названию, их форматов.

    Пример: Приложение:
    1. …;
    2. …

    В конце с правой стороны листа, обязательна подпись с расшифровкой ФИО, должность, дата составления.

    Кроме действующих общих правил, в зависимости от темы уведомления, есть нюансы при оформлении, которых необходимо придерживаться, чтобы документ имел юридическую силу, мог быть представлен в качестве доказательства в суде.

    Образец составления уведомительного письма

    Официально составленное уведомление, чтобы в будущем оно имело юридическую силу, должно быть таким:
    Если с организации, госучреждения на фирменном бланке.

    Адресат (название организации, должность, ФИО полностью, в случае с физическим лицом, просто фамилию, имя, отчество)
    Адрес (регистрации, проживания, юридический)
    От кого (ФИО, адрес)
    Зарегистрированный исходящий номер (если документ составлен в организации, предприятии, госучреждении), дата отправки.

    Уведомление

    Причина составления с указанием ссылок на действующие законы РФ, правила предприятия, пункты трудового/кредитного/арендного договора, судебного решения, т.п.

    Если есть приложение.

    Приложение:
    1. Название, количество листов;
    2. …
    Каждый лист приложения должен быть прописан отдельно.
    Должность составителя, ФИО, подпись, расшифровка, дата составления, круглая печать.

    При регистрации входящего письма в организации, ему присваивается индивидуальный входящий номер с указанием даты получения.

    Уведомительное письмо, ответ на него составляются в определенные сроки, которые прописаны в действующих законах страны, для каждого случая время рассмотрения свое.

    Копия отправленного уведомления должна остаться в месте адресата, чтобы в дальнейшем доказать факт отправки документа.

    Примечание! Официальные документы должны составляться с соблюдением полей. Левое поле должно быть больше остальных, чтобы письмо было удобно подшить – 3 см, с остальных сторон по 2 см. Перенос слов не допускается.

    Нюансы составления в зависимости от ситуации. Образцы уведомлений
    Каждая тема уведомительного письма имеет свои правила оформления, которых необходимо придерживаться, чтобы избежать опровержения документа, в случае судебных разбирательств.

    О долгах

    Документ должен иметь:

    • адресат организации, которой должны денег;
    • письмо должно быть передано под роспись должника лично ему в руки, отправлено почтой заказным письмом с обратным уведомлением;
    • дата отправки должна совпадать с первым днем окончания срок погашения кредитных денег;
    • акт сверки оформляется как приложение к уведомлению.

    Об изменении договора

    Работодатель в соответствии с трудовым кодексом РФ обязан за 2 месяца уведомить работника об изменении условий договора.

    Допускается только письменная форма, с личным вручением под подпись.
    Документ должен содержать:

      1) Причины внесения изменения (обычно указывается номер приказа);
      2) Что меняется.

    Далее оформляется письменное соглашение к заключенному трудовому договору, если работник согласен на новые условия. Если нет, работодатели обязаны предложить другие вакансии или увольнение.

    Документ распечатывается в 2-х экземплярах, один из которых остается у работодателя, другой выдается работнику под личную роспись.

    Об оказании услуг

    Документ об оказании/отключении (приостановлении) при наличии задолженности услуг оформляется по описанной схеме выше по тексту.

    В него должны быть обязательно включено: полное наименование организации, причина составления уведомительного письма со ссылками на приказы, законы, подпись, печать, дата.
    Выдается под личную подпись адресата.
    Вручается лично или отправляется по почте заказным письмом за 1-2 месяца до вступления в действие.

    Налоговые

    Письма с налоговой инспекции приходят каждому гражданину страны в конце года, у которого есть в собственности недвижимое имущество (квартира, дом, дача), автомобиль.
    Они содержат:

    • адрес, ФИО налогоплательщика;
    • описание назначенного налога, его сумма, время уплаты;
    • в приложении: квитанции для оплаты;
    • обратный адрес.

    Отправляются такие «письма счастья» через почту России заказным письмом, которое выдается под личную подпись получаемого.

