Дедлайн — что это такое: простыми словами. Как не пропустить дедлайн в тайм-менеджменте?

Что означает дедлайн? Полное определение понятия + практические рекомендации по использованию данного инструмента в работе

Приветствую вас, дорогой друг! Тема сегодняшней статьи — дедлайн. Наверняка вы уже сталкивались в своей жизни с этим понятием. Часто происходит так, что мы откладываем все “на потом” и на завтра, и вдруг наступает момент, когда начинают поджимать сроки и наступает дедлайн. В сегодняшней статье мы поговорим о том, что означает слово “дедлайн”, а также рассмотрим основы тайм-менеджмента и принципов планирования времени.

Содержание:

1. Определение понятия

Дедлайн (deadline англ.) — крайний срок (дата и/или время), к которому должна быть выполнена задача. Дословно дедлайн можно перевести, как мертвая (dead) линия (line). Часто это понятие встречается в работе проектных фирм или тех отраслях, где четко определены временные рамки подготовки тех или иных заданий.

В большинстве случаев понятие “дедлайн” вызывает негативные ассоциации, работа допоздна, ажиотаж и угроза получить от начальства выговор за нарушение сроков, а то и штраф. Хотя у данного понятия есть и положительные стороны. Психологи и специалисты в сфере тайм-менеджмента (о котором мы также поговорим в данной статье) считают, что в условиях жесткого дедлайна есть возможность более качественного выполнения поставленных задач и более полной концентрации на их реализации.

Знаете известную поговорку, гуляющую в последнее время в сети о том, что “Ленивые всё делают быстро. Чтобы поскорее отделаться от работы. И делают качественно. Чтобы потом не переделывать.” Она очень тесно, по моему мнению, связана с дедлайном, так как чем меньше мы или нам оставляют времени на выполнение задачи, и чем меньше этого времени остается для представления результата, тем концентрированней и внимательней мы будем, дабы отсечь вероятность допуска ошибок, на исправление которых уже не будет времени.

Надеюсь, что мне немного удалось раскрыть вам значение слова дедлайн.

2. Виды дедлайна

Различают три вида дедлайнов: мягкие, жесткие и супер-жесткие.

Мягкий дедлайн

Такой вид дедлайна еще называют “soft deadline”. По сути, его как бы нет, вы абсолютно не переживаете о том, решите ли вы задачу в указанный срок или нет. И даже если вы её не решите, особо ничего не изменится. Как правило, такая ситуация относится к второстепенным обязанностям сотрудника либо дополнительной нагрузке на него, за которую он либо не получает вознаграждение, либо не имеет мотивации для исполнения, либо по другим причинам.

Жесткий (твердый) дедлайн

Такой вид дедлайна еще называют “hard deadline”. Это означает, что представленное время для выполнения задачи на исходе, и вы должны предоставить тот результат, который есть у вас на данный период времени. То есть, даже если вы не достигли намеченной цели, промежуточный результат вы обязаны показать, а там уже на усмотрение руководства или ваше (если вы руководитель) сроки будут сдвинуты, но, как правило, ненадолго, или скорректирована конечная цель.

Супер-жесткий дедлайн

Из самого названия уже можно понять, что период наступления такого дедлайна, значит, что времени нет, и задача должна была быть выполнена “вчера”. Вот тут и начинаются бессонные рабочие ночи, привлечение коллег для помощи и так далее.

По опыту многих крупных бизнесменов именно в ситуации супер-жесткого дедлайна можно наблюдать, насколько сплочен коллектив, выявляются лидеры, а также наоборот наружу выходят скрытые конфликты.

Набирая команду или придя в уже готовый, сформировавшийся коллектив, новый руководитель может искусственно создать режим дедлайна, чтобы сразу понять настроение и отношения среди сотрудников.

Также, помимо представленных видов дедлайна, его можно различить, исходя из характера и направления работ. Он бывает: срочный, одноразовый, повторяющийся, поэтапный.

Срочный дедлайн

Часто такой дедлайн может потребовать очень больших трудозатрат за короткий промежуток времени, тем самым провоцируя стрессовую ситуацию. Согласно трактовке психологов срочный дедлайн зачастую наступает в результате ошибок в распределении времени.

Одноразовый дедлайн

Один из самых распространенных и простых типов дедлайна. Перед сотрудниками ставится задача и заранее оговаривается срок ее исполнения. Но есть и риски. Может случиться так, что требования заказчика не будут исполнены, но проверить данный факт уже можно будет только после сдачи проекта.

Повторяющийся дедлайн

Данный тип дедлайна носит регулярный характер и повторяется через определенный промежуток времени. Такой тип часто встречается в периодических изданиях и у подотчетных организаций.

Поэтапный дедлайн

Данный вид дедлайна один из самых “удобных”. Один большой проект разбивается на несколько этапов сдачи с заранее оговоренными сроками исполнения, что очень удобно при работе с большими объемами задач.

3. Положительные стороны дедлайна

Хотя многие из нас при упоминании данного понятия и представляют себе полное сумасшествие, ажиотаж, выговор от начальника или, еще хуже, увольнение, на самом деле не все так страшно и у дедлайна есть положительные стороны.

Выше в статье я уже упоминал о некоторых из них. Давайте теперь более подробно остановимся на плюсах.

1. Качество и точность исполнения поставленных задач

Выше мы уже говорили о том, что в условиях стресса человеческий мозг начинает рациональней мыслить, допускает меньше ошибок, чтобы потом не переделывать, так как времени на исправление может уже и не быть. Конечно, не у всех людей такой склад характера, но данный вывод, по мнению ученых, имеет место быть.

2. Вижу цель — не вижу препятствий

В условиях жесткого дедлайна человек настолько сконцентрирован на выполнении поставленной задачи, что ничто не может его отвлечь.

3. Возможность ускорить достижение долгосрочных целей

Чем быстрее мы достигнем маленьких промежуточных результатов, тем быстрее мы достигнем более высоких вершин.

4. Получение восторга от завершения задачи

Согласитесь, чем больше у нас работы, чем сильнее мы загружены в какой-то промежуток времени, тем сильнее “чувство выполненного долга”, эмоций от того, что цель достигнута, состояние эйфории. Ради таких чувств стоит и попахать.

Таким образом, можно сделать вывод, что дедлайн не такая уж и страшная вещь, а если еще и правильно использовать его в работе, можно достичь больших результатов за короткий промежуток времени.

Теперь давайте немного коснемся темы тайм-менеджмента.

4. Что такое тайм-менеджмент? Принцип Эйзенхаура

Конечно, данная тема настолько обширна, что одним пунктом в статье ее сложно охватить, поэтому сейчас мы лишь коснемся основ, а в следующих статьях более подробно рассмотрим все аспекты планирования времени.

Зачастую дедлайн случается из-за неправильного планирования времени, отсюда и выходит значение слова тайм-менеджемт (с англ. time (время) management (управлять)).

Существует масса различных способов и техник управления временем как личным, так и рабочим.

Данная, не побоюсь этого слова, наука позволяет человеку освоить способы и приемы решения задач и достижения целей. Для тайм-менеджмента очень значимы такие понятия, как планирование, постановка целей и задач, делегирование полномочий и действий, организация рабочего места и труда в целом, мониторинг, распределение и, самое главное, четкая расстановка приоритетов.

Раньше тайм-менеджент ассоциировали с бизнесом и работой, но сейчас его изучение актуально повсеместно.

Принцип Эйзенхаура

Одной из самых распространенных техник тайм-менеджмента является делегирование. Названа данная техника в честь 34-го президента США Дуайта Дэвида Эйзенхаура. Так как он был очень занятым человеком, он постоянно совершенствовал свое рабочее расписание и приводил в порядок отложенные дела. Результатом его работы над временем и стала знаменитая Матрица Эйзенхаура.

Суть ее заключается в том, чтобы отличить срочные дела от важных, а также отбросить выполнение побочных задач, которые не приносят никакой пользы.

Матрица состоит из 4-х квадрантов, которые имеют различную приоритетность. В эти квадранты вписываются задачи (можно также использовать доску, разделить ее на 4 части и прикреплять стикеры), в зависимости от важности и срочности.

К квадранту 1 относят неотложные дела, которые нужно безотлагательно исполнить

К квадранту 2 — важные дела, но не требующие сиюсекундного выполнения.

К квадранту 3 — дела не столь важные, но требующие быстрого выполнения.

К квадранту 4 относят задачи, от которых можно с легкой совестью отказаться, так как они не принесут никакой пользы.

Таким образом, применение данной матрицы позволит вам значительно упорядочить выполнение задач.

Итак, в статье мы рассмотрели, что означает дедлайн и на практике оказалось, что не такое уж и негативное данное понятие. Конечно, совсем недавно многие из нас пережили, наверное, самый жесткий новогодний дедлайн, когда за день до праздника нужно было завершить все дела, даже не касаемые работы. Но, надеюсь, что вы с этим благополучно справились.

На самом деле применение нехитрых приемов тайм-менеджмента позволит вам избежать аврала на работе.

На этом все, ставьте лайки, пишите комментарии. До новых встреч.

Что такое дедлайн: где применяется это понятие, польза и вред постановки дедлайнов + как выполнять задачи вовремя

Здравствуйте! В этой статье мы поговорим о дедлайнах.

Дедлайн — страшное слово для фрилансеров, программистов, дизайнеров, маркетологов и всех тех, кто работает с проектами. Приближение дедлайна одних заставляет работать еще усерднее, а других сказать «и так сойдет». В статье разберемся, в каких сферах применяется термин «дедлайн», что это значит, основные плюсы и минусы постановки дедлайнов; какие ошибки совершают руководители и работники и как перестать тянуть все дела до дедлайна.

Содержание

Что такое дедлайн простыми словами

Дедлайн (deadline) — крайний срок чего-либо.

Термин «deadline» появился в Америке в середине 19-го века. Тогда в тюрьмах был огромный земляной ров по периметру, который заключенным нельзя было пересекать под угрозой расстрела. Это расценивалось как побег. В те времена как раз этот ров и назывался «мертвой линией». С начала 20-го века термин утратил свое первоначальное значение и теперь используется в переносном смысле.

Где обычно применяется понятие дедлайна

Дедлайн можно применить практически к любой сфере. Если у человека работа начинается с 9 часов, то из дома ему нужно выйти заранее, чтобы успеть на транспорт, спокойно доехать и не опоздать. Это и есть рабочий дедлайн для него. Или пример из строительства. Когда покупают квартиру в строящемся доме, в договоре прописывается срок сдачи. И это тоже дедлайн, который нельзя нарушать.

Но чаще всего понятие дедлайна применяют в следующих сферах:

  • Дедлайн в рекламе. Самая распространенная маркетинговая уловка. Чтобы повысить интерес к какой-то группе товаров, делается скидка на определенный период. Последний день — это дедлайн. Если купить после, цена уже будет выше.
  • Дедлайны в законодательстве. Они чаще всего касаются штрафов. Коммунальные платежи нужно оплачивать до 10 числа, штрафы ГИБДД в первые 14 дней можно заплатить со скидкой, срок исковой давности по кредиту — 3 года.
  • Дедлайн в журналистике. Это жесткие рамки, за несоблюдение которых компания понесет убытки, а некоторых работников могут уволить. К примеру, журнал выходит каждую неделю в 10 утра в понедельник. То есть дедлайн сдачи в редакцию — условно суббота. Дедлайн печати — вечер воскресенья. И дедлайн передачи в киоски — утро понедельника.
  • Дедлайн конкурсов. Все конкурсы имеют дату начала и завершения приема работ. Это нормальная практика, которая дает возможность поучаствовать всем желающим и отсеять тех, кто не хочет прилагать усилий. Начиная со школы и заканчивая профессиональными соревнованиями во всех конкурсах есть четкие дедлайны.
  • Дедлайн во фрилансе. Самая популярная сфера постановки жестких дедлайнов. Когда нужно сделать проект с привлечением сторонних сотрудников, и последним выставляются сроки. Если это официальное сотрудничество, то в договоре прописываются условия нарушения дедлайна. Чаще всего сторона, по вине которой были пропущены дедлайны, выплачивает штраф. И не всегда это будет исполнитель. Иногда даже заказчика заставляют платить больше, потому что он не дает нужной информации и искусственно ограничивает работу.

Польза и вред постановки дедлайнов

У дедлайнов есть как плюсы, так и минусы. Сначала позитивные стороны:

  1. Проект разбивается на множество более мелких задач. Это основной принцип, которому следует большинство менеджеров. Люди, курирующие проект, следят за каждым этапом, выдают новые задачи и проверяют выполнение каждого предыдущего этапа. Это сразу же позволяет снизить уровень стресса от сложности задачи (ведь приходится выполнять лишь небольшие шаги) и контролировать этапы, не допуская сильных уходов от намеченного графика.
  2. Фокус на конкретной задаче. Если у работы нет крайнего срока, она надолго растягивается. Это заметно в сферах, где не особо важно, в какие сроки будет выполнена задача. Как пример — продвижение сайтов. Есть команда авторов и есть большой блок задач. Если не обозначать крайние сроки, люди будут тянуть со сдачей работ неделями вместо одного-двух дней.
  3. Мобильное управление проектами и человеческими ресурсами. Для решения задачи на разных этапах могут потребоваться разные специалисты. Где-то нужен программист, где-то верстальщик, где-то нужна помощь дизайнера или штатного автора. Но не всегда им нужно постоянно работать с одним конкретным проектом. Именно постановка дедлайнов и разбивка на более мелкие задачи позволяет переводить работников между проектами и занимать их время полностью.
  4. Мотивация. Это вещь сугубо индивидуальная, но в большинстве случаев работает именно так: если человек не может закрыть дедлайн вовремя, он будет чувствовать дискомфорт и стресс. Если закроет вовремя — будет считать себя героем. Но это двоякая ситуация, рассмотрим другой пример в минусах.

Теперь перейдем к минусам. Они зависят и от работодателя, и от работника.

  1. Стресс. Это негативный фактор мотивации. Некоторые люди, если срывают сроки по своей вине, могут сильно нервничать из-за этого. Такой работник после пары неудач может уйти в глубокую депрессию и перестать делать то, что раньше у него здорово получалось.
  2. Потеря времени и денег. Если дедлайн поставлен некорректно, заказчик получит работу позже окончания срока. Это ошибка как исполнителя, ведь он не успел вовремя, так и заказчика, потому что он не учел дополнительные риски.

Минусы в большей степени связаны либо с неправильной постановкой дедлайнов, либо со срывами сроков. Сами дедлайны — вещь действительно нужная. Позволяет контролировать процесс работы и вмешиваться, когда что-то идет не по плану. Несмотря на это, нужно учиться работать с людьми, ставить им правильные сроки и делать все вовремя.

Личный пример. У меня есть знакомая, которая работает в небольшой веб-студии. Работают там практически одни новички, и только менеджеры — действительно опытные ребята, которые выполнили уже десятки заказов до прихода в компанию. Практически в каждом проекте есть срывы сроков. А иногда даже на несколько месяцев от плана. Всех работников такая ситуация вгоняет в стресс, из которого им приходится выкарабкиваться самостоятельно. Хотя, на самом деле, это просто ошибка руководства.

Как правильно ставить дедлайны себе и подчиненным

Правильная постановка дедлайнов — лучший способ контролировать и свою работу, и работу подчиненных. Если устанавливать сроки грамотно, будет не только проще работать, но и сотрудники перестанут подводить, а если у них будет форс-мажор, это практически не отразится на коллективе. Для этого нужно соблюдать 5 основных правил.

Правило №1. Долгосрочные дедлайны не работают. Большой срок (больше 7 дней) дает лишний повод прокрастинировать и думать о том, что можно будет выполнить задачу потом — завтра, а еще лучше — послезавтра. Или вообще на выходных, когда будет больше свободного времени.

Ярче всего этот пункт подтверждают курсовые и дипломные работы студентов. Обычно дается срок минимум в 2-3 месяца. В течение этого времени только самые ответственные подходят к преподавателям и пишут работу. Остальные ждут как минимум до середины срока, а чаще всего до последней пары недель. Самые рисковые вообще пишут курсовые в ночь перед сдачей.

Лучше всего разделять задачу на несколько более маленьких. Появится несколько этапов, которые нельзя пропустить. В случае с той же курсовой есть 2 месяца на сдачу работы, 6 основных разделов + материал. Проще всего поставить себе дедлайны на выполнение курсовой по 1 разделу в неделю и оставить 2 последних на вычитку и поиск дополнительного материала.

Правило №2. Избегать нереальных сроков. Все любят делать вызовы самим себе. Если человек проснется и вдруг резко решит заработать миллион за месяц, у него ничего не получится. Если, конечно, он перед этим не зарабатывал 10, а тут вдруг просто решил отдохнуть. Нереальные задачи с нереальными сроками не мотивируют.

Приведу себя в пример. Периодически мне приходит в голову мысль о том, что надо начать нормально зарабатывать. И резко ставятся нереальные цели вроде «100 000 рублей за месяц» когда в предыдущем в лучшем случае было 40, а чаще всего и вовсе 25. И вроде как первое время мотивации вагон, а потом приходит мысль «да ну это всё, зачем начинать», а следом состояние крайнего недовольства собой и потеря мотивации минимум на несколько дней.

Лучше постоянно ставить себе цели немного выше, чем предыдущие. Тогда это позволит развиваться и работать над собой все больше и больше. А со временем, благодаря таким целям, предыдущие результаты покажутся просто смешными.

Правило №3. Не надо искать дедлайны там, где их нет. Иногда достаточно просто подождать, чтобы добиться результата. Но вот не все хотят работать и ждать успеха. Это ярко проявляется у тех людей, которые пытаются похудеть. У каждого были такие друзья, которые хотели весить N килограммов к лету. И устанавливали себе жесткие дедлайны. Хотя нужно было просто заниматься, и результат пришел бы сам по себе.

Такой подход плох тем, что человек пытается повлиять на то, что он не в силах контролировать. Да, можно следить за собой, но кто сказал, что это будет реально — с таким организмом получить вот такой результат. Гораздо эффективнее просто делать и следить за прогрессом. А чтобы не пытаться «похудеть к лету», нужно заниматься собой постоянно.

Правило №4. Нужно фиксировать дедлайны. Обещания самому себе — это круто, но лучше их все же записывать на бумаге. И желательно приклеить на видное место. Это будет своеобразным напоминанием о том, что «прошлый я» хотел это сделать, значит, это действительно нужно.

Я пробовал этот способ работы. И он действительно помогает. Правда, лучше не совершать моих ошибок и ставить небольшие цели на день. Фиксировать их, а потом вычеркивать. 3-4 пункта, не более. И начинать надо с самого утра, а не ждать подходящего момента.

Правило №5. Ставить дедлайны нужно только после изучения возможностей. Этим часто грешат фрилансеры. Приходит клиент, называет сумму и примерные требования. Фрилансер прикинет, что и как, рассчитает свой доход и уже думает, куда он будет тратить деньги. А потом выясняется, что требования вообще-то более жесткие, и просить нужны было сумму в 3-4 раза больше.