    Информационные

    Подобный документ, содержит информацию, которая может быть важной для получателя. Оформляется, как описанные выше уведомления (адрес получателя, отправителя, причина составления, подпись составителя, дата, печать).

    О расторжении договора

    Уведомление о расторжении договора направляется получателю за 3 дня до окончания срока действия. В противном случае сотрудник будет дальше выполнять свою работу, обязанности, не зная об увольнении.

    Законодательно требования по оформлению данного документа не прописаны.
    Его необходимо составить в 2-х экземплярах, один из которых вручается сотруднику организации.
    Документ должен быть оформлен на бланке компании. Вручаться может лично или через почту.
    Вторая копия остается у работодателя в отделе кадров с пометкой о вручении.

    Судебное уведомление

    Судебные уведомления – информативное письмо с заседания суда (о принятии решения по заявлению, иску, жалобы). Они обязательны к отправлению получателю по ст.364 Гражданского кодекса РФ. Не выполнение требований кодекса, может служить причиной отмены вынесенного судебного решения.
    Содержат приложения: копию решения суда, исковых заявлений, т.п.
    Обычно отправляются почтой, факсом, телеграммой.

    Если гражданин, которому необходимо вручить судебное уведомление, зарегистрирован по одному адресу, а проживает по-другому, то оно может прийти на место его работы. Суд может сам запросить, отыскать место жительства получателя.

    Должно выдаваться под личную подпись, по предоставлению документа, удостоверяющего личность. Обычно почтальоны, отдают подобные письма под роспись родственников, сожителей, друзей. Подобное действие можно использовать в качестве доказательного факта о вручении.
    Данный вид уведомления хранится 1 неделю, по истечению срока оно отправляется отправителю.

    Письмо-отказ

    Документ отсылается в качестве ответного письма на запрашиваемую услугу, по обратному адресату. Оформляется как обычное уведомление. В качестве основного текста, указывается причина отказа на полученный запрос, что не хватает, ссылки на законы, требования, пишется номер полученного письма, какие документы нужно предоставить для получения положительного ответа.
    Отправляется почтой заказным документом.

    Как написать ответ

    Если на полученное уведомление, требуется оформить ответ, то его следует писать с соблюдением, следующих требований:

    • в верхнем правом углу указывается: адресат, отправитель с указанием ФИО, должностей, названий организаций;
    • указывается ссылка на полученное уведомительное письмо с указанием номера, названия, даты составления, после чего пишется ответ;
    • ответ можно начать словами: «В ответ на полученное уведомление…»; «Благодарю за Ваше письмо…»;
    • в случае отказа, несогласием на полученное письмо, необходимо указать причину;
    • при необходимости, вкладывается приложение, с перечислением количества листов, их названием, форматов;
    • после основной части, ставится подпись отправителя, дата составления.

    Отправлять адресату следует заказным письмом с уведомлением о вручении, чтобы обезопасить себя от штрафных санкций по неполучению ответа или вручить ответ лично в руки.
    Нельзя забывать о дате составления, отправке, указании точного адреса, фамилии, инициалов получателя, чтобы письмо не вернулось к составителю.

    Не стоит забывать о копиях. Одна вручается адресату, другая с подписью о вручении остается у составителя.

    Вывод

    Составление уведомления – не такой сложный процесс, как казалось. Это стандартный документ, правильное формирование которого, поможет в будущем избежать неприятностей, помочь в судебном разбирательстве, предстать в качестве доказательного элемента. На практике подобные бумаги встречаются часто. Перед их составлением нужно тщательно продумать его основную часть, остальное не вызовет никаких затруднений.

    • Для жителей Москвы и МО :
    • Другие регионы России :

    Так же пишите нам в онлайн-чат или форму на сайте

    Правильно оформленный документ – в нашем современном мире, грозное доказательное оружие. Слова играют меньшую роль, чем подписанная, составленная по всем правилам, законам страны «бумажка».
    Поэтому каждый гражданин должен стараться как можно больше изучать законы государства, в котором он проживает, так как «незнание закона не освобождает от ответственности».

    Как правильно написать уведомление образец

    Документ: уведомление


    Между тем в отдельных случаях представителю работодателя предписывается направить уведомление о чем-либо определенным лицам или получить такое уведомление. КОГДА СОЗДАЕМ УВЕДОМЛЕНИЕ? Основной вопрос, который возникает у работников кадровой службы: в каких ситуациях необходимо письменно уведомлять работников или других лиц, а когда достаточно их информировать устно? Словарь кадровика Уведомить – то же, что известить.

    Известить – сообщить кому-нибудь, довести что-нибудь до чьего-нибудь сведения. Уведомление – документ, которым уведомляют о чем-нибудь. Словарь русского языка С. И. Ожегова Уведомление – документ, письмо, содержащее извещение о чем-нибудь.

    Толковый словарь русского языка под ред. Д. Н. Ушакова Уведомление — письменное или устное сообщение, извещение о чем-либо; документ, которым уведомляют о чем-либо. Большой бухгалтерский словарь Уведомление — официальная информация, извещение, направленное одним физическим или юридическим лицом другому лицу.

    Советы эксперта по составлению правильного образца уведомления

    В связи с этим очень важно понимать их правильное оформление.

    Независимо от типа необходимо уметь составлять уведомление, придерживаясь следующих общепринятых правил:

    • Наличие адреса и других основных данных того, кто отправляет письмо.
    • При необходимости использования приложений, о них необходимо указать в самом уведомлении.
    • Используется бланк компании.
    • Собственно информационный текст.
    • Заголовок, который расшифровывает содержание. Например, уведомление об отключении электроэнергии, уведомление о взыскании задолженности и т.д.
    • Дата, номер документа. Это служит основанием к при направлении уведомления в другую организацию.
    • Подпись руководителя, иногда нужна печать.
    • Название и справочные данные. Среди них: юридический адрес, .
    Читайте также:  Какова норма потребления горячей и холодной воды на человека в месяц без счетчика в 2020 году?

    Указанные выше общие нюансы работают для любого типа делового письма, но в отношении уведомления есть свои особенности — необходимо название.

    Уведомления

    В службу занятости нужно отправлять уведомление о ликвидации компании, в налоговый орган – о приеме на работу нерезиденту. Уведомление в письменном виде обязательно составляется в этих обстоятельствах:

    1. Требуется зафиксировать отказ сотрудника.
    2. Требуется уведомить сотрудника об изменении трудовых условий.
    3. Нужно получить согласие работника об изменении трудовых условий.

    Уведомление составляется в свободной форме. Однако рекомендуется разработать собственные правила оформления и зафиксировать их в локальных актах.

    К примеру, их можно отразить в инструкции по делопроизводству. Правила составления уведомления зависят от того, кто является его получателем:

    1. Внешние пользователи. К примеру, это могут быть контрагенты, ЮЛ, госорганы и лица, которые не работают в компании. Для составления уведомления используется общий бланк для письма. В документе могут присутствовать таблицы.

    Как правильно написать уведомление (образец): виды и правила составления

    Перед этим следует изучить всю актуальную информацию по созданию оного.Среди основных видов уведомлений выделяют:

      о расторжении договора/соглашения;налоговые;об изменении договора;о задолженностях;об оказании услуг;информационные.

    Это далеко не все типы изучаемого документа.

    Но именно они встречаются на практике чаще всего.

    Есть еще один момент, на который рекомендуется обратить внимание.Как правильно написать уведомление? Образец данной бумаги будет представлен несколько позже.

    Для начала граждане должны знать о том, что существует несколько типов писем. Они различаются по целям. И среди них можно отыскать уведомления. Чем они отличаются от иных бумаг, которые присылаются населению?Среди современной документации выделяют:Извещения.

    Их цель — сообщить о проведении/происхождении чего-либо.

    Образец уведомительного письма

    Письмо обязательно должно содержать следующую информацию:

    1. текст письма;
    2. дата отправки (для юридических лиц обязательно указание регистрационного номера исходящей корреспонденции);
    3. получатель и его реквизиты;
    4. отправитель и его реквизиты;
    5. в конце письма (от юридического лица) указывают фамилию и телефон исполнителя.