Лучше изначально ознакомиться со всеми условиями и прикинуть, какой дедлайн себе ставить. Если это какая-то новая, необычная работа, то тут все гораздо сложнее. Нереально спрогнозировать что-то, чем ты никогда не занимался. Поэтому к таким дедлайнам нужно подходить с осторожностью, все взвесить и назвать срок раза в полтора больше. Мало ли.

Эти 5 базовых правил помогают научиться работать с дедлайнами. Главное — всегда их соблюдать и научить работников, чтобы они тоже следовали этой логике. «Хорошему» работнику достаточно просто не срывать сроки, и он уже окажется лучше половины своих конкурентов. А руководителю нужно всего-ничего: поставить задачу сотруднику и периодически контролировать, что он там сделал и как.

Читайте также:  Как правильно написать и ответить на уведомление: правила, образец

Что делать руководителю, если сотрудники срывают дедлайны

Срыв дедлайнов — неприятная штука. Если сотрудник за ночь до дедлайна начнет работать по проекту, он вообще ничего не успеет. Но во фрилансе, на удаленке и даже иногда в офисе работникам не до проблем босса. Они хотят пойти веселиться, а не сидеть над работой в выходной. Ну и что, что надо было выполнить еще неделю назад? Свободный человек, могу себе позволить. Именно поэтому, если сотрудники часто срывают дедлайны, надо с этим что-то делать. И увольнение — не всегда самый эффективный выход.

Сначала нужно поговорить с сотрудником. Многие срывают дедлайны из-за своей лени, но есть и случаи, когда работе мешают личные обстоятельства. Нужно разговаривать с сотрудником и узнавать причины. Это может быть выгорание, перегрузка от других задач, немотивированность зарплатой, неудобные условия, неприятные коллеги и много чего еще. Лучше сразу узнать причину и уже после этого решать что-то конкретное.

Первый важный аргумент в разговоре с сотрудником, который срывает дедлайны без уважительной причины — разговор о последствиях срыва сроков. Банальный пример: компания заключила договор на создание сайтов. В нем четко прописано, что если в такие-то сроки не будет сделано, на фирму свалятся штрафы. Плюс подпорченная репутация.

Жизненный пример. Когда я работал с веб-студией, там был один программист, который делал мобильное приложение. За месяц он не сделал практически ничего, и из-за него менеджеру, дизайнеру и еще паре человек пришлось работать бесплатно две недели. Просто потому, что они завалили сроки, а оплата была за факт выполнения работы. До парня дошло, что срывать сроки — не круто, только после того, как ему рассказали, какие проблемы были у других людей из-за него.

Если работник важен, и вы хотите ему помочь, поговорите с ним насчет распределения его рабочего времени. Какие инструменты он использует, посоветуйте другие, расскажите о личном опыте. Но делать это нужно не в манере «я сейчас покажу тебе, как надо».

Год назад я работал СММщиком в региональной компании. Оплата была минимальная, 6 тысяч в месяц за 60 постов + работа с товарами в группе + общение в комментариях + отслеживание заказов и разработка полной маркетинговой стратегии для бизнеса в соцсети. Приходилось тратить в лучшем случае 6 часов на то, чтобы справиться с текущими задачами, и не факт, что не будет утром звонка с фразой «Дима, аврал, клиенты бунт поднимают». А когда я сказал начальнику, что мне не очень нравится работать по 6 часов в день за 6 тысяч в месяц, он ответил, что я просто неправильно распоряжаюсь рабочим временем и по-хорошему надо тратить где-то 1 час в день. Так что лучше сопоставлять реальные задачи с тем, сколько времени вы тратите.

В разговоре с сотрудником нужно четко изложить все ожидания относительно его работы и сроков. Если он продолжит систематически нарушать их, надо принимать более кардинальное решение. Самый простой способ — увольнение. Но если это ценный кадр, у которого голова работает в нужную сторону, возможно, стоит перевести его на другую должность или дать менее сложную задачу.

Чаще всего в проблемах срыва сроков виноваты все же сотрудники. Особенно если это удаленная работа или фриланс. Это отдельный образ жизни, который снижает чувство ответственности. Как бы не хотелось, но лучше всего расставаться с такими людьми.

Как делать все до момента дедлайна

Многие, кто работает по системе дедлайнов, часто сталкиваются с одной проблема: вся работа выполняется в последний момент. Причем не по системе «мне нужно 3 дня, чтобы сделать, значит, начну работу за 4 дня + 1 потрачу на правки». Чаще всего работа проходит в последние сутки, в режиме максимальной спешки.

У офисных работников такая проблема возникает редко. Все-таки в соседнем кабинете начальство, которое контролирует все процессы, плюс постоянная отчетность. А вот фрилансеры и работники на удаленке часто страдают от работы с дедлайнами.

Выхода два: либо полностью контролировать процесс и выставлять время с запасом на каждую отдельную задачу, либо давать столько времени, чтобы человек мог сразу приступить к ней и выполнить. И оба этих подхода имеют свои плюсы и минусы. Рассмотрим первый вариант: разбивка задачи на этапы и жесткий контроль по срокам каждого из них.

К плюсам этого метода можно отнести:

  • Более простое создание задач. Одна большая работа разбивается на много мелких, и люди меньше задумываются об общей сложности. Вести группу звучит сложнее, чем — в понедельник сделать пост, проверить рассылку и отписаться в комментариях, а во вторник сделать хороший нарратив.
  • Возможность вмешаться в работу на любом этапе. Можно смотреть не готовый результат, а промежуточные варианты. И прямо на ходу вносить коррективы. Это удобно, особенно если работник не набил руку на однотипных задачах.
  • Можно набирать менее опытных работников, которые будут постепенно учиться делать крупные и крутые проекты с более мелких и простых задач. Это крутая практика для современных веб-студий, которые набирают любителей и постепенно делают из них профессионалов.

Минус один — нужно создавать третье звено, которое будет контролировать процесс выполнения задачи. Обычно этим занимается менеджер проекта, но маленькие компании могут и не иметь такого сотрудника. Да и зарплата у проект-менеджеров обычно наравне или даже выше, чем у каждого отдельного исполнителя.

Второй способ: выделять меньше времени на выполнение задачи. Неплохой вариант, если нужно работать постоянно с одним и тем же человеком, который время от времени заваливает сроки. Просто нужно называть меньше времени и периодически напоминать, что задача должна быть выполнена. Это действительно удобнее, чем контролировать все процессы и смотреть за решением более мелких задач. Но здесь важно не прогадать, ведь если человек за весь срок даже не начнет что-то делать, он может подвести команду. И хорошо, если это будут небольшие репутационные или финансовые риски.

Что касается работников, которые постоянно тянут до последнего, здесь сложно что-то подсказать. Чтобы избавиться от этой привычки, нужно долго и упорно работать над собой. Постоянно заставлять себя и не давать слабину. Потому что один срыв сроков повлечет за собой второй. И с каждым разом войти в привычный ритм все сложнее.

Чтобы постоянно укладываться в дедлайны, достаточно выработать привычки и составить свой распорядок дня. Это поможет справляться с ежедневными нагрузками, организм примерно через 20 дней привыкнет к одинаковым занятиям в определенное время, а вы будете чувствовать себя лучше от того, что постоянно все успеваете.

Как не срывать дедлайны?

Изначально дедлайном называли линию вокруг тюрьмы, заступать за которую заключённым запрещалось под угрозой расстрела. Сейчас срыв дедлайна (срока сдачи работы) не угрожает жизни, но способен убить деловую репутацию и желание людей сотрудничать с вами. Рассказываем, что делать, чтобы завершать дела вовремя.

Ставьте дедлайн правильно

Первый шаг на пути к соблюдению дедлайна — адекватная оценка времени, которое будет потрачено на работу. Ещё из детских сказок мы должны были уяснить, что если ты должен к утру построить хоромы и мост «от нашего дворца до вашего крыльца», то ничем хорошим это не закончится. Поэтому ставьте реалистичные сроки выполнения задачи.

По закону, сформулированному физиком Дугласом Хофштадтером, на работу всегда потребуется больше времени, чем вы ожидаете, даже если вы учли этот самый закон. Помните об этом, когда вас спрашивают, к какому сроку проект будет готов.

Заложите время на исправление ошибок

Человеческое мышление устроено так, что даже пессимисты при планировании ориентируются на наиболее благоприятный сценарий. При этом закон Мёрфи гласит: «Всё, что может пойти не так, пойдёт не так». Поэтому в срок выполнения задачи обязательно нужно заложить время на исправление ошибок и недочётов.

Но и к этому не стоит относиться слишком оптимистично. Следствия из того же закона Мёрфи:

  • «Из всех возможных неприятностей произойдёт именно та, ущерб от которой больше»;
  • «Всякое решение плодит новые проблемы».

Стоит ориентироваться на наихудший сценарий, чтобы предусмотреть максимум вариантов. При таком подходе вы рискуете только выполнить работу заранее и наслаждаться свободным временем или премиями за оперативность.

Минимизируйте риски

На старте проекта есть уникальная возможность подумать, где вы можете поскользнуться, и подстелить там соломки. Учтите факторы, которые могут вмешаться в привычное течение дел, и постарайтесь сделать так, чтобы они не повлияли на вас.

Ищите простой путь

Многие задачи можно выполнить быстрее и проще, если делать не «как принято», а «как эффективнее». Поиск простых путей и попытки объяснить их руководству и коллегам займут время. Но, вероятно, намного меньшее, чем работа с традиционным чек-листом по проектам.