    Письма от имени предприятий подписывает обычно руководитель или лица, которые отвечают за соответствующее направление деятельности (финансовый директор, главный инженер и так далее).Заголовок письма «уведомление» не является обязательным, но в тексте должны присутствовать формулировки, указывающие на его характер.

    При необходимости к письму прилагаются необходимые документы

    Образец уведомительного письма различных типов

    Так письма для уведомления включают в себя информацию только относительно того, что будет ценно для адресата.

    Письма-уведомления имеют следующие особенности:названием такого документа может быть только «Уведомление»

    основная часть письма разделяется на две части: причина составления и выводы или предложенияприкладываются документы, которые необходимы для обоснования текста уведомления, указание

    Образец уведомления о сокращении должности

    Если таких вакансий нет или же работник в письменном виде отказался от предложенных ему вариантов, тогда происходит процедура увольнения. Предварительно о ней должен быть извещен профсоюзный комитет (если таковой имеется на предприятии) и центр занятости населения.

    По закону уведомление об увольнении в связи с сокращением должности должно быть передано работнику как минимум за два месяца до даты сокращения.

    При этом сотрудник обязан расписаться о том, что уведомление получено.

    Если сроки отправки уведомления будут нарушены, то в будущем работник может оспорить свое увольнение, и суд наверняка примет его сторону. Следует отметить, что если увольняется сразу большое количество персонала, что определяется в зависимости от сферы или местности, в которой осуществляет деятельность компания, работодатель обязан известить сотрудников за три месяца до даты увольнения (равнозначной вступлению в силу нового штатного расписания).

    Как правильно написать уведомление образец

    Уведомление в Роспотребнадзор «забыли» отправить – штраф.

    В статьях, посвященных отдельным видам уведомлений, можно узнать не только, какими нормативными правовыми актами предусмотрена форма того или иного уведомления, но и ответственность за несоблюдение такой формы или сроках подачи. Актуальная информация о порядке составления уведомлений пригодится не только юридическим лицам, индивидуальным предпринимателям и их работникам, работодателям – физическим лицам. Но и гражданам, которые столкнулись с необходимостью обращения в суд за защитой нарушенных прав.

    Например, по трудовым искам.

    Если обязательность направления уведомлений законом не предусмотрена, необходимость документа определяется составителем и зависит от жизненных обстоятельств.

    Как правильно написать уведомление: правила оформления

    Она закреплена в статье 19.7.5-1 КоАП РФ.

    Если гражданин не согласен, то вопрос решается в судебном порядке.Существует несколько основных видов уведомлений. К ним отнесены:

    • налоговые;
    • о наличии долга;
    • информационные.
    • прекращение действия соглашения;
    • внесение изменений в договор;

    Перечисленные виды – это те, которые встречаются на практике чаще остальных.

    На самом деле их больше.Когда закон не предусматривает обязательного направления уведомлений, стороны могут самостоятельно указать этот момент в соглашении.

    Как правильно написать и ответить на уведомление: правила, образец

    Кроме того, «тело» письма условно разделяется на два блока: вначале прописывается причина, которая подвигла автора на его написание, а затем излагаются выводы и предложения.

    Очень часто уведомление сопровождается дополнениями, которые тщательно перечисляются с указанием прилагаемых экземпляров и количеством страниц в них в конце документа под термином «Приложения».

    Примером таких приложений могут быть следующие документы: «Приложение: приказ № 2 от 03.07.2020 г. «Про предоставление очередного оплачиваемого отпуска водителю Петрову В.К.» на 1 л., 1 экз.».

  • Как и любое информационное письмо, уведомление подписывается руководителем, а ниже, в левом углу, прописывается составитель документа и его контакты.
    1. «Тело» уведомления, или другими словами – его основной текст, как вы, наверное, уже догадались, в каждом конкретном случае будет существенно отличаться.

    Как написать письмо уведомление

    • письма-подтверждения;
    • письма-просьбы;
    • письма-требования;
    • письма-уведомления.