Установите свои сроки

Пусть в вашей системе управления проектами дедлайн — первое число будущего месяца, лучше поставьте дополнительную личную цель — выполнить задачу на несколько дней раньше. У такого подхода бездна преимуществ:

  • Кратковременный форс-мажор не выбьет вас из графика. В запасе останутся дни, чтобы немного сдвинуть сроки;
  • У вас будет возможность исправить ошибки, которые не учтены даже в наихудшем сценарии развития событий. А они не исключены;
  • Вы будете более продуктивны. По закону Паркинсона, любая работа заполняет всё время, отпущенное на неё. Вы наверняка замечали, что в условиях стресса можете выполнить за несколько часов задачу, которую в спокойной ситуации неспешно реализовывали бы несколько дней. Персональный дедлайн создаёт более жёсткие временные рамки, и в то же время вы уложитесь в срок, если что-то пойдёт не так.

Планируйте долгосрочно

Планирование — звучит очень скучно, но немного занудства делу не повредит. Вы должны иметь чёткий график выполнения всех задач по дням, неделям, месяцам и даже годам, если работаете над чем-то грандиозным. Такой план не даст потерять ориентиры и сохранит понимание, на каком этапе рабочего процесса вы находитесь.

Трудность в том, что придётся заранее найти способ вести дела, который будет удобен именно вам. Можно создать гибрид из бумажных блокнотов и цифровых приложений, чтобы ничего не потерять и всё разложить по полочкам.

Кому-то подходят сервисы вроде Trello, где можно создавать виртуальные карточки с задачами и делиться ими с коллегами, а другим важно прилепить бумажный стикер на пробковую доску, чтобы ничего не забыть. Одних мотивируют чек-листы, где можно вычёркивать сделанное, а есть и те, кому необходимо делиться планами с большим количеством людей, чтобы точно не «соскочить». Найдите свой путь систематизации, каталогизации и целеполагания и придерживайтесь его.

Разбейте задачи на подзадачи

На тренингах для иллюстрации этого совета обычно используют вопрос «Как съесть слона?». Проглотить гиганта никому не под силу, как и с ходу выполнить амбициозные планы. Но если откусывать понемногу — разбивать огромную задачу на маленькие, — то дело пойдёт быстрее. В принципе, пиццу тоже целиком в рот никто не пихает, так что и для средних задач этот принцип подойдёт.

У такого подхода два преимущества:

  • Вы не будете ходить вокруг да около, думая, как подступиться к масштабной задаче;
  • Сможете присвоить подзадачам разный приоритет, распределить их по времени и степени нагрузки — жонглировать ими по своему усмотрению.

Начинайте со сложного

Марк Твен говорил, что если с утра съесть лягушку, остаток дня будет чудесным, ведь худшее уже позади. Так что начинайте работу с «жаб», то есть самых утомительных и неприятных подзадач.

В начале пути ещё полно сил и мотивации, чтобы делать что-то не очень занимательное быстро и с огоньком. А интересные задачи останутся «на десерт» — с ними работать будет легко.

Поставьте напоминалки

Пусть телефон призывно тренькает, напоминая о каждой подзадаче. Лучше, чтобы уведомлений было несколько: когда вы должны приступить к делу, выполнить треть, половину, три четверти от объёма, закончить. Важно установить на рабочие уведомления специальный сигнал — иначе они утонут в потоке информационного шума.

Если вам кажется, что напоминалки будут раздражать и нервировать — да, будут! В этом весь смысл. Чтобы избежать стресса, придётся засучить рукава и начать вкалывать.

Используйте «метод помидора»

Этот способ тайм-менеджмента получил название по аналогии с кухонным таймером в виде томата, и он настолько же прост, насколько эффективен. Суть в том, чтобы 25 минут работать, не отвлекаясь ни на что. Затем — пятиминутный перерыв и новые 25 минут работы. После четырёх «помидорок» нужно отдохнуть 15–30 минут.

Для «метода помидора» подойдёт кухонный таймер любой формы и цвета, а также специальные сайты (например, этот и этот), приложения (например, это и это для iOS, это и это для Android). Для большего эффекта лучше отключить мессенджеры на рабочие 25 минут, чтобы не было соблазна заглянуть в них «всего на секундочку». К слову, время работы и отдыха можно выставлять самостоятельно.

Отдыхайте

В «методе помидора» неслучайно предусмотрено время на отдых. Не пренебрегайте им, даже если используете другой способ тайм-менеджмента. И лучше потратить свободные минуты не на обновление ленты в соцсетях.

Выпейте стакан воды, недостаток которой может спровоцировать усталость. Пройдитесь, чтобы размять мышцы. Кажется, если отвлечься, уже не сможешь вернуться к темпу работы, заданному до перерыва. Но это не так — качественный отдых только пробудит новые силы.

Не ждите вдохновения

Вопрос «Откуда вы берёте вдохновение?» вызывает недоумение даже у представителей творческих профессий. Успех — это 10% таланта и 90% трудолюбия, поэтому любое дело нужно просто начать.

Изначально дедлайном называли линию вокруг тюрьмы, заступать за которую заключённым запрещалось под угрозой расстрела. Сейчас срыв дедлайна (срока сдачи работы) не угрожает жизни, но способен убить деловую репутацию и желание людей сотрудничать с вами. Рассказываем, что делать, чтобы завершать дела вовремя.

Ставьте дедлайн правильно

Первый шаг на пути к соблюдению дедлайна — адекватная оценка времени, которое будет потрачено на работу. Ещё из детских сказок мы должны были уяснить, что если ты должен к утру построить хоромы и мост «от нашего дворца до вашего крыльца», то ничем хорошим это не закончится. Поэтому ставьте реалистичные сроки выполнения задачи.

По закону, сформулированному физиком Дугласом Хофштадтером, на работу всегда потребуется больше времени, чем вы ожидаете, даже если вы учли этот самый закон. Помните об этом, когда вас спрашивают, к какому сроку проект будет готов.

Заложите время на исправление ошибок

Человеческое мышление устроено так, что даже пессимисты при планировании ориентируются на наиболее благоприятный сценарий. При этом закон Мёрфи гласит: «Всё, что может пойти не так, пойдёт не так». Поэтому в срок выполнения задачи обязательно нужно заложить время на исправление ошибок и недочётов.

Но и к этому не стоит относиться слишком оптимистично. Следствия из того же закона Мёрфи:

  • «Из всех возможных неприятностей произойдёт именно та, ущерб от которой больше»;
  • «Всякое решение плодит новые проблемы».

Стоит ориентироваться на наихудший сценарий, чтобы предусмотреть максимум вариантов. При таком подходе вы рискуете только выполнить работу заранее и наслаждаться свободным временем или премиями за оперативность.

Минимизируйте риски

На старте проекта есть уникальная возможность подумать, где вы можете поскользнуться, и подстелить там соломки. Учтите факторы, которые могут вмешаться в привычное течение дел, и постарайтесь сделать так, чтобы они не повлияли на вас.

Ищите простой путь

Многие задачи можно выполнить быстрее и проще, если делать не «как принято», а «как эффективнее». Поиск простых путей и попытки объяснить их руководству и коллегам займут время. Но, вероятно, намного меньшее, чем работа с традиционным чек-листом по проектам.

Установите свои сроки

Пусть в вашей системе управления проектами дедлайн — первое число будущего месяца, лучше поставьте дополнительную личную цель — выполнить задачу на несколько дней раньше. У такого подхода бездна преимуществ:

  • Кратковременный форс-мажор не выбьет вас из графика. В запасе останутся дни, чтобы немного сдвинуть сроки;
  • У вас будет возможность исправить ошибки, которые не учтены даже в наихудшем сценарии развития событий. А они не исключены;
  • Вы будете более продуктивны. По закону Паркинсона, любая работа заполняет всё время, отпущенное на неё. Вы наверняка замечали, что в условиях стресса можете выполнить за несколько часов задачу, которую в спокойной ситуации неспешно реализовывали бы несколько дней. Персональный дедлайн создаёт более жёсткие временные рамки, и в то же время вы уложитесь в срок, если что-то пойдёт не так.

Планируйте долгосрочно

Планирование — звучит очень скучно, но немного занудства делу не повредит. Вы должны иметь чёткий график выполнения всех задач по дням, неделям, месяцам и даже годам, если работаете над чем-то грандиозным. Такой план не даст потерять ориентиры и сохранит понимание, на каком этапе рабочего процесса вы находитесь.

Трудность в том, что придётся заранее найти способ вести дела, который будет удобен именно вам. Можно создать гибрид из бумажных блокнотов и цифровых приложений, чтобы ничего не потерять и всё разложить по полочкам.

Кому-то подходят сервисы вроде Trello, где можно создавать виртуальные карточки с задачами и делиться ими с коллегами, а другим важно прилепить бумажный стикер на пробковую доску, чтобы ничего не забыть. Одних мотивируют чек-листы, где можно вычёркивать сделанное, а есть и те, кому необходимо делиться планами с большим количеством людей, чтобы точно не «соскочить». Найдите свой путь систематизации, каталогизации и целеполагания и придерживайтесь его.

Разбейте задачи на подзадачи

На тренингах для иллюстрации этого совета обычно используют вопрос «Как съесть слона?». Проглотить гиганта никому не под силу, как и с ходу выполнить амбициозные планы. Но если откусывать понемногу — разбивать огромную задачу на маленькие, — то дело пойдёт быстрее. В принципе, пиццу тоже целиком в рот никто не пихает, так что и для средних задач этот принцип подойдёт.

Читайте также:  Простой способ двусторонней печати в Microsoft Word: как настроить?

У такого подхода два преимущества:

  • Вы не будете ходить вокруг да около, думая, как подступиться к масштабной задаче;
  • Сможете присвоить подзадачам разный приоритет, распределить их по времени и степени нагрузки — жонглировать ими по своему усмотрению.

Начинайте со сложного

Марк Твен говорил, что если с утра съесть лягушку, остаток дня будет чудесным, ведь худшее уже позади. Так что начинайте работу с «жаб», то есть самых утомительных и неприятных подзадач.

В начале пути ещё полно сил и мотивации, чтобы делать что-то не очень занимательное быстро и с огоньком. А интересные задачи останутся «на десерт» — с ними работать будет легко.

Поставьте напоминалки

Пусть телефон призывно тренькает, напоминая о каждой подзадаче. Лучше, чтобы уведомлений было несколько: когда вы должны приступить к делу, выполнить треть, половину, три четверти от объёма, закончить. Важно установить на рабочие уведомления специальный сигнал — иначе они утонут в потоке информационного шума.

Если вам кажется, что напоминалки будут раздражать и нервировать — да, будут! В этом весь смысл. Чтобы избежать стресса, придётся засучить рукава и начать вкалывать.

Используйте «метод помидора»

Этот способ тайм-менеджмента получил название по аналогии с кухонным таймером в виде томата, и он настолько же прост, насколько эффективен. Суть в том, чтобы 25 минут работать, не отвлекаясь ни на что. Затем — пятиминутный перерыв и новые 25 минут работы. После четырёх «помидорок» нужно отдохнуть 15–30 минут.

Для «метода помидора» подойдёт кухонный таймер любой формы и цвета, а также специальные сайты (например, этот и этот), приложения (например, это и это для iOS, это и это для Android). Для большего эффекта лучше отключить мессенджеры на рабочие 25 минут, чтобы не было соблазна заглянуть в них «всего на секундочку». К слову, время работы и отдыха можно выставлять самостоятельно.

Отдыхайте

В «методе помидора» неслучайно предусмотрено время на отдых. Не пренебрегайте им, даже если используете другой способ тайм-менеджмента. И лучше потратить свободные минуты не на обновление ленты в соцсетях.

Выпейте стакан воды, недостаток которой может спровоцировать усталость. Пройдитесь, чтобы размять мышцы. Кажется, если отвлечься, уже не сможешь вернуться к темпу работы, заданному до перерыва. Но это не так — качественный отдых только пробудит новые силы.

Не ждите вдохновения

Вопрос «Откуда вы берёте вдохновение?» вызывает недоумение даже у представителей творческих профессий. Успех — это 10% таланта и 90% трудолюбия, поэтому любое дело нужно просто начать.

Дедлайн: что это значит и как его соблюдать — 3 простых способа

Сроки приближаются, а работа ещё не готова. Заказчик интересуется: «Как дела? Успеете до вторника?» Вы понимаете, что шансов успеть почти нет, переходите на авральный режим с бессонными ночами и кофе, ругаете себя, зачем тянули до последнего, почему не сделали заранее… У вас такое было?

Дедлайн – это значит час Х, последний срок, когда текст должен быть написан, сайт создан, отчет сдан. Завтра можно уже ничего не делать — поздно.

В школе мы осваиваем азы аврального метода работы, списывая домашку на перемене за 5 минут до урока. А в студенчестве доводим этот навык до совершенства, изучая всю новейшую историю за сутки до экзамена.

Во взрослую жизнь мы выходим виртуозами дедлайна, у кого-то привычка откладывать дела на потом превращается в настоящую проблему, ей даже название придумали – прокрастинация.

На первый взгляд, дедлайн – это плохо, это фактор стресса. Но у дедлайна есть и положительные стороны. Если бы не жестко установленные сроки, к некоторым важным делам мы не приступили бы никогда. Всегда кажется, что ещё уйма времени, всё успеется.

В этой статье мы подробно разберем понятие дедлайн, узнаем, откуда взялось это жуткое выражение: «линия смерти». Я расскажу про приемы, которые помогают сдавать проекты вовремя, грамотно распределять свои силы и избегать авральных ситуаций.

Напоследок вы узнаете 3 простых способа, которые помогут вам превратить дедлайны из врагов в ваших верных союзников. Вы научитесь использовать дедлайн, как инструмент для достижения своих заветных целей.

Темная история термина

Мрачное слово «дедлайн», которое все чаще звучит в русском языке, пришло к нам из американского английского. В дословном переводе на русский deadline – это мертвая линия. Этимология приводит нас к американским тюремным лагерям (в некоторых версиях к лагерям военнопленных), где вдоль ограждения охрана чертила линию, выходя за которую, заключенный подвергался расстрелу на месте.

В общем, хорошее дело дедлайном не назовут. Расстрельные линии на границах американских тюрем уже не рисуют, но понятие прижилось и распространилось по миру. Только сейчас значение слова дедлайн стало метафорой, обозначающей крайний срок выполнения какой-либо работы.

Виноваты американские айтишники, которые начали употреблять это слово в своем сленге, потому что именно в их работе соблюдение сроков каждым членом команды очень много значит.

Что такое дедлайн простыми русскими словами?

Дедлайн простыми словами – это точное время сдачи работы. Обычно это конкретный день в календаре. Бывает, что срок конкретизирован вплоть до минут, например, на текстовых биржах копирайтер сдает текст к определенному часу.

В русском языке слово «дедлайн» часто заменяют синонимами. Сроки горят, время поджимает, край, цейтнот, аврал, нужно было вчера – неполный список выражений, означающих истекающий срок сдачи любого проекта.

Нарушение сроков влекут неприятные последствия. В зависимости от вида деятельности они бывают как незначительными, сугубо репутационными, так и катастрофическими.

Дедлайн существует не только в работе и учебе. Он встречается повсеместно. Вовремя заплатить налоги, иначе начнутся штрафные санкции, сдать все анализы перед операцией, иначе ее отменят, заложить время на дорогу до вокзала или аэропорта с запасом, иначе путешествие не состоится – все это примеры ограниченных сроков в нашей жизни, нарушение которых влечет определенные последствия.

Охотно пользуются методом дедлайна коммерсанты разной степени продвинутости. Милые уловки небольших магазинчиков о том, что «осталось всего две последних штуки, это вы удачно зашли, перед вами все раскупили, берите, я еще и скидочку сделаю» и продуманные маркетинговые ходы гигантских корпораций с размещенной на билбордах рекламой об акции, которая продлится только до конца января – все это маркетинговый дедлайн, заставляющий нас покупать здесь и прямо сейчас.

Виды работы с ограниченными сроками

Часто заказчики или руководители устанавливают сроки выполнения проекта с запасом, учитывая форс-мажорные обстоятельства и прочие осложнения в процессе работы, но иногда дедлайн может быть совершенно нереальным, это ведет к браку из-за спешки, к нервотрепке и прочим неприятностям. По времени, закладываемому на выполнение задачи, и характеру работы дедлайны можно условно разделить на несколько групп.

  • Срочные. К этой группе относятся заказчики, которые любят говорить, что им «надо было вчера». Они сами не умеют планировать время и другим не дают спокойно работать. Конечно, иногда срочные проекты обоснованы и не зависят от некомпетентности заказчика или руководителя. Спешка и неадекватно сжатые сроки сильно вредят качеству работы. Это правило практически без исключений.
  • Одноразовые. Есть задача, есть адекватный срок ее выполнения. Риск такого типа работы в том, что проект сдается целиком в обозначенное время, если допущены ошибки или результат вообще никуда не годится, то вы и заказчик узнаете об этом слишком поздно. Времени на исправление и доработку уже может не быть.
  • Повторяющиеся. Наиболее комфортные условия для обеих сторон. Исполнитель с определенной периодичностью выполняет оговоренный объем работ к конкретному сроку.
  • Поэтапные. Такая организация работы удобна для больших, громоздких проектов, которые разбиваются на несколько этапов. В этом случае минимизируется «авральщина» в работе исполнителей, и появляется возможность промежуточной проверки, что положительно сказывается на качестве результата.

Польза и вред дедлайнов

На российской почве дедлайн – это явление, вызывающее скорее негативную реакцию. Мы любим делать все неспешно, а еще лучше вообще ничего не делать, а тут начальство или заказчики со своими сроками. Все это приводит к бессонным ночам, стрессам, головным болям и прочим неприятностям. В Интернете давно гуляет составленная кем-то «Краткая памятка о сроках работы», удивительно точно описывающая ситуацию в российских офисах и учреждениях.

Но если говорить серьезно, то дедлайн – вещь, безусловно, полезная.

  1. Грамотные сроки увеличивают производительность
    Исследования показывают, что в корпорациях, где дедлайны – привычная форма работы, производительность труда сотрудников увеличивается. Особенно хорошо себя зарекомендовал метод промежуточных дедлайнов. Наличие конкретного срока сдачи своей части работы мотивирует исполнителя, не дает ему погрязнуть в лени и прокрастинации. Хорошо спланированный проект, разбитый на определенные этапы с четкими и реальными сроками выполнения – залог успешной и качественной работы.
  2. Лекарство от прокрастинации
    Психологи считают дедлайны отличным лекарством от вечной привычки все откладывать на потом. Это действенный способ самоорганизации. Четверть офисных сотрудников и фрилансеров страдают приступами прокрастинации, обещая себе и другим, что вот завтра-то уж они как сядут, как поднажмут! На практике в самый последний момент такие горе-работники выдают крайне слабый, «сырой» результат.
  3. Эффективный инструмент маркетологов
    Маркетинговый дедлайн прекрасно работает, хотя большинство из нас и осознает, что это манипуляция. Но вот приходит СМС о том, что в магазине косметики только сегодня скидка 50% на помаду, и мы бежим туда покупать то, что еще минуту назад покупать и не планировали. Подобный метод способен увеличить на 10-50% объемы продаж в зависимости от категории товаров.
  4. Повышение концентрации
    Психологи заметили, что жесткий дедлайн положительно влияет на концентрацию. Исполнитель, загнанный в жесткие рамки сроков, предельно сосредоточен на поставленной перед ним задаче, у него просто нет времени отвлекаться и «растекаться».
  5. Влияние дедлайна на коллектив
    Существует психологический прием, помогающий новому руководителю быстро оценить качества коллектива. Искусственно созданный жесткий дедлайн выявляет все нюансы взаимоотношений в команде – кто реальный лидер или аутсайдер, кто стрессоустойчив или, наоборот, склонен впадать в панику и истерию.