    В группу писем-уведомлений также входят и письма-извещения.

    Целью их составления является оповещение адресата о наступлении какого-либо события, приближении срока исполнения обязательств, предупреждение о чем-либо. Таким письмом уведомляют о принимаемых отправителем решениях, которые так или иначе могут коснуться адресата. Письмо-уведомление является обязательной составляющей деловой переписки — хорошим тоном и данью вежливости.

    Совсем не обязательно что при этом отправитель сомневается в том, что адресат забыл или не хочет выполнять принятые на себя обязательства, но это предупредительная мера, которая позволит избежать форс-мажора или аврала, если выяснится, что по какой-либо причине адресат все-таки выпустил из виду наступление какого-либо события.

    Как написать письмо уведомление

    Например, это может быть разъяснение о применении нормативных актов, передаваемое из вышестоящего органа в подчиненные структуры, о расторжении договора, и т.д. Однако, несмотря на свой информационный характер, данные письма являются важными документами, а потому требуют грамотного составления.

    Виды и основные правила составления

    Информационные письма составляются в произвольной форме, но по общим для всех правилам:

    1. к самому письму в качестве пояснений прикладывают различные приложения;
    2. оформляются обязательно на бланке организации;
    3. как правило, письмо подписывает руководитель компании-отправителя.

    Кроме того, информационное письмо должно содержать ряд обязательных реквизитов:

    Правильный образец письма-извещения

    Бланк представляет собой лист бумаги, чаще всего формата А4, на котором в правом углу расположено обращение — кому адресовано письмо, в левом верхнем углу ставится штамп.

    Текст самого извещения принято располагать в середине бланка. А в самом низу обычно ставят подписи, оставляют контактные данные: ФИО, телефон и адрес организации. Если руководителей у фирмы несколько, то подписей будет несколько.

    Если мероприятие организовано группой компаний, то подписи каждого руководителя должны быть в письме. Такие письма рассылаются широкому кругу лиц, среди которых могут быть как физические лица, так и юридические компании. Текст извещений для компаний и организаций принято начинать с глагола действия в форме первого лица в единственном или множественном числе.

    Как правильно составить ответ на запрос о предоставлении информации, образец письма

    Составление ответа на запрос информации является весьма распространённым видом делового письма, с которым неоднократно сталкивается каждый хозяйствующий субъект в ходе осуществления своей деятельности. Без знания основ делового письма невозможно деловое общение и правильное ведения переписки. В рамках данной статьи описан порядок и правила написания данного вида документа. Рассмотрены основные виды, оформление положительного и отрицательного ответа, а также приведен наглядный пример

    Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

    Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-47-92 . Это быстро и бесплатно !

    Когда требуется?

    Условно, можно выделить несколько наиболее распространенных ситуаций, когда встает необходимость в составлении письма-ответа:

    • В адрес государственных органов (например, при поступлении запроса от налоговой о предоставлении финансовой отчетности предприятия, отдельной информации о деятельности хозяйствующего субъекта и т.д.).
    • В адрес поставщиков (например, если поставщик письменно запросил уточненный список материалов, на которые оформляется заказ).
    • В адрес покупателей (например, при поступлении запроса о возможности осуществления поставки товара на определенную дату).
    • В адрес судебных органов (например, запрос судом конкретных доказательных документов).
    • В банковское учреждение (например, если банк запросил справку о деловой репутации из другого банка, обслуживающего организацию).
    • В адрес физического лица (например, в ответ на запрос информации о возможности устроиться на определенную должность в данную организацию) и др.

    Какие виды существуют и каковы их особенности?

    Все разновидности данного документа можно условно разделить на два вида:

    1. Положительный ответ на запрос информации – выражает согласие организации предоставить информацию, которая изначально запрашивалась.
    2. Отрицательный ответ – означает мотивированный отказ в предоставлении данных или отклонение предложения.

    Главная особенность, а также отличие данных разновидностей письма-ответа на запрос информации, кроется в его содержании.

    Так, составляя положительное письмо, необходимо дать максимально полный и исчерпывающий ответ на поставленный вопрос. В конечном итоге у обратившейся организации не должно оставаться вопросов по существу представленной информации.