Положительное влияние дедлайнов на рабочие, учебные и бытовые процессы существенны, но без ложки дегтя здесь не обошлось. Все же дедлайн, особенно жесткий, это стресс, и как любой стресс он имеет негативные последствия.

  • Слишком сжатые сроки деморализуют исполнителя. Мода на дедлайны начала давать обратный эффект – чем ближе срок сдачи работы, тем хуже производительность. Высокий темп работы изматывает людей, падает мотивация, жесткий график стал восприниматься работниками как лишний стресс. Ужас от приближающегося часа Х парализует многих сотрудников, и они просто перестают что-либо делать вообще.
  • Жесткое планирование убивает спонтанность. Элемент творчества присутствует практически во всех видах деятельности человека. Но вдохновение не приходит по расписанию. В истории практически нет примеров прославившихся высокоорганизованных творческих натур. Хотя, есть и исключения. Например, Алексей Рыбников, композитор суперпопулярной «Юноны и Авось» и бесчисленного количества кинофильмов, в одном из интервью признался, что секрет его вдохновения именно в дедлайнах, когда приходится систематически работать.
  • Неразумные жесткие сроки убивают качество. Человек втиснется в заявленные рамки, но работа, скорее всего, будет сделана «на отвяжись», халтурно.
  • В то же время раздутые сроки расхолаживают исполнителя, включается режим привычной прокрастинации. Рабочий процесс идет рывками, неравномерно, производительность труда и концентрация на проблеме существенно снижаются.

Чтобы лавировать между крайними проявлениями последствий дедлайнов, нужно учиться находить золотую середину. Причем это касается как исполнителей, планирующих свое время, так и дедлайнеров, устанавливающих сроки.

Как вписаться в дедлайн: 3 эффективных способа

Умение соблюдать сроки, планировать время и брать ответственность за свою работу – качество, которое может стать огромным преимуществом перед серой массой безответственных коллег. Если пунктуальность – не ваше второе имя, но вы хотите развить в себе этот полезный навык, то существует несколько работающих способов научиться вписываться в дедлайны, все они так или иначе сформулированы в учении о тайм-менеджменте.

Тайм-менеджмент – система управления временем. На эту тему написана масса книг и статей, разработано множество фишек, лайф-хаков и инструментов для грамотного планирования. Система работает как в профессиональной и учебной сфере жизни, так и в организации быта. Есть целое направление, называемое Flylady (Летающие домохозяйки), которое помогает систематизировать и наладить ведение домашнего хозяйства.

Среди реально работающих методов борьбы с сорванными дедлайнами выделим три основных.

Способ 1. Ранжирование задач

Основа тайм-менеджмента заключается в постановке реальных, достижимых целей, которые разбиваются на более мелкие – Smart-задачи, ограниченные во времени. По сути это поэтапный дедлайн. Иногда задача кажется совершенно неподъемной, слишком сложной, в этом случае нужно вспомнить знаменитые слова Лао-Цзы: «Путь в тысячу миль начинается с первого шага», — и начать действовать, разделив процесс на небольшие выполнимые отрезки.

Управление временем подразумевает обязательное пользование разнообразными планировщиками. Это может быть обычная тетрадь, ежедневник, планинг, приложение на смартфоне – любой удобный именно для вас инструмент. Сейчас появилось бесчисленное множество таких помощников, как в бумажном виде, так и в электронном.

Для того чтобы не срывать сроки, необходимо учиться ранжировать задачи. Обычно в расписании любого человека есть несколько типов задач. Даже если вы выпишите их в столбик и постепенно станете вычеркивать выполненные, не факт, что вы эффективно распределите свое время и силы.

Один из удобных методов носит название «Матрица Эйзенхауэра» в честь президента США, использовавшего его в своей работе. Он делил все возникающие задачи на 4 категории, визуально матрица выглядит так.

КритерииСРОЧНОНЕСРОЧНО
ВАЖНОА
Проекты с подошедшим дедлайном.
Форс-мажоры.
Разрешение кризисных ситуаций.
В идеале этот квадрат остается незаполненным.
B
Планирование новых проектов.
Размеренная работа над текущими задачами.
Налаживание нужных связей.
Основной квадрат текущих дел, которым необходимо уделять время и внимание, иначе они рискуют отправиться в квадрат А.
ВАЖНОС
Срочные дела, которые не работают на решение основных задач и отнимают время. Такие задачи нужно по возможности делегировать, т.е. перепоручать кому-то другому.
D
Необязательные задачи, развлечения, отдых и прочие излишества.
Такие дела легко можно отложить, если в других квадратах накопилось много пунктов, но и игнорировать их нельзя.

Способ 2. От сложного к простому

Если в эволюции все развивается по принципу «от простого к сложному», то в борьбе с горящими сроками все должно быть наоборот. В начале дня нужно выполнить одну сложную задачу. Начинать с проблемных, неприятных или сложных дел разумно по двум причинам.

  • Во-первых, оставшуюся часть времени над вами не будет висеть домоклов меч, так вы снимете внутренний психологический прессинг, жить станет легче и веселей.
  • Во-вторых, это самый разумный способ учесть возможные риски. Так как задача сложная, в ходе ее решения могут возникнуть непредвиденные затруднения, на преодоление которых у вас останется время.

Интересен подход к планированию ежедневных дел у российского популяризатора системы тайм-менеджмента Глеба Архангельского. Он вводит понятие «лягушка» — это мелкое, но противное дело, которое лучше всего сделать с самого утра. Архангельский называет это «съесть лягушку на завтрак», тогда она не будет омрачать вам весь день.

Способ 3. Редлайн

Надежно работает перенос срока выполнения задачи на какое-то время до наступления реального дедлайна. Такой метод называют редлайном.

Дата редлайна зависит от масштабности сдаваемой работы. Если это большой и сложный проект, предварительный срок лучше значительно отодвинуть от реального, задачи попроще можно придвинуть ближе к часу Х. Таким образом вы не только освобождаете себя от тяжелой стрессовой ситуации с горящими сроками и авралами, но и оставляете время на качественную проверку и устранение недочетов сдаваемой работы.

Подводя итоги, сделаем вывод, что без дедлайнов жизнь невозможна, они окружают нас повсеместно. Чтобы чувствовать себя комфортно, не опаздывать, не срывать сроки проектов, не забывать о важных делах, нужно учиться управлять временем. Дедлайн в работе и в бытовой жизни при грамотной организации и планировании из ужасной расстрельной черты способен превратиться в удобный инструмент контроля над нашим главным ресурсом — временем.

Почему мы пропускаем дедлайны, и как с этим бороться

«Я люблю дедлайны. Особенно мне нравится свист, с которым они проносятся мимо меня». – Дуглас Адамс.

Мы помешаны на планировании, когда дело идет о будущем проекте. Но когда нам нужно серьезно подойти к заданию и превратить планы в действия, мы отодвигаем их все дальше и дальше до самой последней минуты или и того хуже – за границы установленного дедлайна.

Это случается со всеми. Но некоторые люди испытывают больше трудностей с дедлайнами, чем все остальные. Стоит учесть, что это лишь отчасти наша вина: человеческий мозг таит скрытую предрасположенность, которая и приводит нас в эту ловушку.

Почему мы пропускаем дедлайны

Строительство знаменитого дома оперы в Сиднее должно было завершиться в 1963 году, запланированный бюджет проекта составлял 7 млн долларов. Бьюсь об заклад, что вас не удивит, чем все закончилось: уменьшенная версия здания была завершена десятью годами позже, в 1973 году, а цена строительства выросла до 102 млн долларов.

Разработчики оказываются жертвами ошибок в планировании: нас подводит наша подсознательная склонность к недооценке того, сколько времени у нас займет решение той или иной задачи. Оно же заставляет нас думать, что к пропущенным дедлайнам приводят внешние факторы, а не наше неумение эффективного планирования.
Когда мы изначально занимаемся планированием наших работ, то обычно сроки сдачи проекта кажутся достаточно далекими и абстрактными, поэтому наши расчеты изначально обманчивы. Когда же дедлайн подбирается все ближе и ближе, он становится более «осязаемым», и мы наконец начинаем трудиться над своим проектом.

В том, что мы делаем ошибки в планировании снова и снова, отчасти виновато и то, что мы не учитываем сбоев и загвоздок в работе. Когда мы рассчитываем время, которое нам нужно на завершение какого-либо задания или проекта, мы представляем наилучший сценарий для каждой стадии нашего рабочего процесса. Неизбежно мы сталкиваемся с трудностями, и работа раздувается до огромных объемов, делая задачу «вписаться» в дедлайн еще более трудной для нас.

Почему нам все-таки нужны дедлайны

Несмотря на то, что стресс от работы в условиях приближающегося дедлайна может сбивать с толку, но, как верно подметила Мелисса Дал (Melissa Dahl) из Science of Us, именно дедлайны «часто являются единственной причиной того, что люди вообще что-либо завершают».

Исторически слово «deadline» имело буквальное значение. Именно так (dead – мертвый, line – линия) называлась граница вокруг тюрьмы, «за которую заключенные не должны заходить ни днем ни ночью, иначе будут застрелены».
Сегодня дедлайны ассоциируются с рабочими местами, и нас куда меньше пугает угроза наказания. Но идея не изменилась: дедлайны могут означать жизнь или смерть вашей продуктивности, проекта или работы.

«Работа заполняет все время, отпущенное на ее выполнение», – закон Паркинсона.

Другими словами, работа займет столько времени, сколько вы на нее выделяете. Вот почему мы иногда поражаемся, как многое мы можем сделать за короткий период времени. А еще именно поэтому мы часто судорожно доделываем что-то в последние минуты, хотя у нас были дни и недели.

Учитывая закон Паркинсона, можно сделать выводы, что без конкретных сроков сдачи работа едва ли может быть доведена до конца. Если вам дана вечность на завершение какой-либо задачи, то столько времени вам это и займет.

Как преодолеть смещение дедлайна

Так как же нам бороться с ошибками в планировании и перестать пропускать установленные сроки сдачи проекта? Невероятно трудно побороть встроенные в наше подсознание склонности, но понимание того, как дедлайны влияют на наше поведение, может помочь нам работать более продуктивно, несмотря на проволочки.

1. Загрузите первую половину вашей недели.

Когда вы составляете рабочий план на неделю, месяц или даже один день, сделайте начало вашего рабочего процесса наиболее загруженным. В первую очередь выполняйте наиболее тяжелые, важные или неотложные задачи, оставляя свободным поздний период. Ваша работа неизбежно потребует больше времени, чем вы планировали, также могут появиться дополнительные обязанности, сбивающие вас с курса.

Имея запас в неделю или месяц, вы получаете возможность гибко изменять ваш рабочий процесс при возникновении трудностей на своем пути. Тогда вам не придется заниматься новыми задачами, которые ранее вы планировали обойти.

2. Сделайте буфер.

Вот хитрость, которой я научилась от Мэтью Гуэйя (Matthew Guay), маркетолога, работающего для проекта Zapier: устанавливайте дату сдачи проекта за пару дней до настоящего дедлайна. В прошлом я так и делала, и это заставляло меня ориентироваться на дату, которую я указала в своем диспетчере задач, даже несмотря на то, что это раньше необходимого. Просто у меня не было записи с реальной датой сдачи проекта. У меня не было правила о том, как много дополнительных дней я себе даю в качестве буфера. Так что я никогда не знала на 100%, насколько отдален реальный дедлайн от того, который я себе установила, поэтому я не могла позволить себе пропустить дату, записанную в моем менеджере задач.

Если же вы не можете придерживаться установленных вами же сроков сдачи, то этот метод может завести вас в безвыходную ситуацию.

3. Обнародуйте время своих дедлайнов.

«Я торжественно клянусь, что закончу эту статью к пяти вечера».

Если вы безмолвно пообещаете себе что-то, то никто не узнает, сдержите вы свое обещание или нет. Поэтому произнесите его вслух, тогда вы сможете почувствовать ответственность.

Публично заявив о своих целях, вы делаете своевременную встречу дедлайна делом чести – вам придется выбирать между желанием откладывать работу на потом и возможностью публично понести неудачу.

Когда Ивлин Во (Evelyn Waugh) принялся писать «Возвращение в Брайдсхед» он поставил перед собой цель закончить роман в течение трех месяцев. Он обнародовал свои цели, заявив: «Я создал план нового романа, написание которого займет у меня приблизительно три месяца».

Ивлин не завершил всю работу над проектом вовремя – он несколько раз просил об отсрочке дедлайна. Но благодаря своему публичному заявлению, он действительно писал быстро, пытаясь уместиться в заданные сроки, так как знал, что другие люди ждут от него своевременного окончания работы над книгой.

4. Установите автоматические напоминания.

Если ничего из предложенного выше не помогает вам сдавать проекты вовремя, попробуйте установить напоминание с помощью утилиты для автоматизации действий Zapier (аналог IFTT – прим. переводчика).

Чтобы опробовать эту тактику, воспользуйтесь Google Calendar, обозначив ваши дедлайны как грядущие события, затем используйте Zapier, чтобы получать СМС-напоминания, сообщения Slack, электронную почту или любое другое средство связи, которое вам подходит. Таким образом вы получите соответствующие уведомление за 24, 12 или 8 часов до дедлайна. Время и сообщения настраиваются. Сделайте сообщения такими, чтобы они вас мотивировали: включите в них цитаты или, подобно Ивлину Во, пусть они будут общедоступными напоминаниями.

Дедлайны созданы для того, чтобы их пропускать. Но при более глубоком понимании необходимости установления сроков сдачи проектов и того, как мы с ними взаимодействуем, можно получить от них пользу. И если вы направляетесь к своему рабочему месту с большей уверенностью в том, что вы способны завершить свои проекты до дедлайна, не стоит забывать о законе Хофштадтера: «Любое дело всегда длится дольше, чем ожидается, даже если вы принимаете во внимание закон Хофштадтера».

Как не срывать дедлайны?

Изначально дедлайном называли линию вокруг тюрьмы, заступать за которую заключённым запрещалось под угрозой расстрела. Сейчас срыв дедлайна (срока сдачи работы) не угрожает жизни, но способен убить деловую репутацию и желание людей сотрудничать с вами. Рассказываем, что делать, чтобы завершать дела вовремя.

Ставьте дедлайн правильно

Первый шаг на пути к соблюдению дедлайна — адекватная оценка времени, которое будет потрачено на работу. Ещё из детских сказок мы должны были уяснить, что если ты должен к утру построить хоромы и мост «от нашего дворца до вашего крыльца», то ничем хорошим это не закончится. Поэтому ставьте реалистичные сроки выполнения задачи.

По закону, сформулированному физиком Дугласом Хофштадтером, на работу всегда потребуется больше времени, чем вы ожидаете, даже если вы учли этот самый закон. Помните об этом, когда вас спрашивают, к какому сроку проект будет готов.

Заложите время на исправление ошибок

Человеческое мышление устроено так, что даже пессимисты при планировании ориентируются на наиболее благоприятный сценарий. При этом закон Мёрфи гласит: «Всё, что может пойти не так, пойдёт не так». Поэтому в срок выполнения задачи обязательно нужно заложить время на исправление ошибок и недочётов.

Но и к этому не стоит относиться слишком оптимистично. Следствия из того же закона Мёрфи:

  • «Из всех возможных неприятностей произойдёт именно та, ущерб от которой больше»;
  • «Всякое решение плодит новые проблемы».

Стоит ориентироваться на наихудший сценарий, чтобы предусмотреть максимум вариантов. При таком подходе вы рискуете только выполнить работу заранее и наслаждаться свободным временем или премиями за оперативность.

Минимизируйте риски

На старте проекта есть уникальная возможность подумать, где вы можете поскользнуться, и подстелить там соломки. Учтите факторы, которые могут вмешаться в привычное течение дел, и постарайтесь сделать так, чтобы они не повлияли на вас.

Ищите простой путь

Многие задачи можно выполнить быстрее и проще, если делать не «как принято», а «как эффективнее». Поиск простых путей и попытки объяснить их руководству и коллегам займут время. Но, вероятно, намного меньшее, чем работа с традиционным чек-листом по проектам.

Установите свои сроки

Пусть в вашей системе управления проектами дедлайн — первое число будущего месяца, лучше поставьте дополнительную личную цель — выполнить задачу на несколько дней раньше. У такого подхода бездна преимуществ:

  • Кратковременный форс-мажор не выбьет вас из графика. В запасе останутся дни, чтобы немного сдвинуть сроки;
  • У вас будет возможность исправить ошибки, которые не учтены даже в наихудшем сценарии развития событий. А они не исключены;
  • Вы будете более продуктивны. По закону Паркинсона, любая работа заполняет всё время, отпущенное на неё. Вы наверняка замечали, что в условиях стресса можете выполнить за несколько часов задачу, которую в спокойной ситуации неспешно реализовывали бы несколько дней. Персональный дедлайн создаёт более жёсткие временные рамки, и в то же время вы уложитесь в срок, если что-то пойдёт не так.

Планируйте долгосрочно

Планирование — звучит очень скучно, но немного занудства делу не повредит. Вы должны иметь чёткий график выполнения всех задач по дням, неделям, месяцам и даже годам, если работаете над чем-то грандиозным. Такой план не даст потерять ориентиры и сохранит понимание, на каком этапе рабочего процесса вы находитесь.

Трудность в том, что придётся заранее найти способ вести дела, который будет удобен именно вам. Можно создать гибрид из бумажных блокнотов и цифровых приложений, чтобы ничего не потерять и всё разложить по полочкам.

Кому-то подходят сервисы вроде Trello, где можно создавать виртуальные карточки с задачами и делиться ими с коллегами, а другим важно прилепить бумажный стикер на пробковую доску, чтобы ничего не забыть. Одних мотивируют чек-листы, где можно вычёркивать сделанное, а есть и те, кому необходимо делиться планами с большим количеством людей, чтобы точно не «соскочить». Найдите свой путь систематизации, каталогизации и целеполагания и придерживайтесь его.

Разбейте задачи на подзадачи

На тренингах для иллюстрации этого совета обычно используют вопрос «Как съесть слона?». Проглотить гиганта никому не под силу, как и с ходу выполнить амбициозные планы. Но если откусывать понемногу — разбивать огромную задачу на маленькие, — то дело пойдёт быстрее. В принципе, пиццу тоже целиком в рот никто не пихает, так что и для средних задач этот принцип подойдёт.

У такого подхода два преимущества:

  • Вы не будете ходить вокруг да около, думая, как подступиться к масштабной задаче;
  • Сможете присвоить подзадачам разный приоритет, распределить их по времени и степени нагрузки — жонглировать ими по своему усмотрению.