    При составлении отрицательного ответа на запрос информации, в обязательном порядке необходимо аргументированно указать причину отказа в представлении данных или отклонения предложения.

    Как правильно оформить?

    Порядок составления ответа на запрос информации можно представить в виде пошаговой инструкции:

    1. Составление шапки документа. В левом верхнем углу необходимо указать полные реквизиты организации, от которой направляется ответ (наименование, ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП, адрес, контактный телефон, факс).
      В правом верхнем углу указывается имя должностного лица организации, в которую направляется документ. Как правило, документы составляются на имя генерального директора предприятия.
    2. Необходимо проставить номер и дату регистрации документа в журнале исходящей корреспонденции. По желанию можно также кратко указать тему письма. Однако данное требование не является обязательным.

  • Далее необходимо выразить обращение к представителю организации, в которую будет направлен ответ на запрос. Пример: «Уважаемый Иван Сергеевич!».
  • Составление «тела» документа. Содержание ответа будет отличаться в зависимости от его вида. При положительном ответе указывается:

    • реквизиты ранее направленного запроса (номер и дата регистрации), а также его основная суть (буквально пару слов);
    • информация по запросу.

    В случае отрицательного письма указываются:

    • реквизиты и содержание запроса (по аналогии с положительным письмом);
    • причина отклонения просьбы;
    • констатация отказа.
  • Приложения. Указываются в случае, если была запрошена какая-либо документации, которую предприятие готово представить.
  • Ставится подпись генерального директора организации или его представителя, а также печать юридического лица.
  • Как ответить?

    Положительно

    ООО «Силуэт» Генеральному директору

    г. Москва, ул. Ленина, д. 54 ООО «Стиль»

    тел. (095) 967-32-45, факс. (095) 957-23-11 Шинкарюк Е.С.

    ОКПО 2885678, ОГРН 1023678954746

    На № 01-19/678 от 10.12.17

    Уважаемый Евгений Сергеевич!

    В ответ на Ваш запрос от 10 декабря 2017 года № 01-19/678 о представлении расценок на новую коллекцию «Жемчужина», направляем в Ваш адрес уточненный прайс-лист (копия прилагается). Также рады сообщить Вам о том, что мы готовы предоставить скидки на отдельные наименования единиц коллекции (размер скидки зависит от объема закупок).

    Приложение на __5__ л.

    Генеральный директор ООО «Силуэт» Иванов П. Д.

    Отрицательно

    ООО «Эксим» Петровой Е. П.

    г. Москва, ул. Забелина, д. 36 г. Москва, ул. Ленина, д. 41. Кв. № 9

    тел. (095) 987-11-32, факс. (095) 934-56-51

    ОКПО 267459, ОГРН 103526384949

    На № 01-19/412 от 05.10.17

    Уважаемая Елена Павловна!

    В ответ на Ваш запрос от 11 октября 2017 года № 01-19/412 о возможности устроиться в нашу компанию на должность главного бухгалтера, сообщаю, что ООО «Эксим» отказывает Вам в заключении трудового договора в связи с несоответствием требованиям, предъявляемым к должности главного бухгалтера, а именно:

    • опыт работы в аналогичной должности не менее 5 лет;
    • ведение бухгалтерского учета в коммерческой организации.

    Указанные требования отражены в должностной инструкции главного бухгалтера № 21, утвержденной приказом генерального директора ООО «Эксим» от 15.01.10 г. № 45 «Об утверждении должностных инструкций».

    Генеральный директор ООО «Эксим» Голубев А.Ю.

    Подводя итог, следует отметить, что письмо — ответ на запрос информации должно соответствовать основным требованиям, предъявляемым к деловой переписке (деловой стиль изложения, краткость, точность, отсутствие размытых фраз). Кроме того, оно должно составляться на фирменном бланке организации (при его наличии).

    Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:

    +7 (499) 938-47-92 (Москва)
    +7 (812) 467-38-62 (Санкт-Петербург)

    Ссылка на основную публикацию