Начинайте со сложного

Марк Твен говорил, что если с утра съесть лягушку, остаток дня будет чудесным, ведь худшее уже позади. Так что начинайте работу с «жаб», то есть самых утомительных и неприятных подзадач.

В начале пути ещё полно сил и мотивации, чтобы делать что-то не очень занимательное быстро и с огоньком. А интересные задачи останутся «на десерт» — с ними работать будет легко.

Поставьте напоминалки

Пусть телефон призывно тренькает, напоминая о каждой подзадаче. Лучше, чтобы уведомлений было несколько: когда вы должны приступить к делу, выполнить треть, половину, три четверти от объёма, закончить. Важно установить на рабочие уведомления специальный сигнал — иначе они утонут в потоке информационного шума.

Если вам кажется, что напоминалки будут раздражать и нервировать — да, будут! В этом весь смысл. Чтобы избежать стресса, придётся засучить рукава и начать вкалывать.

Используйте «метод помидора»

Этот способ тайм-менеджмента получил название по аналогии с кухонным таймером в виде томата, и он настолько же прост, насколько эффективен. Суть в том, чтобы 25 минут работать, не отвлекаясь ни на что. Затем — пятиминутный перерыв и новые 25 минут работы. После четырёх «помидорок» нужно отдохнуть 15–30 минут.

Для «метода помидора» подойдёт кухонный таймер любой формы и цвета, а также специальные сайты (например, этот и этот), приложения (например, это и это для iOS, это и это для Android). Для большего эффекта лучше отключить мессенджеры на рабочие 25 минут, чтобы не было соблазна заглянуть в них «всего на секундочку». К слову, время работы и отдыха можно выставлять самостоятельно.

Отдыхайте

В «методе помидора» неслучайно предусмотрено время на отдых. Не пренебрегайте им, даже если используете другой способ тайм-менеджмента. И лучше потратить свободные минуты не на обновление ленты в соцсетях.

Выпейте стакан воды, недостаток которой может спровоцировать усталость. Пройдитесь, чтобы размять мышцы. Кажется, если отвлечься, уже не сможешь вернуться к темпу работы, заданному до перерыва. Но это не так — качественный отдых только пробудит новые силы.

Не ждите вдохновения

Вопрос «Откуда вы берёте вдохновение?» вызывает недоумение даже у представителей творческих профессий. Успех — это 10% таланта и 90% трудолюбия, поэтому любое дело нужно просто начать.

Изначально дедлайном называли линию вокруг тюрьмы, заступать за которую заключённым запрещалось под угрозой расстрела. Сейчас срыв дедлайна (срока сдачи работы) не угрожает жизни, но способен убить деловую репутацию и желание людей сотрудничать с вами. Рассказываем, что делать, чтобы завершать дела вовремя.

Ставьте дедлайн правильно

Первый шаг на пути к соблюдению дедлайна — адекватная оценка времени, которое будет потрачено на работу. Ещё из детских сказок мы должны были уяснить, что если ты должен к утру построить хоромы и мост «от нашего дворца до вашего крыльца», то ничем хорошим это не закончится. Поэтому ставьте реалистичные сроки выполнения задачи.

По закону, сформулированному физиком Дугласом Хофштадтером, на работу всегда потребуется больше времени, чем вы ожидаете, даже если вы учли этот самый закон. Помните об этом, когда вас спрашивают, к какому сроку проект будет готов.

Заложите время на исправление ошибок

Человеческое мышление устроено так, что даже пессимисты при планировании ориентируются на наиболее благоприятный сценарий. При этом закон Мёрфи гласит: «Всё, что может пойти не так, пойдёт не так». Поэтому в срок выполнения задачи обязательно нужно заложить время на исправление ошибок и недочётов.

Но и к этому не стоит относиться слишком оптимистично. Следствия из того же закона Мёрфи:

  • «Из всех возможных неприятностей произойдёт именно та, ущерб от которой больше»;
  • «Всякое решение плодит новые проблемы».

Стоит ориентироваться на наихудший сценарий, чтобы предусмотреть максимум вариантов. При таком подходе вы рискуете только выполнить работу заранее и наслаждаться свободным временем или премиями за оперативность.

Минимизируйте риски

На старте проекта есть уникальная возможность подумать, где вы можете поскользнуться, и подстелить там соломки. Учтите факторы, которые могут вмешаться в привычное течение дел, и постарайтесь сделать так, чтобы они не повлияли на вас.

Ищите простой путь

Многие задачи можно выполнить быстрее и проще, если делать не «как принято», а «как эффективнее». Поиск простых путей и попытки объяснить их руководству и коллегам займут время. Но, вероятно, намного меньшее, чем работа с традиционным чек-листом по проектам.

Установите свои сроки

Пусть в вашей системе управления проектами дедлайн — первое число будущего месяца, лучше поставьте дополнительную личную цель — выполнить задачу на несколько дней раньше. У такого подхода бездна преимуществ:

  • Кратковременный форс-мажор не выбьет вас из графика. В запасе останутся дни, чтобы немного сдвинуть сроки;
  • У вас будет возможность исправить ошибки, которые не учтены даже в наихудшем сценарии развития событий. А они не исключены;
  • Вы будете более продуктивны. По закону Паркинсона, любая работа заполняет всё время, отпущенное на неё. Вы наверняка замечали, что в условиях стресса можете выполнить за несколько часов задачу, которую в спокойной ситуации неспешно реализовывали бы несколько дней. Персональный дедлайн создаёт более жёсткие временные рамки, и в то же время вы уложитесь в срок, если что-то пойдёт не так.

Планируйте долгосрочно

Планирование — звучит очень скучно, но немного занудства делу не повредит. Вы должны иметь чёткий график выполнения всех задач по дням, неделям, месяцам и даже годам, если работаете над чем-то грандиозным. Такой план не даст потерять ориентиры и сохранит понимание, на каком этапе рабочего процесса вы находитесь.

Трудность в том, что придётся заранее найти способ вести дела, который будет удобен именно вам. Можно создать гибрид из бумажных блокнотов и цифровых приложений, чтобы ничего не потерять и всё разложить по полочкам.

Кому-то подходят сервисы вроде Trello, где можно создавать виртуальные карточки с задачами и делиться ими с коллегами, а другим важно прилепить бумажный стикер на пробковую доску, чтобы ничего не забыть. Одних мотивируют чек-листы, где можно вычёркивать сделанное, а есть и те, кому необходимо делиться планами с большим количеством людей, чтобы точно не «соскочить». Найдите свой путь систематизации, каталогизации и целеполагания и придерживайтесь его.

Разбейте задачи на подзадачи

На тренингах для иллюстрации этого совета обычно используют вопрос «Как съесть слона?». Проглотить гиганта никому не под силу, как и с ходу выполнить амбициозные планы. Но если откусывать понемногу — разбивать огромную задачу на маленькие, — то дело пойдёт быстрее. В принципе, пиццу тоже целиком в рот никто не пихает, так что и для средних задач этот принцип подойдёт.

У такого подхода два преимущества:

  • Вы не будете ходить вокруг да около, думая, как подступиться к масштабной задаче;
  • Сможете присвоить подзадачам разный приоритет, распределить их по времени и степени нагрузки — жонглировать ими по своему усмотрению.

Начинайте со сложного

Марк Твен говорил, что если с утра съесть лягушку, остаток дня будет чудесным, ведь худшее уже позади. Так что начинайте работу с «жаб», то есть самых утомительных и неприятных подзадач.

В начале пути ещё полно сил и мотивации, чтобы делать что-то не очень занимательное быстро и с огоньком. А интересные задачи останутся «на десерт» — с ними работать будет легко.

Поставьте напоминалки

Пусть телефон призывно тренькает, напоминая о каждой подзадаче. Лучше, чтобы уведомлений было несколько: когда вы должны приступить к делу, выполнить треть, половину, три четверти от объёма, закончить. Важно установить на рабочие уведомления специальный сигнал — иначе они утонут в потоке информационного шума.

Если вам кажется, что напоминалки будут раздражать и нервировать — да, будут! В этом весь смысл. Чтобы избежать стресса, придётся засучить рукава и начать вкалывать.

Используйте «метод помидора»

Этот способ тайм-менеджмента получил название по аналогии с кухонным таймером в виде томата, и он настолько же прост, насколько эффективен. Суть в том, чтобы 25 минут работать, не отвлекаясь ни на что. Затем — пятиминутный перерыв и новые 25 минут работы. После четырёх «помидорок» нужно отдохнуть 15–30 минут.

Для «метода помидора» подойдёт кухонный таймер любой формы и цвета, а также специальные сайты (например, этот и этот), приложения (например, это и это для iOS, это и это для Android). Для большего эффекта лучше отключить мессенджеры на рабочие 25 минут, чтобы не было соблазна заглянуть в них «всего на секундочку». К слову, время работы и отдыха можно выставлять самостоятельно.

Отдыхайте

В «методе помидора» неслучайно предусмотрено время на отдых. Не пренебрегайте им, даже если используете другой способ тайм-менеджмента. И лучше потратить свободные минуты не на обновление ленты в соцсетях.

Выпейте стакан воды, недостаток которой может спровоцировать усталость. Пройдитесь, чтобы размять мышцы. Кажется, если отвлечься, уже не сможешь вернуться к темпу работы, заданному до перерыва. Но это не так — качественный отдых только пробудит новые силы.

Не ждите вдохновения

Вопрос «Откуда вы берёте вдохновение?» вызывает недоумение даже у представителей творческих профессий. Успех — это 10% таланта и 90% трудолюбия, поэтому любое дело нужно просто начать.

Ссылка на основную публикацию